05/11/2024
24 giờ sau buổi họp, bạn sẽ quên 40% thông tin. Sau 48 giờ, bạn sẽ quên 60% thông tin. Đó là thống kê của nhà tâm lý học Ebbinghaus dựa trên mô hình đường cong lãng quên Ebbinghaus. Nhưng ngay cả khi chưa đọc thống kê này, Linh tin chúng ta ít nhiều cũng có lúc tưởng rằng mình sẽ nhớ hết những thông tin cần thiết, nhưng rồi phát hiện ra mình chẳng nhớ bao nhiêu. Đây là điều bình thường với tất cả mọi người.
Trí nhớ có thể làm bạn thất vọng, nhưng những bản ghi chép thì không. Để giải phóng bản thân khỏi áp lực phải ghi nhớ thông tin, bạn cần có một bản ghi chép đầy đủ, có cấu trúc. Thế nào là một bản ghi chép tốt? Làm sao để tự động hóa quy trình này?
1️⃣ 7 YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN GHI CHÉP TRONG CUỘC HỌP TỐT
Một bản ghi chép tốt cần sắp xếp và tóm tắt theo cách giúp việc đọc và hiểu trở nên dễ dàng hơn. Từ đó, tiết kiệm thời gian cho mọi người khi họ đọc ghi chú của bạn. Và như chúng ta đã biết, điều mà tất cả các đồng nghiệp, nhà quản lý, hay lãnh đạo cấp cao đều cần đó là có thêm thời gian. Vì vậy, nếu bạn có thể tiết kiệm thời gian cho họ thì họ sẽ ghi nhớ những nỗ lực của bạn!
👉 Mục Thông tin:
(a) Tên cuộc họp và mục tiêu của cuộc họp này là gì?
(b) Ai và khi nào? Cuộc họp này có những ai tham gia và diễn ra khi nào.
(c) Các chủ đề nào sẽ được thảo luận trong cuộc họp? Hay nói ngắn gọn là Agenda Outline. Thông thường người tổ chức sẽ cần gửi thông tin này trước cho các bên tham gia.
👉 Mục Hành động:
(a) Tóm tắt thông tin của buổi họp để bạn có thể xem nhanh.
(b) Các quyết định nào đã được đưa ra, lý do đằng sau quyết định đó là gì.
(c) Các bước tiếp theo sau buổi họp. Phần này sẽ gồm người thực hiện, nội dung công việc, và thời hạn hay deadline để hoàn thành công việc.
(d) Đường dẫn tới các file liên quan, ví dụ như slide thuyết trình, file báo cáo, các tài liệu, hay file ghi âm buổi họp. Tốt nhất là các bạn nên gom các thông tin này vào 1 Folder trên Google Drive, Dropbox và chèn link vào.
2️⃣ HƯỚNG DẪN TỰ ĐỘNG HÓA VIỆC GHI CHÉP TRONG CUỘC HỌP
Một cách để bạn có thể ghi lại đầy đủ tất cả thông tin trong cuộc họp mà không bỏ sót chi tiết nào là sử dụng công nghệ AI để tự động hóa quy trình này. Khi đó bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe, phân tích, và phát biểu ý kiến của mình.
Bạn hãy đọc bài viết đầy đủ tại link bên dưới bình luận nh