21/02/2026
একটি আদর্শ এনজিও ভাউচারে কী কী থাকা বাধ্যতামূলক?
আগের পর্বে আমরা জেনেছি ভাউচার কী এবং কেন এটি জরুরি। কিন্তু যেকোনো কাগজে লিখে দিলেই কি তা অডিটে গ্রহণযোগ্য হবে? একদমই নয়। ইনকাম ট্যাক্স বা অডিটরের কাছে আপনার ভাউচারটিকে গ্রহণযোগ্য করতে হলে তাতে নিচের ৬টি মূল বিষয় অবশ্যই থাকতে হবে।
📋 একটি বৈধ ভাউচারের চেকলিস্ট:
১. এনজিও-র নাম ও ঠিকানা (NGO Identity):
ভাউচারটি অবশ্যই আপনার সংস্থার নামে হতে হবে। ভাউচারের একদম ওপরে সংস্থার নাম, রেজিস্টার্ড ঠিকানা এবং সম্ভব হলে রেজিস্ট্রেশন নম্বর ছাপানো বা স্ট্যাম্প মারা থাকতে হবে।
২. তারিখ এবং ক্রমিক সংখ্যা (Date & Voucher No.):
তারিখ ছাড়া ভাউচার মূল্যহীন। আর প্রতিটি ভাউচারে একটি ইউনিক সিরিয়াল নম্বর থাকতে হবে (যেমন: V/23-24/001)। এটি অডিটের সময় ট্র্যাকিং সহজ করে।
৩. লেজার হেড বা খাতের নাম (Head of Account):
খরচটি কোন খাতের? যেমন: 'Salary', 'Office Rent', 'Travelling' নাকি 'Relief Material Distribution'। খাতের নাম স্পষ্ট না থাকলে অডিট রিপোর্ট তৈরিতে সমস্যা হয়।
৪. অংকে ও কথায় টাকার পরিমাণ (Amount in Figures & Words):
টাকার পরিমাণ অংকে লেখার পাশাপাশি কথায় (In words) লিখতে ভুলবেন না। এটি কাটাকাটি বা জালিয়াতি রোধ করতে সাহায্য করে। যদি কোনো কারণে কাটাকাটি হয়, তবে সেখানে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির ছোট সই (Initial) থাকতে হবে।
৫. তিনটি গুরুত্বপূর্ণ স্বাক্ষর (The Triple Sign Rule):
একটি স্বচ্ছ ভাউচারে সাধারণত ৩ জনের সই থাকা উচিত:
Prepared by: যিনি হিসাবটি নথিভুক্ত করছেন (অ্যাকাউন্ট্যান্ট)।
Passed/Authorized by: সংস্থার সম্পাদক বা কোষাধ্যক্ষ (যিনি খরচটি অনুমোদন করছেন)।
Receiver's Sign: যিনি টাকাটি হাতে পেলেন।
৬. মূল বিল বা সাপোর্টিং ডকুমেন্ট (Supporting Bills):
ভাউচারের পেছনে সবসময় বিক্রেতার অরিজিনাল বিল বা ক্যাশ মেমো পিন দিয়ে আটকে রাখুন। মেমো না থাকলে সাদা কাগজে খরচের বিবরণ দিয়ে 'Self-Voucher' তৈরি করলেও তার পেছনে নির্দিষ্ট কারণ বা অনুমোদনের কপি থাকতে হবে।
মনে রাখবেন,২০০০ টাকার বেশি ক্যাশ পেমেন্ট হলে ভাউচারে Revenue Stamp এবং তার ওপর প্রাপকের সই নেওয়া বাধ্যতামূলক। এটি পশ্চিমবঙ্গ তথা ভারতের সকল এনজিও-র জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ আইনি নিয়ম। সম্রাট চট্টোপাধ্যায়।
