Lưu trữ việt

Lưu trữ việt - Lưu trữ, số hóa tài liệu
- Vật tư ngành văn thư lưu trữ
- nghiên cứu phục phụ ngành văn thư lưu trữ

10/08/2021

Vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử
Levada Y.A.
Đại học bang Tomsk
TS. Nguyễn Lệ Nhung dịch
Quản lý tài liệu điện tử ở Nga đang trở nên phổ biến hơn. Các tài liệu điện tử đã được tích cực sử dụng trong kinh doanh, các tòa án đang chuyển sang dạng công việc điện tử. Trong tương lai gần, lưu trữ sẽ phải chấp nhận hàng ngàn, hàng triệu, và có thể hàng tỷ tài liệu điện tử. Tài liệu điện tử sẽ cần phải được lưu trữ trong nhiều năm mà không vi phạm tính toàn vẹn, tính xác thực, bảo quản thông tin có thể cần thiết bất cứ lúc nào. Và điều này chắc chắn sẽ gây ra rất nhiều vấn đề. Lưu trữ tài liệu điện tử được đặc trưng bởi sự vắng mặt của một khuôn khổ pháp lý tương ứng và quy định thống nhất cho tất cả mọi người. Nhưng trong những điều kiện này, không thể không nhìn vào thực tế là các tài liệu điện tử đã thay thế vị thế của họ trong các hoạt động kinh doanh của cả hai cơ cấu nhà nước và các tổ chức thương mại.
Bây giờ có những cơ sở dữ liệu lớn của nhà nước có thời hạn sử dụng cố định, mặc dù không có ai phải giải thích cho cơ quan nhà nước - chủ sở hữu của những cơ sở này - chúng phải được lưu giữ như thế nào và giá trị pháp lý của thông tin và tài liệu được lưu trữ như thế nào. Đồng thời có một sự miễn cưỡng liên tục để đối phó với các vấn đề của lưu trữ điện tử ở cấp tiểu bang.
Trong việc tổ chức lưu trữ lâu dài và vĩnh viễn các tài liệu điện tử có thể được chia thành hai nhiệm vụ. Đầu tiên là bảo vệ nội dung thông tin của các tài liệu để đảm bảo khả năng sử dụng của họ trong kinh doanh và trong chính phủ. Đối với tất cả sự phức tạp của nó, nhiệm vụ là rõ ràng. Có rất nhiều kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực này, bao gồm cả trong nước, đủ để thu hồi các chương trình đang diễn ra để tiết kiệm thông tin khoa học có giá trị từ băng từ ghi lại trong những năm 80 và 90 của thế kỷ trước. Nhiệm vụ thứ hai là bảo tồn không chỉ nội dung, mà còn là ý nghĩa pháp lý của các tài liệu, để bạn luôn có thể chứng minh tính toàn vẹn và tính xác thực của chúng. Ở đây, kinh nghiệm trong nước còn rất ít, vì vậy thường phải học tập kinh nghiệm từ nước ngoài. Nhưng ngay cả ở đó, không phải mọi vấn đề đều được giải quyết.
Làm việc với các tài liệu nên được tổ chức để bất cứ lúc nào cũng có thể chứng minh rằng đây là thông tin đáng tin cậy mà không bị bóp méo, thay đổi hoặc bị hỏng theo thời gian.
Sự an toàn của các tài liệu điện tử, như một quy luật, cung cấp một số dịch vụ. Bộ phận CNTT thường tổ chức lưu trữ và truy cập trực tuyến thông tin, giải quyết các vấn đề lưu trữ kỹ thuật. Bộ phận an ninh thông tin nhìn thấy nhiệm vụ chính của nó trong việc đảm bảo tính bảo mật, tức là trong việc hạn chế truy cập thông tin. Cuối cùng, dịch vụ lưu trữ (và đôi khi luật sư) có liên quan đến việc đảm bảo việc lưu giữ thông tin điện tử dưới dạng văn bản pháp lý có liên quan. Từ góc nhìn của doanh nghiệp lưu trữ mục đích chính không phải là để đảm bảo sự an toàn của tài liệu cá nhân, và bảo quản các tập tin tài liệu, cùng với mối quan hệ của họ để có thể hiểu được vai trò của các tài liệu này trong kinh doanh của tổ chức. Giá trị của một tài liệu cá nhân chủ yếu phụ thuộc vào ngữ cảnh - về hoàn cảnh tạo và sử dụng của nó, trong mối tương quan của nó với các tài liệu khác.
Nếu trong thủ tục giấy tờ này hoặc trường hợp đó kết hợp một cách vật lý các giấy tờ trên máy tính với một dấu hiệu hoặc tính năng nhất định, thì trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các tài liệu, theo quy định, không phải là vật lý trong các trường hợp liên quan. Rất thường xuyên, danh pháp và thành phần của các trường hợp chỉ là một biểu diễn logic của nội dung của cơ sở dữ liệu và có thể có các biểu diễn thay thế. Các tài liệu "sản sinh ra trong quá trình hoạt động" hầu như và logic này - chính bối cảnh - cũng có thể bị biến dạng hoặc bị mất - bạn có thể lưu tất cả các tài liệu riêng lẻ, nhưng mất thông tin về các mối quan hệ logic của chúng.
Một trong những vấn đề chính phải được giải quyết khi tổ chức lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử là đảm bảo khả năng đọc của chúng trong suốt vòng đời. Nhiệm vụ là đa diện: bạn phải đảm bảo rằng tài liệu điện tử có thể được đọc trên hệ thống máy tính hoặc thiết bị mà chúng được tạo ban đầu hoặc nơi chúng hiện đang được lưu trữ hoặc hiện được sử dụng để truy cập chúng và sẽ được sử dụng để lưu trữ tài liệu điện tử trong tương lai.
Thông tin được lưu trữ trên phương tiện kỹ thuật số có thể không đọc được theo thời gian. Có nhiều lý do cho việc này. Việc tiếp xúc với điều kiện bảo quản kém dẫn đến sự suy giảm vật chất hoặc sự suy giảm của vật mang tin. Tất cả các loại phương tiện truyền thông hiện đang được sử dụng để lưu trữ tài liệu điện tử đều nhạy cảm với tác động của môi trường bất lợi, chẳng hạn như nhiệt độ và độ ẩm. Những điều kiện bất lợi như vậy hoặc là làm hư hại tài liệu, hoặc đẩy nhanh quá trình lão hóa và suy thoái của nó. Để tối đa hóa tuổi thọ của các loại phương tiện kỹ thuật số khác nhau, cần có các mức giám sát môi trường khác nhau tại các điểm lưu trữ.
