08/05/2020
Plan A und B für Videokonferenzen
und virtuelle Präsentationen
Auch wenn eine Videokonferenz gut vorbereitet ist (s. Plan A), kann einiges schief gehen. Um eine wichtige Situation zu retten, reicht manchmal eine Entschuldigung dafür, dass man alles vorbereitet hat, aber die Technik nicht mitspielt, nicht mehr aus.
Wie bereitet man sich auf eine Videokonferenz vor? Wie sieht für wichtige virtuelle Termine der Plan B aus?
Plan A
1. Sich selbst ins beste Licht rücken.
Gerade bei Videokonferenzen ist man dem Blick der Gesprächspartner schonungslos ausgesetzt. Gehen Sie immer davon aus, dass bei einem virtuellen Meeting wenigstens zur Begrüßung die Kamera freigeschaltet wird, auch wenn der Rest nur akustisch stattfindet. Daher sollten Sie und Ihr Umfeld immer „vorzeigbar“ sein:
a) „Homeoffice“-Kleidung und Freizeitlook sind tabu. Achten Sie auf professionelle, ansprechende Kleidung (mit welchen Farben/welchem Outfit wirken Sie am besten vor der Kamera?), eine gepflegte Frisur und ggf. auf Rasur, Brille, Accessoires und Makeup.
b) Finden Sie einen attraktiven Standort. Berücksichtigen Sie die Beleuchtung und vor allem den Hintergrund. Was repräsentiert Ihr „Background“ (Stil? Professionalität? Gemütlichkeit?? Kitsch???)? Finden Ihre Gesprächspartner bei der Übertragung Ihrer Kamera stilvolle Hingucker, die nicht von Ihnen ablenken, aber dezente Signale aussenden, wie sie wirken möchten oder was Sie interessiert?
c) Bringen Sie Ihre Kamera „auf Augenhöhe“. Stellen Sie ggf. den PC mit We**am auf einen Stapel Zeitschriften, einige Bücher oder mehrere Packungen Druckerpapier, damit Sie gerade in die Kamera schauen und nicht von unten aufgenommen werden.
d) Spielen Sie mit der Beleuchtung: überprüfen Sie anhand Ihres Videobildes verschiedene Lampen, Schattierungen am Fenster und unterschiedliche Winkel von Sitzposition bzw. Kameraeinstellung. Was wirkt zu verschiedenen Tageszeiten am besten?
e) Wollen Sie wirklich Ihre Lieblingstasse mit in die Videokonferenz nehmen, oder lieber ein stilvolles Glas mit einer Karaffe?
2. Der gute Ton:
Überprüfen Sie den Ton. Nutzen Sie ggf. ein Headset. Bei Tonproblemen ggf. Videoton ausschalten und über Handy einwählen (aber nicht beide Audioquellen gleichzeitig nutzen, da Rückhallgefahr!); ggf. eigenes Mikro zwischendurch ausschalten, wenn nicht benötigt.
Videokonferenz-Software schaltet in der Regel immer nur einen Sprecher frei – daher Gegenüber immer ausreden lassen. Ggf. über „virtuelles Handzeichen“ Sprechfreigabe bei Konferenzleiter erbitten.
3. Pünktlicher Start
Bitte seien Sie bei virtuellen Konferenzen auf die Sekunde pünktlich – alle anderen sind schon bereit und warten ggf. nur noch auf Sie! Um dies sicherzustellen, machen Sie sich RECHTZEITIG mit allen notwendigen Funktionen der jeweiligen Konferenzsoftware inkl. Frei- und Abschaltung von Kamera, Mikrofon, Funktionen wie Screen Split oder Chat vertraut und überprüfen Sie die Punkte 1. und 2.
Plan B
Auch wenn Sie perfekt vorbereitet sind, geht manchmal etwas schief. Daher bereiten Sie wichtige Präsentationen so vor, dass Sie auch ohne die volle Funktionalität der Konferenzsoftware alles „rüberbringen“ können:
1. Bei Ausfall von Screen Split, aber funktionsfähiger Kamera:
Alle wichtigen Abbildungen als Ausdruck parat haben: Wenn Sie Ihre Schaubilder oder Graphen in die Kamera halten und „von Hand“ erklären können, werden Sie ob Ihrer Souveränität und Ihrer Professionalität großen Eindruck hinterlassen
2. Bei geringer Datenübertragungsrate:
Alle unnötigen Datenquellen herunterfahren, z.B. Videos, Mikros der Zuhörer ausschalten.
3. Bei katastrophaler Datenübertragungsrate (z.B. nur Audioübertra-gungen möglich) oder technischem Defekt (Split Screen funktioniert nicht):
Alle notwendigen Unterlagen/Bilder, die während der Konferenz ausgetauscht werden sollten, in einer vorbereiteten E-Mail-Datei (bereits versehen mit Adressen aller Teilnehmer) parat halten, auf Knopfdruck verschicken und alles Weitere anhand der Handouts akustisch, notfalls über eine Telefonkonferenz (Einwahldaten vorhalten!), klären.
