02/09/2025
MỤC TIỂU MỤC CÁC CHỨNG TỪ KÈM THEO
Chi phí lương, thưởng Thanh toán lương hàng tháng Hồ sơ tính lương đã được Ban lãnh đạo phê duyệt gồm:
· Bảng chấm công có xác nhận của TP
· Bảng kê các khoản bù/ trừ có xác nhận của TP
· Bảng tính lương chi tiết kèm bản mềm
· Chứng từ khác (nếu có)
Thanh toán bảo hiểm Thanh toán bảo hiểm · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Mẫu C12- kết quả đối chiếu BH kỳ trước
· Bảng tính BH có phê duyệt
Thanh toán chế độ bảo hiểm cho NLĐ Thanh toán chế độ cho NLĐ (tai nạn LĐ, nghỉ sinh, ốm đau, thai sản…) · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Xác nhận của bộ phận Kế toán ngân hàng về số tiền cơ quan bảo hiểm chuyển trả cho NLĐ thông qua tài khoản Công ty
Tiền thuê văn phòng Thanh toán tiền thuê văn phòng · Hợp đồng thuê văn phòng ( đối với thanh toán lần đầu)
· Đề nghị thanh toán của NCC ( nếu có )
· Hóa đơn GTGT ( nếu có)
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Các khoản đầu tư cho các HĐ xây lắp, tư vấn thiết kế, mua sắm trang thiết bị, tài sản, công cụ dụng cụ Tạm ứng dự án theo hợp đồng · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Đề nghị mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng hàng hóa, tài sản, dịch vụ
· Hợp đồng
· Đề nghị tạm ứng của NCC
· Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng (Giá trị tối thiểu 50% giá trị tạm ứng, áp dụng với các gói thầu trên 1 tỷ VNĐ; Hiệu lực của bảo lãnh tạm ứng HĐ phải kéo dài cho đến khi bên giao thầu đã thu hồi hết số tiền tạm ứng. Giá trị của bảo lãnh tạm ứng HĐ sẽ giảm dần tương ứng với giá trị tiền tạm ứng đã thu hồi qua mỗi lần thanh toán giữa các bên)
Thanh toán dự án các lần tiếp theo · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Đề nghị thanh toán của NCC
· Biên bản nghiệm thu
· Bảng tổng hợp khối lượng hoàn thành đối với các HĐ xây lắp (theo giai đoạn, lũy kế)
· Bảng tổng hợp giá trị hoàn thành đối với các HĐ xây lắp (theo giai đoạn, lũy kế)
· Biên bản bàn giao tài liệu (nếu có)
· Hóa đơn GTGT
· Các hồ sơ khác theo thỏa thuận (nếu có)
Quyết toán hợp đồng dự án · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Đề nghị thanh toán của NCC
· Bảng tổng hợp quyết toán khối lượng và giá trị công trình đối với HĐ xây lắp
· Bảng tổng hợp quyết toán giá trị thiết kế
· Hóa đơn GTGT
· Biên bản bàn giao, nghiệm thu thanh lý hợp đồng với NCC
· Thư bảo lãnh, bảo hành tối thiểu 5% (>=12 tháng)
· Và các hồ sơ khác theo quy định của hợp đồng (CO, CQ, Bảo lãnh bảo hành…)
Thanh toán 1 lần theo hợp đồng · Đề nghị mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng hàng hóa, tài sản, dịch vụ
· Hợp đồng
· Hóa đơn GTGT
· Biên bản bàn giao các tài sản có xác nhận của trưởng Bộ phận, cá nhân sử dụng tài sản
· Biên bản bàn giao, nghiệm thu thanh lý hợp đồng với NCC
Các chi phí hành chính, nhân sự Chi phí điện, nước sạch · Thông báo thu tiền điện/ nước
· Hợp đồng điện nước (Khi lắp mới, HĐ thuê nhà có ghi các điều khoản người đi thuê chi trả các chi phí này nếu là thuê VP)
· Hóa đơn GTGT
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Chi phí điện thoại cố định/di động · Hóa đơn GTGT
· Chi tiết cước điện thoại (nếu có)
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Chi phí internet · Hóa đơn GTGT
· Hợp đồng Internet (nếu phát sinh mới hoặc có sự thay đổi)
· Chi tiết cước (nếu có)
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Văn phòng phẩm · Đề nghị mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng hàng hóa, tài sản, dịch vụ
· Hợp đồng mua bán (nếu có)
· Hóa đơn GTGT hợp lệ, Bảng kê đính kèm
· Biên bản giao nhận VPP có ký nhận của NCC và HCNS
Chi phí tiếp khách · Hóa đơn tiếp khách
· Bảng kê chi tiết (nếu có)
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Bảo hiểm xe cơ giới · Hợp đồng
· Báo giá & Bảng tổng hợp so sánh báo giá NCC
· Hóa đơn GTGT
· Photo Giấy chứng nhận bảo hiểm năm trước liền kề (nếu tạm ứng)
· Giấy chứng nhận bảo hiểm năm thực hiện (nếu thanh toán )
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toan
Nước uống văn phòng · Đề nghị mua sắm hàng hóa, tài sản, dịch vụ
· Hóa đơn GTGT
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Bảng tổng hợp giao nhận của NCC và HCNS
Chi phí đào tạo · Hợp đồng đào tạo
· Cam kết của người được đào tạo (bản sao)
· Chứng chỉ đào tạo (bản sao)
· Hóa đơn GTGT (nếu có)
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Chi phí tuyển dụng · Hợp đồng hoặc biên bản xác nhận chi phí tuyển dụng
· Hóa đơn GTGT
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Vé máy bay · Thẻ lên máy bay hoặc vé máy bay điện tử
· Kế hoạch đi công tác
· Hóa đơn GTGT
· Đề nghị thanh toán của nhà cung cấp
· Bảng kê chi tiết vé máy bay
· Hợp đồng (nếu có)
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Chi phí hành chính khác · Đề nghị mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng hàng hóa, tài sản, dịch vụ
· Hóa đơn hợp lệ
· Bảng kê chi tiết các khoản chi
· Các khoản mua sắm chi vặt nên mua ở các cơ sở có hóa đơn chứng từ hoặc mua ở siêu thị, chỉ có các trường hợp bất khả kháng mới được mua lẻ bên ngoài. Trường hợp mua sắm không có hóa đơn phải được phê duyệt bởi TGĐ.
