30/10/2021
* 2- Project Management Methodologies (စီမံကိန်းစီမံခန့်ခွဲမှု အောင်မြင်ကြောင်း နည်းလမ်းကောင်းများ)
- What is a Methodology?
A methodology is a set of guidelines or principles that can be tailored and applied to a specific situation.
နည်းလမ်းနိဿယ ဆိုသည်မှာ အခြေခံ လမ်းညွှန်မှု အချက်များ ဖြစ်ပြီး ယင်းတို့၏ အစိတ်အပိုင်း သော်လည်းကောင်း အစိတ်အပိုင်း ပြု၍သော်လည်းကောင်း အသုံချနိုင်ပါသည်။
Project management methodology သည် စီမံကိန်း စီမံခန့်ခွဲမှု နည်းလမ်း ဖြစ်ပါသည်။
PM methodology များစွာရှိပါသည်။ PM practitioners များ အသိများသည့် PMBOK /PMI (Project Management Institute), APM (Association for Project Management), IPMA (International Project Management Association), AIPM (Australian Institute of Project Management) PRINCE (2) UK, P2M (Japan), PCM (EU), Six Sigma, British standard (B.S 6079), ISO Standard...... စသဖြင့် များစွာရှိပါသည်။
PM methodology များစွာရှိသလိုပင် တစ်ခုချင်းစီ၏ စီမံကိန်းစီမံခန့်ခွဲမှု နည်းနိဿယ များသည်လည်း ပင်မရည်ရွယ်ချက် (objective) အပေါ်မူတည်၍ methodology တစ်ခုချင်းစီ၏ ထိရောက်မှု နှင့် အသုံးဝင်မှု များ ကွာခြားမှု ရှိပါသည်။ ( Construction project, research project, community project, marketing project, event management, new product innovation, education project, စသည်ဖြင့် လုပ်ငန်းသဘောသဘာဝ မတူညီသော project များအတွက် ဆောင်ရွက်ရမည့် နည်းလမ်း လုပ်ငန်းစဉ် များကွဲုပြားသည့်အလျောက် သဘောသဘာဝ ကိုက်ညီသည့် project management method ကို ရွေးချယ် အသုံးပြုနိုင်မှသာ စီမံကိန်း ချောမွေ့အောင်မြင်ပေလိမ့်မည်။)
သို့ဖြစ်ပါ၍ methodology အရွေးမှား အသုံးချမှားလျင် project တစ်ခု တွင် ကြုံရတတ်သော Project success, failure, challenge သုံးခု အနက် project challenge or failure တစ်ခုခု ကိုသာ ကြုံရပေလိမ့်မည်။
Methodology အရွေးမှန်သည့်တိုင်အောင် မိမိ organization ၏ိ် organizational environment နှင့် organizational culture အပေါ် မူတည်၍ လည်း methodology ကို အပြည့်အဝ အသုံးချနိုင်မည်မဟုတ်ပေ။
Good methodology သည် လိုအပ်သလို ဖြတ်ညှပ်၍ရပြီး မူလ ready made အစား tailor made အဖြစ်လည်းလုပ်၍ရနိုင် မှသာ နည်းနိဿယ ကောင်းဖြစ်သည် ဟု အထက်တွင်ဖော်ပြထားသည့် methodology definition ကဆိုထားခြင်းဖြစ်ပါသည်။
Internet တွင် Project management နှင့်သက်ဆိုင်သော document များစွာံ ရှိပါသည်။ အထက်တွင် ပြောခဲ့သလို ကိုယ့် လိုအပ်ချက် နှင့် မကိုက်ညီသော methodology ဖြစ်နေပါက အချိန်ကုန် အသုံးမတည့်ဖြစ်နိုင်ပါသည်။ Online မှ အချက်အလက်များကိုးကား၍ ပို့ချ သော သင်တန်း များ ကိုလည်း သတိပြု ရွေးချယ်တတ်ရန်လိုပါသည်။ အထူးသဖြင့် online မှ Project Management document များစွာသည် Information Technology နယ်ပါယ် နှင့် သက်ဆိုင်သည့် document များဖြစ်သဖြင့် အခြားနယ်ပါယ်များ အတွက် ကွဲလွဲမှု ရှိနိုင်၍ဖြစ်ပါသည်။
