12/06/2022
1. Chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình
Khi đi thuê nhà sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
* Trường hợp số tiền thuê có giá trị > 8,4 triệu đồng/tháng hoặc > 100 triệu đồng/năm: Thì cá nhân cho thuê nhà sẽ phải ra cơ quan thuế để nộp thuế (thuế GTGT, thuế TNCN và thuế môn bài). Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp cho cá nhân cho thuê đó 1 hóa đơn bán lẻ, cá nhân chuyển hóa đơn này cho DN đi thuê. Và đây là căn cứ để DN đi thuê hạch toán chi phí đầu vào theo quy định.
* Trường hợp ngược lại, tức số tiền thuê nhà từ 8,4 triệu đồng/tháng trở xuống hoặc từ 100 triệu đồng/năm trở xuống. Thì cá nhân cho thuê không phải đi nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Đồng nghĩa với việc DN đi thuê sẽ không có hóa đơn đầu vào đối với loại chi phí này.
Khi đó, để khoản chi này được là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Thì kế toán phải tập hợp đủ bộ hồ sơ như sau:
- Hợp đồng thuê nhà;
- Chứng minh nhân dân phô tô của chủ nhà;
- Chứng từ thanh toán.
2. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn
* Trường hợp có mức doanh thu dưới 100 triệu/năm, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng mua bán
- Chứng từ thanh toán
- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn mẫu 01/TNDN
Trường hợp với mức doanh thu dưới 100 triệu/năm nên doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế. Do vậy cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ
* Trường hợp có mức doanh thu từ 100 triệu trở lên, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:
- Hợp đồng mua bán
- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ
- Hóa đơn bán hàng
- Chứng từ thanh toán ngân hàng (vì có hóa đơn)
3. Chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển
Để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn đối với chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển, kế toán cần lưu ý:
* Trường hợp nếu chi phí vận chuyển có giá trị nhỏ (thuê xe ôm..)
Đối với trường hợp này kế toán sẽ chuyển qua chi phí nhân công bằng cách ký hợp đồng thời vụ giữa doanh nghiệp với cá nhân vận chuyển (hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng). Có 2 trường hợp xảy ra:
- Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển dưới 2 triệu đồng/tháng. Thì kế toán cần tập hợp bộ hồ sơ như sau:
+ Hợp đồng lao động thời vụ đã ký;
+ Chứng minh nhân dân photo của cá nhân thuê vận chuyển;
+ Chứng từ thanh toán (có đủ chữ ký)
+ Bảng lương có họ tên đầy đủ của cá nhân đã ký hợp đồng thời vụ.
- Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển từ 2 triệu đồng/tháng trở lên. Thì kế toán cũng lập bộ hồ sơ như trên, đồng thời khấu trừ 10% thuế thu nhập của cá nhân vận chuyển trước khi thanh toán lương (có chứng từ khấu trừ thuế đi kèm).
*Trường hợp chi phí vận chuyển có giá trị lớn, ví dụ: thuê ô tô của cá nhân chở hàng hóa,…
Trường hợp này kế toán sẽ thực hiện ký hợp đồng khoán việc đối với cá nhân vận chuyển: kế toán cần tập hợp đủ bộ hồ sơ sau:
+ Hợp đồng giao khoán
+ Biên bản nghiệm thu công việc;
+ Chứng minh thư nhân dân photo của cá nhân vận chuyển;
+ Chứng từ thanh toán;
+ Hóa đơn bán lẻ do cơ quan Thuế cấp. (Đây là hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho cá nhân vận chuyển khi cá nhân đó đi nộp thuế và cá nhân này sẽ đưa hóa đơn này cho DN)
Như vậy, để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn để được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN buộc kế toán cần linh động để tập hợp đủ bộ hồ sơ trình cơ quan thuế cho từng trường hợp cụ thể.