Với một số công nghệ ghi thông tin, có thể bị hỏng dữ liệu do tiếp xúc với từ trường, bụi và các chất gây ô nhiễm môi trường (từ trường), trong khi các loại phương tiện khác (quang học) ít nhạy cảm với các yếu tố bên ngoài và ít nhạy cảm hơn trong môi trường lưu trữ.
Sự lỗi thời của phương tiện và thiết bị xảy ra khi thiết bị (ví dụ, băng hoặc đĩa) không tương thích với thiết bị máy tính hiện tại (ví dụ: ổ đĩa để đọc băng hoặc đĩa) và do đó không thể đọc được thông tin. Sự lỗi thời của phương tiện truyền thông là không thể tránh khỏi, vì những tiến bộ công nghệ liên tục thay đổi cách lưu trữ vật lý các tài liệu điện tử (ví dụ, thay đổi được thực hiện trong công nghệ ghi âm, trong giao diện phần cứng và phần mềm của ổ đĩa); thay đổi các thông số thiết kế của thiết bị. Kết quả là, theo thời gian, phương tiện lưu trữ cũ trở nên không tương thích với các thiết bị và phương tiện sau này.
Định dạng tài liệu lỗi thời - tài liệu điện tử được tạo và sử dụng ở nhiều định dạng khác nhau. Nhiều định dạng trong số đó "đóng cửa" - hoặc mô tả chi tiết của định dạng không có sẵn, hoặc việc sử dụng định dạng có thể khó khăn do quyền sở hữu trí tuệ. Điều này đặt ra một mối đe dọa cho sự sẵn có của thông tin trong thời gian lưu trữ dài hạn, vì vậy bây giờ khi chuyển các tài liệu điện tử để lưu trữ lâu dài, một số lượng nhỏ các tiêu chuẩn thường được sử dụng phù hợp cho tài liệu lưu trữ được chọn từ nhiều định dạng được sử dụng bởi người tạo ra và người nhận tài liệu.
Đó là lý do tại sao các định dạng mở phổ biến hiện nay cho phép bạn làm việc với các tài liệu điện tử ngay cả khi không có phần mềm được sử dụng để tạo ra chúng. Các chuyên gia khuyên rằng, nếu cần thiết, việc bảo quản tài liệu điện tử theo định dạng "không chuẩn", hãy cố gắng giữ mô tả chi tiết nhất và bản thân phần mềm.
Trong số các định dạng lưu trữ lâu dài và vĩnh viễn, PDF / A (dựa trên văn bản khác) và các phiên bản khác của định dạng mở PDF, SGML, XML và TXT chiếm ưu thế. HTML được sử dụng để lưu trữ các trang web. Cần lưu ý rằng các định dạng mở ODF và OOXML mới để lưu trữ tài liệu dài hạn và vĩnh viễn chưa được sử dụng.
Phần mềm lỗi thời. Khi tạo và sử dụng tài liệu điện tử, các tổ chức và cá nhân sử dụng một loạt các gói phần mềm. Để đảm bảo sự an toàn của tài liệu, rất khó để truy cập vào phần mềm có liên quan hoặc giữ tất cả các gói này trong điều kiện làm việc.
Một số tài liệu điện tử có thể phụ thuộc vào phần mềm - và, theo đó, chúng chỉ có thể được sử dụng trong các hệ thống thông tin lỗi thời.
Vấn đề khó khăn nhất trong việc tổ chức lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử với hệ thống tài liệu điện tử là cần phải duy trì khả năng xác minh tính xác thực của hệ thống bất cứ lúc nào. Đối với lưu trữ, điều này có nghĩa là nhiều phiên bản và thế hệ của cơ sở hạ tầng khóa công khai PKI sẽ phải được giữ trong thứ tự làm việc. Phần lớn các tổ chức của Nga (và những gì chúng ta có thể nói về các lưu trữ của nhà nước) hiện chưa sẵn sàng để giải quyết những vấn đề như vậy, họ không có tài chính, kỹ thuật, cũng như nguồn nhân lực cho việc này.
Khi các tài liệu này được nhận để lưu trữ vĩnh viễn hoặc lưu trữ lâu dài, bạn nên kiểm tra hệ thống tài liệu điện tử và "xóa", ghi lại tất cả thông tin chứa trong siêu dữ liệu của tài liệu.
Trong tương lai, việc bảo vệ tính toàn vẹn và tính xác thực của tài liệu phải được cung cấp bởi các lực lượng và phương tiện của kho lưu trữ.
Mặc dù các nhà lưu trữ điện tử không tìm cách sử dụng chữ ký số, nhưng các công nghệ rất giống với chữ ký điện tử bắt đầu được sử dụng ngày càng tích cực hơn trong lưu trữ điện tử, chủ yếu để bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu. Vì không thể ký hàng triệu tài liệu với hệ thống tài liệu điện tử đã lưu trữ, nên hệ thống định nghĩa phân cấp của các phân đoạn (băm) được sử dụng, khi toàn bộ lưu trữ hoặc một phần lớn của nó được tính toán. Sau đó, một hệ thống tài liệu điện tử lưu trữ có thể xác nhận tính toàn vẹn của toàn bộ kho lưu trữ khổng lồ.
Chúng tôi đã liệt kê một danh sách đầy đủ các vấn đề cần phải khắc phục trong tương lai rất gần. Thật không may, như kinh nghiệm của Nga về giải quyết các vấn đề khác của "chính phủ điện tử" cho thấy, trì hoãn kết quả trong thực tế là mọi thứ sẽ phải được xác định một cách khẩn cấp, có nguy cơ đưa ra quyết định sai. Tiểu bang nên khẩn trương tạo ra các kho lưu trữ điện tử ở cấp liên bang và khu vực, để có thời gian chuẩn bị cho thời điểm cần phải chấp nhận các tài liệu điện tử để bảo vệ an toàn. Nếu không, có một nguy cơ khá hữu hình của việc mất một phần quan trọng của di sản tài liệu.
Tài liệu tham khảo
1. Zvereva S. Lưu trữ dài hạn các tài liệu điện tử. Các vấn đề và giải pháp / S. Zvereva. [Electron.resource]. - / 13935 / , Chế độ truy cập miễn phí
2. Khramtsovskaya N.A. Bảo quản các tài liệu lưu trữ điện tử từ góc độ của các bộ và các phòng ban / N.A. Khramtsovskaya. [Electron.resource]. business/insurance/arhivnoe_hranenie_elektronnih_dokumentov_glazami_ministerstv_i_vedomstv.html, Chế độ truy cập: miễn phí
3. Khramtsovskaya N.A. Làm thế nào để lưu trữ tài liệu điện tử? Chuyên gia tư vấn / N.A. Khramtsovskaya-/articles/soft/a115/125733.html , Chế độ truy cập miễn phí

