04/09/2024
Les frais de débours expliqués :
Vous êtes indépendant, vous connaissez donc la facturation classique. Mais connaissez-vous les frais de débours ?
Si vous achetez de la marchandise ou payez des frais de port pour le compte de votre client, vous avez sûrement fait le choix de prendre une marge et donc d’intégrer ces frais dans votre chiffre d’affaires. Mais saviez-vous qu’il est tout à fait possible (et légal) de ne plus englober dans votre chiffre d’affaires ces frais et donc de ne plus payer de cotisations sur ces derniers ?
Quelques règles à connaître
• Vous devez garder les justificatifs originaux afin de les remettre au client lors de la facturation
• Vous devez faire une copie des justificatifs pour tenir correctement votre comptabilité, mais aussi en cas de contrôle de l’URSSAF (et vous devez les conserver 10 ans)
• Les justificatifs doivent impérativement être au nom de votre client
• Le client doit donner son accord explicite (donc écrit) lors de la signature du devis/contrat
• Le montant reporté sur la facture sur la ligne de débours et remboursé par le client devra être, au centime près, le même que celui figurant sur les justificatifs
Comment faire la différence entre des frais de débours et des frais de fonctionnement de l’entreprise ?
• Les frais de fonctionnement sont les investissements faits par l’entreprise : machines, véhicules, outils, etc. En d’autres termes, ce que l’entreprise garde pour honorer d’autres contrats avec d’autres clients
• Les frais de débours sont les achats nécessaires à une prestation : matériaux, petites fournitures, produits ménagers, etc. En somme, ce qui reste chez le client
• Les frais de déplacements tel que les indemnités kilométriques et le carburant, ainsi que les frais de restauration ne peuvent pas être mis en frais de débours, car il est impossible d’obtenir une facture au nom du client
• Les frais pour les billets de transports en commun ainsi que les frais d’hébergement, ne peuvent, en général, pas faire l’objet de frais de débours car il est difficile d’obtenir un justificatif au nom du client (mais c’est parfois possible)
• Les frais postaux et de livraison peuvent apparaître en frais de débours, si vous obtenez un justificatif au nom du client
Comment se faire rembourser ?
Le jour de la facturation, vous devrez faire apparaître une ligne de débours à part de la ligne vente ou prestation. Vous devrez joindre les justificatifs à la facture à faire parvenir au client.
Et la tenue de votre comptabilité ?
Dans votre livre de recettes, il faudra faire apparaître une ligne « frais de débours » avec le montant exact.
Enfin, vous conserverez la copie des justificatifs avec la copie de la facture.
Vous en savez désormais plus sur les frais de débours.
En tant que secrétaire indépendante, je peux m'occuper de la facturation intégrant les frais de débours, n’hésitez donc pas à me contacter.