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Công tác phí · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Các chứng từ liên quan đến hoạt động đi công tác: Giấy đi đường có xác nhận ngày đi, ngày đến, báo cáo kết quả công tác
· Hóa đơn GTGT phòng nghỉ (nếu có)
· Hóa đơn ăn uống, nếu giá trị 1 lần lớn hơn 200.000 đồng cần phải có hóa đơn GTGT
Cá nhân nếu dùng taxi ngoài thì phải có hóa đơn GTGT
· Hóa đơn/chứng từ khác liên quan đến chuyến công tác (nếu có) (thanh toán theo chính sách công tác phí)
Các khoản tạm ứng Tạm ứng công việc · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Chứng từ bảng kê chi tiết chứng minh mục đích tạm ứng, các khoản chi dự kiến, khác (nếu có)
· Chứng từ khác (nếu có)
Chi phí thuê xe ngoài Chi phí thuê xe ngoài · Đề nghị mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng hàng hóa, tài sản, dịch vụ
· Hợp đồng dịch vụ
· Hóa đơn GTGT
· Bảng kê chi phí liên quan
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Chi phí xăng, dầu, phí cầu đường Chi phí xăng, dầu, phí cầu đường · Bảng theo dõi nhật trình xe (so sánh với định mức)
· Hóa đơn GTGT,
· Vé gửi xe, cầu đường hợp lệ
· Bảng kê chi phí liên quan
· Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
Chi phí quảng cáo, tổ chức sự kiện Chi phí quảng cáo, tổ chức sự kiện · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Hợp đồng dịch vụ
· Biên bản nghiệm thu kết quả
· Hóa đơn GTGT
· Biên bản thanh lý hợp đồng
Nộp thuế Các loại thuế · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Tờ khai hải quan, hồ sơ khai thuế/quyết toán
· Quyết định, thông báo nộp thuế
Hàng hóa nhập khẩu và các chi phí liên quan Hàng nhập khẩu · Hợp đồng Contract)
· Hóa đơn (invoice)
· Bảng kê chi tiết (Packing list)
· Vận đơn (Bill of lading)
· Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
· Giấy chứng nhận chất lượng
Chi phí bốc dỡ hàng · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Hợp đồng
· Hóa đơn GTGT
· Bảng kết toán hàng tại cảng
· Bảng phân chia hàng
· Bảng quyết toán chi phí bốc dỡ, lưu kho hàng hóa
· Bảng chi tiết lưu kho hàng hóa
· Bản theo dõi tiến độ bốc dỡ hàng (nếu điều khoản thanh toán theo tiến độ dỡ hàng)
Chi phí bảo hiểm hàng nhập khẩu · Đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán
· Hợp đồng
· Hóa đơn GTGT
· Thông báo thu phí bảo hiểm
· Đơn bảo hiểm và đơn sửa đổi bổ sung
Cho vay · Hợp đồng vay
· Khế ước nhận nợ
· Đề nghị chuyển tiền
· Tờ trình phê duyệt chủ trương
· Bảng kê chi tiết các khoản mục chi phí và hóa đơn chứng từ kèm theo
Góp vốn · Đề nghị chuyển tiền
· Đăng ký kinh doanh
· Tờ trình phê duyệt chủ trương
· Bảng kê chi tiết các khoản mục chi phí và hóa đơn chứng từ kèm theo
Hợp tác kinh doanh/Ủy quyền đứng tên · Đề nghị thanh toán
· Tờ trình phê duyệt chủ trương
· Phương án hợp tác/ủy quyền
· Hợp đồng hợp tác/ủy quyền
· UNC của các đơn vị nhận hợp tác/ủy quyền