Project development လုပ်ကြတဲ့ အချိန် ( project planning) မှာ project practitioners အများစု ( project manager/ project engineers/ project coordinators စသဖြင့်) က Methodology ပိုင်း ကို ကောင်းကောင်းနားလည်သဘောပေါက် ပြီးသား လို့ မိမိကိုယ်ကို ထင်မှတ်ကြ တတ်ပါတယ်။ Planning လုပ်ရတာ estimate လုပ်ရတာ မခက်ပါဘူးလို့ ထင်မှတ်ကြပါတယ်။
ဒါပေမဲ့ Project scope ကို define လုပ်တာ Work break structure ဆွဲတာ ကအစပြုပြီး အားနည်းချက်တွေ စပါတော့တယ်။ အထူးသဖြင့် construction project တွေဟာ Project ကြီးလေ ပိုရှုပ်ထွေးလေဖြစ်ပါတယ်။ Client အနေနဲ့ကလည်း Design ပိုင်းမှာ လိုတိုးပိုလျော့ တွေ ရှိနေ တောင်းဆိုနေ တတ်သေးတဲ့ အချိန်မို့ methodology ပိုင်းနားလည်မှု အားနည်းတာ မျိုးသော်၄င်း Environmental factors/ organization culture ကြောင့်၄င်း planning development လုပ်ကတည်းက အားနည်းချက်တွေ စပါတော့တယ်။
Project fail ဖြစ်တော့မဲ့အရိပ်အရောင် (time/ cost/ quality/ performance/ client's satisfaction စသဖြင့် တခုခု လစ်ဟာပြီဆီု တာနဲ့ ) ထုံစံအတိုင်း resources တွေကို ထုတ်သုံးပြီး on the track ဖြစ်အောင် resources တွေ ကို သုံးရပါတော့တယ်။ အဲသည်မှာတင်ဘဲ cost and schedule overrun စတာပါဘဲ။
PMBOK ကိုနမူနာထားပြီးပြောရရင် PMBOK Text စာအုပ် cover မှာရေးထားတာကို သေသေချာချာကြည့်မယ်ဆိုရင် -
A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE- လို့ထင်ထင်ရှားရှား ရိုက်နှိပ်ထားပါတယ်။
PMI က project planning, ex*****on, and control အတွက် practitioners များကို guideအဖြစ် လိုက်နာဆောင်ရွက်သင့်သည် များကို ဘောင်ခတ် ပေးထားခြင်း (Framework) သာဖြစ်ပါတယ်။ Guide ဖြစ်တာမို့ ကိုယ်နဲ့ ကိုက်ညီသည်များကိုသာ သုံးရန်ဖြစ်ပါတယ်။ (Organization culture မဖြစ်တာကို မရှိတာကို အရှိဖြစိအောင် PMBOK ကဒီလိုဆိုထားတယ်ဆိုပြီး မလုပ်မိရန်ပြောလိုရင်းပါ) ။
ဒါကြောင့် ဖြစ်နိုင်ရင် Company/ Organization များဟာ ကိုယ့်လုပ်မဲ့ project အမျိုးအစား (type), သဘာဝ (nature), အရွယ်အစား ( team size) , အသုံးပြုမဲ့ စံနစ်/နည်းပညာ ( system/ technology) , tools and techniques, တို့အပေါ် မူတည်ပြီး ကိုက်ညီမဲ့ methodology ကို ရွေးရပါမယ်။ ပြီးရင် ကိုယ်နဲ့ ကိုက်ညီမယ့် Process activities တွေကို tailor made လုပ်ရပါမယ်။ Good methodology ဆိုတာ အစိတ်အပိုင်း အနေနဲ့ လည်း tailor လုပ်နိုင်တယ် ဆိုလိုတာပါ။
ကိုယ်နဲ့ကိုက်ညီမဲ့ methodology, modified process activities တွေရပြီးရင်လည်း team members များအားလုံး နဲ့ အချို့သော stakeholders များ ကို apply လုပ်နိုင်အောင် (organizational culture ဖြစ်အောင)် training ပေးတာ modified methodology workshop များလုပ်ပေးရပါမယ်။