10/08/2021

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
cho các doanh nghiệp thuộc tổ hợp quân sự - công nghiệp
Alexey Chernyshev , chuyên gia hệ thống công ty thiết kế kỹ thuật số
TS. Nguyễn Lệ Nhung dịch từ archives.ru
Tổ hợp công nghiệp quốc phòng (DIC) là một trong những khu vực lớn nhất của nền kinh tế Nga, sử dụng vài triệu nhân viên. Hơn 1.300 tổ chức đã được đăng ký vào sổ đăng ký doanh nghiệp quốc phòng: đây là các nhà máy, viện nghiên cứu và thiết kế tham gia phát triển và giới thiệu vũ khí cho quân đội và lực lượng an ninh.
Nhà nước xem xét sự phát triển của ngành công nghiệp quốc phòng là một trong những ưu tiên hàng đầu, do đó, có một chương trình nhà nước để phát triển vũ khí cho đến năm 2020, theo đó nó thực hiện khoảng mười chương trình mục tiêu liên bang hỗ trợ phát triển vũ khí mới và chuyển giao năng lực cho sản xuất của họ đến một cấp độ công nghệ mới.
Để thực hiện thành công chương trình nhà nước phát triển vũ khí, khu công nghiệp quốc phòng phải giải quyết các nhiệm vụ chính sau đây :
- Thông tin chuyên sâu và tăng năng suất, bởi vì sự gia tăng số lượng đơn đặt hàng dẫn đến yêu cầu khắt khe hơn về hiệu quả của doanh nghiệp;
- Củng cố quản lý: nhà nước thống nhất các doanh nghiệp của tổ hợp công nghiệp quốc phòng trong vài chục cấu trúc tích hợp (tập đoàn, quan tâm và nắm giữ), trong đó tập trung các thiết kế và cơ sở sản xuất chính của các khu vực khác nhau. Những cấu trúc này, lần lượt, đang bắt đầu củng cố hàng chục (và đôi khi hàng trăm) doanh nghiệp dưới sự lãnh đạo của họ, và họ cần phải có các công cụ hiệu quả để tập trung các hoạt động kiểm soát và quản lý;
- Khắc phục các vấn đề thừa hưởng từ khu công nghiệp quân sự Liên Xô. Chúng bao gồm sự phân bố địa lý của các doanh nghiệp, tính không đồng nhất của cơ sở hạ tầng (máy tính, khách hàng và phần mềm máy chủ, kênh truyền thông), thành phần cụ thể của nhân viên, quá trình và với kinh nghiệm cơ bản).
- Nhiệm vụ đảm bảo các yêu cầu của cơ quan quản lý: tài liệu chuyên sâu và kỹ lưỡng về cả sản phẩm và quy trình, tôn trọng tính bảo mật.
Để giải quyết những vấn đề này, các doanh nghiệp quốc phòng cần các công cụ và công nghệ hiện đại. Một trong những công cụ này là một nền tảng linh hoạt và mạnh mẽ để xây dựng một hệ thống và các giải pháp dựa trên nó, cung cấp cho việc quản lý tài liệu, nhiệm vụ và quy trình doanh nghiệp (EDMS). Trên nền tảng này, bạn có thể xây dựng cả hai hệ thống sản xuất chính trực tiếp kiểm soát thiết kế, tạo và bảo trì các sản phẩm quốc phòng và các hệ thống thông tin khác đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
Dựa trên thực tế triển khai thực hiện trong các công ty quốc phòng, chúng ta hãy xem cách tài liệu hướng dẫn EDS đáp ứng các nhu cầu cấp bách nhất của các doanh nghiệp trong ngành này, có tính cụ thể đến chi tiết của họ.
Nâng cao hiệu quả quản lý và củng cố
Trong các cấu trúc tích hợp được tạo ra bởi nhà nước như là một phần của việc củng cố quản lý của ngành công nghiệp, với mắt thường có những vấn đề cụ thể đang ngày càng trở nên cấp tính mỗi ngày:
• Đơn đặt hàng từ công ty mẹ đôi khi đến tay người thi hành thì thời hạn đã hết;
• Thời gian phối hợp và thực hiện các văn bản quan trọng để thực hiện lệnh bảo vệ quốc gia (các văn bản hợp đồng, tài liệu mua sắm, quyết định của các cơ quan quản trị công ty, vv) bị chậm trễ không cần thiết;
• Công ty mẹ thiếu một bức tranh tổng hợp, một cái nhìn chung về các quy trình hoạt động diễn ra trong các doanh nghiệp của tập đoàn;
• Đổi lại, các công ty con không hiểu chính xác nơi các tài liệu được gửi để phê duyệt cho công ty mẹ, điều gì đang xảy ra với họ (và liệu điều đó có xảy ra không), chính xác là họ đang ở đâu và khi nào họ sẽ được điều phối, đó là, yếu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp;
• Do thiếu một bức tranh rõ ràng, toàn diện và minh bạch trong sự lãnh đạo của các tập đoàn thống nhất, các chương trình tham nhũng đang phát triển trong các công ty con, hiệu quả sản xuất đang giảm.
