15/06/2013
Các bạn đã biết cách vận dụng thời gian một cách hợp lí chưa? Các bạn quản lí thời gian có đúng không? Tôi nghĩ là nhiều người còn quản lí không tốt, để mọi việc chồng chéo lên nhau. Vậy để thay đổi, các bạn hãy thử đọc Thuyết "Hộp dưa góp" của Jeremy Wright dưới đây thử xem sao:
Phải chăng có điều gì đáng bàn về món dưa góp rất thú vị? Ý tôi muốn nói đến hương vị của nó, có thể làm một số người khó chịu nhưng đối với tôi đó là mùi vị đầy lôi cuốn của một hương thơm quyến rũ nhất. Một người sành ăn từng nói rằng: "Nó như một hương vị bất chợt lan toả trong miệng".
Bài viết này thực sự không phải bàn về món dưa góp, cũng chẳng bàn về việc ăn uống hay một người sành ăn nào cả. Thực ra nó cũng chẳng nói về điều gì rõ ràng, trừ phi bạn tiếp tục theo dõi và bạn sẽ có một kế hoạch làm việc khá linh hoạt từ những gì tôi đưa ra trong bài viết này.
I. Cái hộp đựng dưa (The jar)
Tôi đã từng áp dụng thuyết quản lý thời gian. Tôi đã cố gắng rất nhiều nhưng hầu hết đều thất bại bởi vì thời gian mà tôi tiết kiệm được do việc lập kế hoạch nhỏ hơn cả thời gian mà tôi phải bỏ ra để lập kế hoạch đó. Bạn hiểu những gì tôi muốn nói chứ?
Thuyết quản lý thời gian gần đây nhất đã làm tôi dừng lại và nghĩ về cách mà mình đã trải nghiệm cuộc sống. Đây không phải là việc xảy ra thường xuyên và tôi cũng không có ý nghĩ đùa giỡn bạn đọc. Nhưng lý thuyết tôi mới được dạy trong một khoá học về khả năng lãnh đạo được gọi là thuyết "Hộp dưa góp" - Pickle Jar.
II. Lý thuyết
Hãy tưởng tượng rằng, bạn là người không may mắn nên chỉ nhận được một chiếc hộp đựng dưa nhưng chẳng có tí dưa nào. Với chiếc bình to này bạn có thể bỏ đầy dưa vào đó. Còn nếu bạn không thích dưa thì có thể thoải mái thay thế từ "Hộp đựng dưa" (Pickle jar) bằng "Hộp đựng bánh dứa" (pancake jar) cũng không sao cả (!!!).
Được rồi, bây giờ bạn đã có chiếc bình của riêng mình. Nhưng thay vì bỏ dưa vào đó, chúng ta sẽ bỏ vào vài hòn đá lớn. Bỏ vào đến khi bạn không thể bỏ thêm nữa. Hãy kể cho tôi biết khi nào nó đầy. Lúc này tôi biết bạn nghĩ chiếc bình đã thực sự đầy nhưng nên nhớ rằng những hòn đá được để rất lộn xộn.
Bạn đã có chiếc bình đầy đến nỗi không thể cho vừa thêm bất cứ cái gì? Bây giờ hãy cho vào đó một ít sỏi đến tận khi không thể cho vừa nữa.
Bây giờ, mang cát đến và cho vào bình đến khi bạn cảm thấy không thể cho thêm được nữa thì đổ nước vào.
Tôi chắc rằng bạn chưa thể hiểu được ý nghĩa của bài học nhỏ này. Mỗi người trong chúng ta đều có nhiều điều ưu tiên trong cuộc sống, chúng như những hòn đá lớn ở trong chiếc bình kia. Chúng ta có những việc làm ưa thích thì chỉ như những hòn sỏi. Còn những việc mà ta phải làm thì như là cát và những điều vụn vặt mà ta bắt gặp ở mọi nơi là nước.
Tất cả những điều trên không có gì là không tốt. Chúng ta cần toàn bộ những điều này để tận hưởng mọi cảm giác của cuộc sống. Không có kĩ năng quản lý thời gian thì mọi việc sẽ không cân bằng. Thuyết "Hộp dưa góp" làm tất cả đều cân bằng. Nếu ta biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý, mọi việc sẽ diễn ra một cách hài hoà, có hiệu quả.
Thời gian biểu một ngày "chưa- biết- hộp- đựng- dưa" của tôi thường như sau:
8:00: Kiểm tra và trả lời email.