ကိုယ့်ရဲ့ ကုမ္ပဏီ အဖွဲ့အစည်း နဲ့ ကိုက်ညီမဲ့ methodology ကိုပြုစု ကျင့်သုံးရန်ပြောခဲ့ပါတယ်။ အဲသည်လိုကျင့်သုံး ပြီး Project Management နဲ့ အောင်မြင်နေတဲ့ အဖွဲ့အစည်းတွေ (PM as a competitive advantage) ရှိပါတယ်။ လက်လှမ်းမီ သလောက် တင်ပြရရင် -
- Ericsson
- Nortel Networks
- Compaq Services
- Johnson Controls
- Motorola
ဒီကုမ္ပဏီ တွေမှာ ရှိတဲ့ project management methodology တွေဟာ world class ဖြစ်ပါတယ်။
Project management methodology မှာ အခြား Processes တွေ ပေါင်းစည်းပါဝင် လာခြင်းဟာ methodology ကို ပိုပြီး အားကောင်းစေပါတယ်။
၁၉၉၀ မှ ၂၀၀၀ ခု အတွင်းမှာ Project management ဟာ Total Quality Management, Concurrent Engineering, Scope Change Management , နဲ့ Risk management တို့ ပါဝင်လာပါတယ်။ ၂၀၀၀ မှ ၂၀၁၀ အတွင်းမှာ Business processes , Cost Benefit Analysis (CBA) Capital Budgeting , Supply Chain Management တိ့ု integrated ဖြစ်လာခဲ့တဲ့ အတွက် Modern Project Management ကို အသုံးချနိုင်တဲ့ နယ်ပယ် ပိုမိုကျယ်ပြန့် လာစေခဲ့ပါတယ်။
Project Management Association တစ်ခုချင်းအလိုက် Project Management Methodology တွေ မျိုးကွဲများစွာရှိပေမဲ့ အသုံးပြုပုံ (usage) အပေါ်မူတည်ပြီး Light methodology & heavy methodology ရယ်လို့ အကြမ်းအားဖြင့် နှစ်မျိုး ထပ်ပြီး ခွဲထားပါတယ်။
Project တစ်ခု ကို အကောင်အထည်ဖော်ရာမှာ
Light methodology နဲ့ Heavy methodology နှစ်ခု အနက် သင့်လျှော်ရာ ကို ရွေးချယ် သုံးတတ်တာဟာလဲ project success အတွက် အဆုံးအဖြတ်ပေးရာမှာ အချက်တစ်ခုဘဲ ဖြစ်ပါတယ်။
- Light Methodologies
ယနေ့ခေတ် စီမံကိန်းများဟာ နည်းပညာပိုင်း ရူတ်ထွေးလာမှု လုပ်ငန်းရှင်ရဲ့့လိုအပ်ချက် အပြောင်းအလဲများ အကြောင်းကြောင်းသော
စီမံကိန်း နှောင့်နှေးရမှုများ ကြောင်ွ့ methodology development ပိုင်းမှာ အနည်းငယ် အပြောင်းအလဲ ရှိခဲ့ရာ ကနေ Light methodologies ပေါ်ပေါက် လာခဲ့ရတာ ဖြစ်ပါတယ်။
စီမံကိန်း အကောင်အထည်ဖော်ဆောင်မှု အပိုင်းမှာ ပိုမို သွက်လက်မြန်ဆန်မှု နဲ့ လုပ်ငန်းနဲ့ ကိုက်ညီအောင် အလွယ်တကူ ပြောင်းလွဲ ဆောင်ရွက်နိုင်သော (Agile & adaptive) methodologies များပေါ်လာပါတယ်။
Light methodologies များရဲ့ ထူးခြားချက်က informal communication style ဖြစ်ပါတယ်။ Rules, practices, and documents များ နည်းပါတယ်။ Client နဲ့ project practitioners များအကြားမှာ ရုံးကန္နား ဆန်ဆန် ဆက်သွယ်ဆောင်ရွက်မှု များကို လျှော့ချထားပါတယ်။ ဒါကြောင့်လည်း face to face discussion လောက်နဲ့ သတင်းအချက်အလက်စီးဆင်မှု ကို မြန်ဆန်စေပါတယ်။ ယနေ့ information technology နဲ့ နည်းပညာသုံး ပစ္စည်းများ ( ဥပမာ တယ်လီဖုန်း ဒီဇိုင်းသစ် Software ထုတ်လုပ်ခြင်းလို စျေးကွက်ပြိုင်ဆိုင်မှု ပြင်းထန် တဲ့ Projects များ) နဲ့ဆိုင်တဲ့ project တွေမှာသုံးပါတယ်။ Agile project management methodology ဆိုတာ ကြားဖူးကြမှာပါ။