• Khả năng mất tài liệu và phá vỡ chuỗi thực hiện các đơn đặt hàng không bị loại trừ.
Do khả năng xây dựng các giải pháp phân tán, một nền tảng để xây dựng một EDS có thể cung cấp các công cụ và một chiến lược để tạo ra các hệ thống điều khiển cho các cấu trúc tích hợp. Các giải pháp được triển khai trên nền tảng tài liệu hướng dẫn là câu trả lời cho các câu hỏi như vậy:
• Làm thế nào để đảm bảo sự chuyển động nhanh chóng của các tài liệu giữa công ty mẹ và các công ty con (và các bộ phận) theo các cách khác nhau để đăng ký tài liệu và nhiều trung tâm xử lý?
• Làm thế nào để đảm bảo tính minh bạch và bắt buộc thực hiện các đơn đặt hàng, đơn đặt hàng và hướng dẫn của công ty mẹ được chuyển giao cho các công ty con?
• Làm thế nào để giảm hàng triệu chi phí để hỗ trợ tài liệu về quy trình sản xuất, gửi tài liệu giữa các doanh nghiệp của tổng công ty hay chi nhánh?
• Làm thế nào để đảm bảo, trong phân phối địa lý của các doanh nghiệp của công ty, quy trình phối hợp các tài liệu (hợp đồng, đơn mua hàng, tài liệu pháp lý địa phương, vv) với các phòng kiểm soát tập trung của công ty mẹ và các dịch vụ có trách nhiệm của các công ty con?
Tất cả những câu hỏi này đã có những câu trả lời đã được chứng minh ngày nay, và đây không phải là tính toán lý thuyết của các nhà phân tích, mà là kinh nghiệm đã được xác nhận bằng cách giới thiệu các hệ thống ECM (và đặc biệt là hệ thống quản lý tài liệu điện tử).
Quản lý doanh nghiệp
Các doanh nghiệp thuộc tổ hợp quân sự - công nghiệp, có cấu trúc phân nhánh và hệ thống tương tác nội bộ phức tạp, cần sự rõ ràng của các quy trình nội bộ và chuyển động của tài liệu. Sự ra đời của một hệ thống quản lý tài liệu và việc tránh các quy trình làm giấy khiến quy trình quản lý doanh nghiệp trở nên minh bạch đến một mức độ lớn, tiết kiệm thời gian đáng kể.
Phương pháp tổ chức công việc của các doanh nghiệp quốc phòng là gần gũi hơn với phương thức sử dụng ở các bộ, ngành khác nhau so với các công ty thương mại. Các mạch tự động bao gồm quy trình, văn bản truyền thống và quy trình tài liệu theo hợp đồng: làm việc với thư từ công ty, thư từ chính thức, tự động hóa quy trình công việc quản trị và tổ chức, tài liệu quy định, đặc biệt lớn trong lĩnh vực quốc phòng và phải tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt.
Đặt module Docsvision và các giải pháp đối tác như công việc văn phòng , hợp đồng , các cuộc họp quản lý , quản lý hành chính khẳng định, quản lý hồ sơ lưu trữ cho phép bạn bao quát tất cả các quy trình quản lý kinh doanh chủ chốt.
Với sự ra đời của quản lý tài liệu điện tử trong ngành công nghiệp quốc phòng, doanh nghiệp phải nhận thức được những đặc thù của việc thực hiện về an ninh thông tin, chẳng hạn như:
• Làm việc với các tài liệu bí mật (tách luồng, vòng đời khép kín của SED),
• Tăng yêu cầu về bảo mật thông tin (bao gồm cả nơi làm việc trên thiết bị di động),
• Tính năng tương tác giữa người triển khai và doanh nghiệp (vượt qua, dung sai, vv), giấy phép.
Tài liệu hướng dẫn dựa trên, ví dụ, các công ty Thiết kế kỹ thuật số, quy trình tự động quản lý hành chính trong mối quan tâm lớn tham gia vào sự phát triển của thiết bị quốc phòng. Kinh nghiệm của dự án này khẳng định các chức năng tăng các yêu cầu SED cho ngành công nghiệp quốc phòng và sự gần gũi của các phương pháp để các công việc và tài liệu của chính phủ cổ điển.
Lưu trữ điện tử
Lưu trữ điện tử của các doanh nghiệp là cơ sở của hệ thống tài liệu sản xuất và chứa hình ảnh quét và số hóa các tài liệu giấy (thiết kế công nghệ, báo cáo tài chính, quy định, bằng sáng chế, vv). Tạo một kho lưu trữ như vậy cho phép bạn tối ưu hóa tài liệu, khả năng sắp xếp tài liệu theo một thuộc tính nhất định, bảo quản tốt nhất tài liệu giấy trong một thời gian dài, đồng thời truy cập vào một tài liệu đơn lẻ. quy định thông qua việc sử dụng chữ ký số.
Lưu trữ điện tử dựa trên hệ thống tài liệu hướng dẫn cho phép bạn sắp xếp:
• Lưu trữ tài liệu với kiểm soát truy cập ở cấp độ của các đối tượng hệ thống khác nhau;
