30/12/2013
Бизнес-решение «Управление внутренними документами».
Компания «БИЗНЕС АЙТИ ПАРТНЕР» предлагает решение на базе системы DIRECTUM, позволяющее Заказчику единожды решить следующие задачи:
+ Соблюдение требований регламентов по внутренним документам;
+ Ускорение и упрощение процесса создания внутренних документов;
+ Исключение ошибок при оформлении внутренних документов, требующих распечатки;
+ Упрощение процесса вынесения резолюций и поручений по внутренним документам;
+ Сквозной контроль исполнительской дисциплины;
+ Единый электронный архив внутренних документов с разграничением прав доступа;
+ Быстрый поиск внутренних документов;
+ Автоматизация процедуры напоминаний о контрольных сроках для исполнителей и контролеров.
Какие в вашей компании есть виды внутренних документов: Приказы; Распоряжения; Служебные записки; Служебные письма; Заявки и т.д. И у вида ещё множество подвидов, каждый из которых имеет ряд индивидуальных требований к их согласованию и содержанию. Все эти документы распечатывается сотрудниками, мигрируют из отдела в отдел, копируются, подшиваются в папки и как копии к другим документам.
По большинству из внутренних документов, выносятся поручения. Контроль исполнения поручений по внутренним документам либо не ведется, либо ведется инициаторами. Иногда это отдельный, сложный процесс, в котором участвует множество делопроизводителей, секретарей и руководителей подразделений. Как раз тот случай, когда стоимость и трудоёмкость процесса создания, согласования и контроля исполнения поручений соизмерима со стоимостью ключевых, приносящих доход, бизнес-процессов.
По сути своей, большинство внутренних документов — это лишь информационные потоки, формирующие базу знаний и решений компании. Распечатывание таких документов лишь вынужденная мера, нам требуется лишь подтверждение достоверности информации компетентными лицами, уведомление заинтересованных сторон и быстрый поиск в последующем.
Мы предлагаем нашим Заказчиком решение, позволяющее исключить из проекта внедрения долгий, трудозатратный процесс проектирования, описания и согласования технического задания. Мы создали гибкий инструмент для создания видов внутренних документов, использование которого доступно на уровне обычного специалиста Заказчика и не требует знаний языков программирования. Задания генерируются в нужный момент, по настроенному алгоритму.
Создание в системе нового вида внутреннего документа, например, приказа на командировку сотрудника, дает возможность любому специалисту Заказчика сократить время на оформление проекта приказа, не заниматься его согласованием, и получить уведомление о результате процесса. Согласующие будут вычислены автоматически, им останется согласовать или изложить свои замечания, подписывающему подписать документ ЭЦП, а контролеру создать поручения и принять их исполнение. Все это в электронном виде.
Получить больше информации или заказать презентацию можно написав письмо на [email protected] или по телефону: 8 (861) 262-72-30.
