16/12/2019
QUY ĐỊNH CÔNG TÁC PHÍ HỢP LÝ
Chi phí công tác phí hợp lệ thì cần chứng từ gì? Chi phí công tác có tính thuế TNCN không? Quy định công tác phí của công ty được trừ khi tính thuế TNDN như: Tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi, tiền ăn...?
Để đưa chi phí công tác phí khi đi công tác vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT thì cần có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp hợp lệ, cụ thể như sau:
Quy định Chi phí công tác phí tại Khoản 2.9 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
- Bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, DN được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định.
- Nếu DN có khoán chi cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của DN thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán.
Cụ thể:
"2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
- Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển."
Để đưa chi phí công tác phí khi đi công tác vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT thì cần có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp hợp lệ, cụ thể như sau:
1. Quyết định cử đi công tác (Nêu rõ tên cán bộ nhân viên trong DN được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện).
2. Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
3. Các hóa đơn, chứng từ trong quá trình đi công tác như: Hóa đơn GTGT, Vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….(Nếu trên 20 triệu phải chuyển khoản)
a. Nếu DN bạn mua vé máy bay trực tiếp tại Đại lý, quầy, hồ sơ gồm:
- Hoá đơn
- Vé máy bay
- Chứng từ thanh toán (Nếu giá trị từ 20tr trở lên phải chuyển khoản)
b. Nếu DN bạn mua vé máy bay qua website thương mại điện tử:
- Vé máy bay điện tử (Vé điện tử là hoá đơn rồi nhé)
- Thẻ lên máy bay (boarding pass) (Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần: Vé máy bay điện tử, Quyết định cử đi công tác, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
c. Nếu DN giao KHOÁN cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với DN nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm:
- Vé máy bay (Vì mua qua website nên vé máy bay điện tử là hoá đơn)
- Thẻ lên máy bay.
- Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN (Quyết định cử đi công tác).
- Quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.
- Chứng từ thanh toán của DN cho cá nhân mua vé (Chuyển từ TK DN sang TK cá nhân)
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.
4. Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty (Quy định rõ vấn đề này, nếu khoán chi thì phải chi tiết mức khoán chi)