• Tìm kiếm tài liệu về các tiêu chí khác nhau với khả năng lấy mẫu tài liệu về các thông số cụ thể (đối tượng, nhà thầu, giai đoạn), cũng như tìm kiếm toàn văn bản;
• Lưu trữ tài liệu dưới dạng bộ (gói), bao gồm một số tài liệu;
• Cấu trúc thư mục giống cây để lưu trữ tài liệu;
• Lưu trữ thông tin về tài liệu dưới dạng một thẻ với các chi tiết cần thiết - đối với từng loại tài liệu có thể được cấu hình danh sách chi tiết của riêng mình về các loại khác nhau;
• Lưu trữ các tập tin tài liệu của bất kỳ định dạng nào, một hoặc nhiều tệp đính kèm vào thẻ;
• Phân loại thẻ tài liệu (gán cho một hoặc một số chuyên mục từ thư mục tùy chỉnh và tìm kiếm nhanh trong đó);
• Mục đích của liên kết ngữ nghĩa một chiều và hai mặt giữa các thẻ tài liệu từ một thư mục tùy chỉnh;
• Hạn chế quyền truy cập của người dùng vào tài liệu phù hợp với tài khoản của họ, tư cách thành viên trong nhóm, vai trò thực thi và trạng thái hiện tại của tài liệu;
• Phương tiện tìm kiếm và lấy mẫu tài liệu cho bất kỳ sự kết hợp các thuộc tính của thẻ đăng ký;
• Hỗ trợ phiên bản tài liệu;
• Ghi nhật ký tất cả các hành động liên quan đến tài liệu;
• Khả năng bảo vệ tài liệu và xác nhận hành động của người dùng bằng EDS;
• Khả năng gửi thông báo e-mail về các tác vụ nhận được, các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu và các sự kiện khác trong hệ thống;
• Duy trì sách tham khảo và phân loại.
Kho lưu trữ điện tử trong việc thực hiện hệ thống tài liệu điện tử là một phần không thể tách rời của hệ thống được giới thiệu và, trên thực tế là nền tảng của nó. Đồng thời, các chức năng như danh pháp của các trường hợp, công việc của các nhà lưu trữ để quản lý, ghi lại, viết tắt và phá hủy các trường hợp cũng được tự động hóa.
Nền tảng tài liệu hướng dẫn cung cấp cơ hội lưu trữ lâu dài tất cả các kiến thức tích lũy của doanh nghiệp (có tính đến vòng đời của tài liệu sản phẩm, có thể là hàng thập kỷ).
Tài liệu sản xuất
Hệ thống quy trình sản xuất được sử dụng trong thiết kế, sáng tạo và bảo trì sản phẩm của các doanh nghiệp quốc phòng. Trên cơ sở tài liệu hướng dẫn, ví dụ, Thiết kế kỹ thuật số đã tự động hóa quy trình sản xuất của một trong những viện thiết kế lớn nhất tham gia vào việc phát triển tàu chiến và tàu ngầm.
Các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ có sẵn trong tài liệu hướng dẫn cho phép bạn tự động hóa các quy trình thiết kế và quy trình công việc kỹ thuật phức tạp như:
• Phê duyệt các tài liệu kỹ thuật, bao gồm cả việc soạn thảo các văn bản dự thảo, phê duyệt trong mọi trường hợp, phê duyệt và ký thêm, có tính đến quyền hạn của người ký theo quy định - nghĩa là tất cả các bước trong hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật;
• Hình thành một danh sách nhìn thấy;
• Hỗ trợ làm việc với những thay đổi trong tài liệu;
• Đăng ký chứng từ, đảm bảo giao hàng cho đối tác và kiểm soát việc trả hàng;
• Bảo trì các mẫu tài liệu kỹ thuật, bao gồm phát triển, phê duyệt và xuất bản các mẫu;
• Chuẩn bị báo cáo trong các phần khác nhau về công việc liên quan đến tài liệu kỹ thuật;
• Thông báo cho người dùng về hệ thống, về quá trình phối hợp các tài liệu bằng cách sử dụng thông báo e-mail.
Cơ chế của tài liệu hướng dẫn để quản lý các quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp sản xuất cho phép hệ thống được phát triển bằng cách tự động hóa các quy trình mới và bổ sung bằng cách sử dụng trình thiết kế trực quan của các quy trình nghiệp vụ.
Tự động hoá quy trình nội bộ của doanh nghiệp quốc phòng
Trên cơ sở hệ thống tài liệu điện tử, các quy trình nội bộ khác cũng có thể được tự động hóa, cả trực tiếp tài liệu trung tâm và cả tài liệu ít liên quan.
Hầu như tất cả các doanh nghiệp quốc phòng đều có quy tắc nghiêm ngặt để thừa nhận khách truy cập và trên nền tảng dễ dàng tự động hóa quy trình đặt hàng, điều phối và đảm bảo kiểm soát tập trung quyền truy cập và tổ chức lưu trữ thông tin về khách truy cập. Có thể tích hợp hệ thống truy cập với thư mục người dùng của hệ thống tài liệu điện tử để chuyển hướng hợp tác hướng dẫn cho nhân viên vắng mặt vì nhiều lý do khác nhau (kỳ nghỉ, bệnh tật, chuyến công tác, …).