အဓိက ကတော့ much less document & learning oriented ဖြစ်လို့ စာရွက်စာတမ်း (paper work) နည်းတာရယ် အမြဲ လေ့လာ သင်ယူနေရတာ ရယ်ဖြစ်ပါတယ်။
နောက်တစ်ခုက ဒီ project များဟာ project team size သေးတာကြောင့် team member များအကြား knowledge sharing လုပ်ရာမှာနဲ့ feedback ရရှိမှု အပိုင်းမှာ သာလွန်ကောင်းမွန် ပါတယ်။ Project manager အနေနဲ့လည်း့ Document ထိန်းသိမ်းမှု အပိုင်း အတွက် အချိန်ပေးရတာနည်းပါးသွားပါတယ်။
- Heavy Methodologies
The traditional project management methodologies များဟာ ဗျုရိုကရက်ပုံစံ ချုပ်ကိုင်မှုများပြီး ကြိုတင်မျှော်မှန်းလို့မရသော အကြောင်းများ ရှိတတ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့်လည်း ဒီ methodologies များဟာ အခုအချိန်မှာ အသုံးနည်းသွားပါပြီ။
Heavy methodologies များဟာ process အားလုံးမှာ resources စိုက်ထုတ်ရမှု များး ပေမဲ့ effective ဖြစ်မှု အားနည်းပါတယ်။ အကယ်၍ project managers များဟာ client's requirement lists ကို အစကတည်းက ပြည့်ပြည့်စုံစုံ မရထားခဲ့ဘူးဆိုရင် အပြောင်းအလဲများ (changes) မူလဖြစ်စဉ်မှသွေဖည်ခြင်းများ (slippages) အသစ်ပြန်လုပ်ရသည့် အလုပ်များ ( Rework ) ကြောင့် project လုပ်ငန်းစဉ်များ effective မဖြစ်တော့ပါဘူး။
Complex ဖြစ်တဲ့ projects ကြီးတွေမှာတော့ sufficient documents လိုအပ်နေတာမို့ heavy methodologies ကိုသုံးနေရပါသေးတယ်။
Methodologies များ အရေးပါရတဲ့ အငြောင်းရင်း ၂ခုရှိပါတယ်။ ပထမ တစ်ခုက Methodologies များဟာ Standard တစ်ခုဖြစ်တာ မို့ organization တစ်ခုအတွင်းမှာ ရှိတဲ့ project practitioners
များအတွက် ဘုံသဘော သုံးလို့ရတဲံ့ common language ဖြစ်လာပါတယ်။
ဒုတိယ အနေနဲ့ကတော့ အတွေ့အကြုံနည်းသေးတဲ့ project managers များအတွက်တော့ အချိန်များများ ပေးရန်မလိုဘဲ လေ့လာ နိုင်တာပါဘဲ။
Methodology ပိုင်းကိုသေသေချာချာ နားလည်သဘောပေါက်ရင် မိမိလုပ်မဲ့ project နဲ့ ကိုက်ညီမဲ့ methodology ကိုရွေးချယ် အသုံးချနိုင်မှာမို့ အထူးဘဲအကျိုးများမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ Construction Project များဟာ project အမျိုးအစား တစ်မျိုးဖြစ်တာမို့ Engineers များအနေနဲ့ methodology ပိုင်းနားလည်ရင် construction projects များအပြင် အလားတူ အခြားသော project များကိုလည်း ဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။
Project success ကတော့ methodology ရွေးချယ်တာမှန်ရုံနဲ့ မပြီးသေးပါဘူး။ Project Management Maturity လို့ခေါ်တဲ့ စီမံကိန်းစီမံခန့်ခွဲမှုဆိုင်ရာ ရင့်ကျက်မှု အကြောင်းများရှိနေပါသေးတယ်။ ဒီအပိုင်းက ကျယ်ပြန့်တာမို့ နောက်ပိုင်းမှာ အကြောင်းသင့်ရင်တင်ပြပေးသွားပါမယ်။