8:30: Kiểm tra các văn bản hành chính khác nhau và giải quyết những việc cần thiết
9:00: Đảm bảo mọi việc đều hoạt động bình thường
9:15: Xác định những công việc ưu tiên trong ngày
9:30: Đi dạo
10:00: Duy trì sự hoat động của website và loại bỏ những việc không còn phù hợp
11:00: Phác thảo bài viết
11:30: Biên tập bài viết
12:00: Đảm bảo mọi việc đều ăn khớp và các yêu cầu đều đã được giải quyết
12:30: Ăn trưa
1:30: Thiết lập kế hoạch mới nhất
2:30: Viết thư đến khách hàng để thông báo những thay đổi kế hoạch trong ba ngày tới
3:30: Kiểm tra mọi việc đang diễn ra và gii quyết những phát sinh
4:30: Vân vân
-> Như vậy nếu như mọi việc làm diễn ra suôn sẻ, không trục trặc thì đến cuối ngày chắc hẳn tôi đã xong những việc cần làm trong ngày.
Thế nhưng giả sử công việc từ 8-11 giờ sáng của tôi còn tồn đọng tôi sẽ như thế nào? Dừng việc lại cho ngày hôm sau hay tiếp tục làm lấn sang các công việc đã lên kế hoạch? Giả thiết là tôi lấy luôn giờ nghỉ trưa để cố làm cho hết việc, vừa ăn vừa tự động viên mình thật giỏi sắp xếp, để rồi cuối ngày tự tin đã giải quyết ổn thỏa mọi việc. Có điều, vấn đề sẽ là các buổi trưa của tôi sẽ luôn bị chèn thêm việc. -> Đây rõ ràng không phải là giải pháp hữu hiệu. Bởi vậy, tôi đã thực hiện kế hoạch của mình với một số sự thay đổi như sau:
Tôi giải quyết những công việc trọng yếu và những công việc ưu tiên đúng theo kế hoạch. Còn những công việc vụn vặt, đột xuất như lướt web, bổ sung những điều thiếu sót tôi sẽ thực hiện bất cứ khi nào có thời gian rảnh.
Dưới đây là một số thay đổi nhỏ trong lịch làm việc hàng ngày của tôi:
8.00: xác định những việc chính và quan trọng trong ngày và giải quyết những việc khẩn cấp.
8.30: viết bài
10.00: thiết lập kế hoạch mới
13.00: thư và trả lời thư khách hàng
Với kế hoạch mới này, một ngày của tôi linh hoạt hơn. Tôi có nhiều thời gian hơn cho việc viết chương trình, mọi việc được hoàn thành sớm hơn, cảm giác thoải mái hơn và kế hoạch cũng linh hoạt hơn. Mọi việc được thực hiện tốt đến không ngờ.
Trong những ngày "đã vận dụng thuyết hộp đựng dưa", tôi xác định rõ ràng đuợc những việc cốt yếu trong suốt cả ngày. Còn Email không phải là việc cứng nhắc: tôi chỉ cần những khoảng thời gian ngắn để thực hiện điều đó.
III. Những hạt cát -- những công việc phải làm (detractors)
Bạn có thể ngần ngại áp dụng lý thuyết này nếu bạn là người quá bận rộn với đủ loại công việc từ quan trọng đến chẳng có ý nghĩa mấy nhưng bạn muốn làm hết trong ngày. Tôi rất sẵn lòng giúp bạn một tay. Nào, cầm lấy chiếc bình của bạn và đổ hết mọi thứ ra xem. Tiếp theo, hãy đổ nước vào đó đến khi bình đầy hoàn toàn. Sau đó cố gắng thêm cát vào. Bạn thấy gì nào?
Đây là bản chất của thuyết "Hộp dưa góp". Hãy đảm bảo rằng mọi điều ưu tiên đã được thực hiện đúng kế hoạch trong ngày. Còn những việc kém quan trọng hơn thì bạn hãy thực hiện khi thời gian rảnh rỗi, lúc đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái và bớt áp lực hơn.
IV. Nước (water)
Thi thoảng những việc vụn vặt đến không báo trước và khiến bạn rối tung beng lên. Vậy thì, thay vì lo lắng về những điều đã vạch ra trước, bạn nên sử dụng thuyết "Hộp dưa góp" để chủ động thực hiện mọi việc. Và đừng quên rằng: "ăn hết dưa trước khi làm rỗng bình" là một điều rất tốt đấy.