Toàn bộ quá trình sắp xếp các chuyến công tác cho nhân viên của doanh nghiệp (ví dụ, từ phòng thiết kế để sản xuất hoặc thử nghiệm) cũng đang được thực hiện.
Và đây chỉ là một vài ví dụ điển hình của các quy trình công nghiệp quốc phòng đã được tự động hóa thành công trong thực tiễn của các doanh nghiệp với sự trợ giúp của tài liệu hướng dẫn. Sử dụng tùy biến, hệ thống có thể tự động hóa bất kỳ quá trình nội bộ nào.
Nhập khẩu thay thế
Gần đây, đã có một chính sách của nhà nước về thay thế nhập khẩu, trong lĩnh vực phần mềm được thể hiện bằng cách thay thế các sản phẩm phần mềm của các nhà sản xuất nước ngoài bằng các sản phẩm của Nga. Điều này, đặc biệt, là về khả năng sử dụng phần mềm nguồn mở, có sẵn để phân tích, để xây dựng các hệ thống thông tin. Tài liệu hướng dẫn đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu cho các sản phẩm trong nước, thay thế các hệ thống nhập khẩu. Các sự kiện gần đây trong quan hệ chính sách đối ngoại của Nga và phương Tây cho thấy sự chuyển đổi sang phần mềm trong nước là một bước quan trọng và đáp ứng các yêu cầu độc lập của ngành công nghiệp quốc phòng từ các rủi ro bên ngoài.
Việc lựa chọn hệ thống của Nga để tổ chức quy trình làm việc của các doanh nghiệp quốc phòng có vẻ là quyết định khá hợp lý, có tính đến mức độ phát triển hiện đại của Nga, cũng như thực tế là các hệ thống của Nga chủ yếu tính đến các quy trình cụ thể của việc đảm bảo tài liệu cho quản lý trong thực tiễn của nước ta.
Một yếu tố bổ sung có lợi cho sự lựa chọn của hệ thống Nga là sự tiện lợi và hiệu quả của giao tiếp trực tiếp với nhà cung cấp, cũng như nhiều lợi thế khác.
Luồng tài liệu có liên quan về mặt pháp lý
Hiện tại, có một phong trào tích cực theo hướng chuyển đổi của các doanh nghiệp sang dòng tài liệu điện tử hợp pháp về mặt pháp lý, và tiểu bang thể hiện sự quan tâm trực tiếp về vấn đề này.
Các doanh nghiệp thuộc tổ hợp quân sự - công nghiệp giống như tất cả các công ty khác trao đổi tài liệu với nhà thầu, khách hàng và tổ chức cung cấp các hoạt động hành chính và kinh tế của doanh nghiệp.
Ở Nga, đã có hàng chục doanh nghiệp đã thiết lập lưu thông tài liệu có ý nghĩa pháp lý về tài liệu chính và hợp đồng với các đối tác của họ. Sớm hay muộn, hầu hết các tài liệu sẽ trở thành điện tử và những doanh nghiệp bắt đầu quá trình chuyển đổi này sớm hơn những người khác cuối cùng sẽ nhận được một lợi thế cạnh tranh.
Đáp lại nhiệm vụ này, các giải pháp SED cho phép trao đổi tài liệu điện tử giữa các công ty thông qua Internet: trực tiếp từ Cẩm nang hướng dẫn sử dụng hệ thống trao đổi tài liệu điện tử.
Tất cả các tài liệu điện tử được gửi và nhận bởi Cẩm nang hướng dẫn thông qua mô-đun tích hợp với hệ thống trao đổi tài liệu điện tử được ký bằng chữ ký số và có hiệu lực pháp lý.
Trải nghiệm triển khai thành công
Qua nhiều năm trong hệ thống tài liệu hướng dẫn, hàng chục dự án đã được triển khai cho các doanh nghiệp quốc phòng. Có một sự hiểu biết đầy đủ về các chi tiết cụ thể của việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu cho các doanh nghiệp của tổ hợp quân sự-công nghiệp, chúng tôi sẵn sàng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của chúng tôi với bạn.
Để tìm hiểu thêm về khả năng tạo hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho các doanh nghiệp quốc phòng, hãy truy cập phần triển khai trong ngành quốc phòng, tải xuống đánh giá của khách hàng và mô tả dự án do chúng tôi triển khai, thông tin về giải pháp hoặc đặt câu hỏi cho chúng tôi.
Việc giới thiệu hệ thống tài liệu điện tử là một cách đơn giản và đáng tin cậy để vượt qua những khó khăn hiện tại vì nhiều lý do có thể xảy ra của nội bộ tổ chức của các doanh nghiệp quốc phòng. Sự linh hoạt của nền tảng Tài liệu hướng dẫn cung cấp khả năng tự tin giải quyết các nhiệm vụ chính của quy trình làm việc, tự động hóa các quy trình chính và, do đó, nâng cao hiệu quả của các quy trình nghiệp vụ.
Tháng 12/2018

10/08/2021

BẢO ĐẢM BẢO MẬT THÔNG TIN VỚI VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Akhmadullina M.Sh.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
Dịch từ https://scienceforum.ru/2017/article/2017037719
Quản lý tài liệu là hệ thống tuần hoàn của một tổ chức: mọi hoạt động đều được phản ánh trong các tài liệu, có thể là quản trị, tài chính hoặc sản xuất. Thông thường, chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mới có thể cải thiện đáng kể chất lượng của các quy trình. Ngoài ra, khi đã nhìn thấy những tiềm năng trong quy trình xử lý công việc, thật dễ dàng để áp dụng kinh nghiệm này vào quy trình kinh doanh của công ty[1]. Tài liệu là cơ sở thông tin của tổ chức và chiếm khoảng 80% tất cả thông tin. Quản lý tài liệu hỗ trợ việc trao đổi thông tin hợp lý giữa từng nhân viên và các bộ phận khác nhau.
Việc giới thiệu một hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) cho phép bạn có được sự linh hoạt lớn trong việc xử lý và lưu trữ thông tin và buộc hệ thống quan liêu của công ty hoạt động nhanh hơn và hiệu quả hơn. Theo một số nhà phân tích, năng suất của nhân viên khi sử dụng tài liệu điện tử tăng 20-25% và chi phí lưu trữ tài liệu điện tử thấp hơn 80% so với chi phí lưu trữ giấy.
Một vài năm trước đây, khái niệm “bảo mật thông tin của các hệ thống quản lý tài liệu điện tử” ít được quan tâm, nhưng ngày nay nó trở nên phổ biến và được sử dụng nhiều hơn. Do đó, ngày càng có nhiều cơ quan chính phủ và các tổ chức thương mại chuyển sang hệ thống tài liệu điện tử, 40% các công ty đã hoàn thành việc triển khai và 28% khác đang trong quá trình thực hiện. Chỉ 13% các công ty không có kế hoạch sử dụng hệ thống tài liệu điện tử. [6]
Nhưng trong quá trình chuyển đổi sang quản lý tài liệu điện tử (ED), xuất hiện một nhu cầu cấp thiết để bảo vệ hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Đánh giá mức độ bảo mật của hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Khi xây dựng một hệ thống bảo vệ, trước hết cần xác định các mối đe dọa bảo mật thực tế và khả năng phòng ngừa của hệ thống bằng chức năng của phần mềm hệ thống, vì biện pháp này tránh được chi phí tài chính đáng kể.
Các vấn đề cấp thiết nhất trong việc đảm bảo an ninh thông tin khi sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử là:
Các mối đe dọa của khả năng tiếp cận là một sự cố phần mềm của hệ thống; sự gián đoạn của mạng và thiết bị máy tính, bao gồm cả những thiết bị gây ra bởi các cuộc tấn công từ chối dịch vụ và sự ra đời của phần mềm độc hại, thiên tai và mất điện; chặn hoặc xóa thông tin, do hành động không mong muốn của người dùng.
Các mối đe dọa đến tính toàn vẹn là thiệt hại và phá hủy thông tin, sự biến dạng của thông tin, cho dù đó là cố ý trong trường hợp lỗi và trục trặc, hoặc độc hại.
Mối đe dọa bảo mật là bất kỳ hành vi vi phạm bảo mật nào, bao gồm trộm cắp, chặn thông tin và định tuyến lại.
Mối đe dọa đến hiệu suất của hệ thống, đó là tất cả các loại mối đe dọa, việc thực hiện trong đó sẽ dẫn đến sự gián đoạn hoặc chấm dứt hệ thống; Điều này bao gồm cả các cuộc tấn công có chủ ý và lỗi người dùng, cũng như lỗi phần cứng và phần mềm. Bất kỳ hệ thống lưu thông tài liệu điện tử nào đều phải thực hiện việc bảo vệ chống lại các mối đe dọa này theo cách này hay cách khác. Đồng thời, một mặt, giới thiệu hệ thống tài liệu điện tử tinh giản và củng cố thông tin, làm tăng nguy cơ của các mối đe dọa, nhưng mặt khác, ngược lại, tinh giản quy trình làm việc cho phép bạn xây dựng một hệ thống bảo vệ tốt hơn.
Ngoài ra, điều quan trọng là phải đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu điện tử. Ý nghĩa pháp lý cho phép tổ chức bảo vệ lợi ích của mình trong các tình huống gây tranh cãi - cả về quan hệ hợp đồng và trong chính công ty.
Vấn đề chính diễn ra trong việc tổ chức bảo vệ hệ thống tài liệu điện tử, như được lưu ý bởi hầu hết các nhà phát triển hệ thống bảo vệ, không phải là phương tiện kỹ thuật, mà là lòng trung thành của người dùng. Ngay sau khi tài liệu được gửi đến người dùng, tính bảo mật của tài liệu này liên quan đến người dùng đã bị vi phạm. Theo các biện pháp kỹ thuật, về nguyên tắc, không thể ngăn chặn sự rò rỉ tài liệu thông qua người dùng này. Anh ta sẽ tìm thấy nhiều cách để sao chép thông tin, từ việc lưu nó vào phương tiện bên ngoài hoặc chụp ảnh tài liệu bằng máy ảnh trong điện thoại di động. Phương tiện bảo vệ chính ở đây là các biện pháp tổ chức để hạn chế quyền truy cập vào các tài liệu mật với người dùng. Anh ta phải hiểu mức độ trách nhiệm của mình trước tổ chức và luật pháp của Liên bang Nga, với sự giúp đỡ của các tài liệu quy định như hướng dẫn nhân viên ngăn chặn rò rỉ thông tin cụ thể, cũng như giảm khả năng của kẻ xâm nhập, đòi hỏi đội ngũ nhân viên, cả người dùng và quản trị viên phải có tay nghề cao. [2-3]
Chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn các công cụ được tích hợp vào hệ thống tài liệu điện tử. Bất kỳ hệ thống tài liệu điện tử nào tuyên bố là được bảo vệ, nên cung cấp một cơ chế tối thiểu để bảo vệ chống lại các mối đe dọa chính của nó.
Hệ thống tài liệu điện tử nên đảm bảo sự an toàn của các tài liệu, chống mất mát và thiệt hại và có thể phục hồi chúng một cách nhanh chóng. Theo thống kê, xác định sự mất mát thông tin quan trọng cho thấy 45% trường hợp mất thông tin là do nguyên nhân vật lý (thiết bị lỗi thời, thiên tai và tương tự), 35% là do lỗi người dùng và ít hơn 20% là do chương trình độc hại và kẻ xâm nhập gây ra. [7]
Truy cập an toàn vào dữ liệu trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử được cung cấp bởi xác thực và phân định quyền người dùng.
Hãy cho chúng tôi biểu thị các quy trình thiết lập danh tính của người dùng và quy trình xác nhận tính hợp pháp của người dùng đối với hành động hoặc thông tin bằng một thuật ngữ - xác thực, có nghĩa là toàn bộ các hoạt động được thực hiện ở lối vào của người dùng vào hệ thống và liên tục trong công việc tương lai của mình.
Ở đây nó là cần thiết để tập trung vào phương pháp xác thực. Phổ biến nhất trong số này, tất nhiên, là mật khẩu. Các vấn đề chính làm giảm đáng kể độ tin cậy của phương pháp này là yếu tố con người. Ngay cả khi bạn buộc người dùng sử dụng mật khẩu được tạo chính xác, trong hầu hết các trường hợp, nó có thể dễ dàng tìm thấy trên một mảnh giấy ghi mật khẩu để trên bàn hoặc dưới bàn phím.
Không có chỉ dẫn từ quyền tác giả, tính toàn vẹn và bảo mật được cung cấp bởi các phương pháp mã hóa. Chữ ký điện tử kỹ thuật số hiện tại (EDS) và mã hóa. Những công cụ này được thực hiện bằng cách sử dụng mật mã không đối xứng. Mỗi nhân viên - người dùng hệ thống tài liệu điện tử - có hai khóa (cặp khóa) - đóng và mở. Sử dụng khóa riêng, chữ ký điện tử kỹ thuật số được tạo và thông tin dành cho người dùng này được giải mã. Khóa riêng tư chỉ có thể truy cập được với chủ sở hữu của nó. Khóa công khai được sử dụng để xác minh chữ ký số và mã hóa và có sẵn cho bất kỳ người dùng nào của hệ thống thông tin.
Để tạo chữ ký điện tử và mã hóa điện tử trong chữ ký điện tử kỹ thuật số, các nhà cung cấp mật mã được sử dụng phần mềm và phần cứng. Cần phải sử dụng các nhà cung cấp mật mã được chứng nhận - đây là một trong những điều kiện chính để đảm bảo ý nghĩa pháp lý của chữ ký điện tử kỹ thuật số.
Nếu luồng tài liệu điện tử có ý nghĩa pháp lý, thì trong trường hợp tố tụng pháp lý, tòa án, khi xem xét các trường hợp về tranh chấp, chấp nhận bằng chứng dưới dạng chứng từ điện tử được chứng nhận bằng chữ ký điện tử.
Do đó, dựa trên một phân tích ngắn gọn về tình trạng bảo mật thông tin của tổ chức, bao gồm mô hình mối đe dọa và mô hình kẻ xâm nhập, cũng như việc áp dụng các biện pháp đề xuất để loại bỏ các mối đe dọa an ninh hiện tại, việc sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử đòi hỏi phải phát triển cẩn thận chính sách bảo mật của tổ chức, các biện pháp tổ chức bổ sung, kỹ thuật và phương tiện kỹ thuật bảo vệ thông tin. Nếu không, các mối đe dọa bảo mật thông tin sẽ có xác suất cao và các rủi ro sẽ là có thật, hữu hình và ấn tượng. [4-5]
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bakirov E.E., Basyrov A.R. Các tính năng bảo vệ tài liệu điện tử. [Văn bản] // Kỷ yếu hội nghị khoa học-thực tiễn - Bộ Nông nghiệp Liên bang Nga; FGBOU VPO Bashkir State Agrarian University; Khoa Công nghệ thông tin và Quản lý; Sở Tin học và Công nghệ thông tin. 2016. - trang 6-8.
2. Dosmukhamedov B.R. Phân tích các mối đe dọa đến các hệ thống quản lý thông tin tài liệu điện tử // ISSN 2072-9502. Bản tin của ASTU. Ser: Quản lý, công nghệ máy tính và khoa học máy tính.-2009.-№2. - trang 140-143.
3. V.I. Yarochkin. An ninh thông tin (Sách giáo trình cho các trường đại học). M. Mir Foundation và Akademichesky Prospect Publishing House. 2006
4. Ryabko B.Ya., Fionov A.N. Các phương pháp bảo mật thông tin mật mã: Hướng dẫn cho các trường đại học. - M: Hotline-Telecom, 2005. -229 tr.
5. GOST R ISO / IEC 15408-2001 “Phương pháp và phương tiện bảo đảm an ninh. Tiêu chuẩn đánh giá an ninh công nghệ thông tin.
6. Nguồn - DOCFLOW, thị trường Nga ECM 2015.
7. Công ty TAdviser. Thống kê về sự phát triển của hệ thống tài liệu điện tử ở Nga. [Tài nguyên điện tử]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php/SED.

Address

Tây Mỗ, Nam Từ Liêm
Hanoi

Telephone

+84913248082

Website

Alerts

Be the first to know and let us send you an email when Lưu trữ việt posts news and promotions. Your email address will not be used for any other purpose, and you can unsubscribe at any time.

Contact The Business

Send a message to Lưu trữ việt:

Shortcuts

Share