26/08/2026
[SỔ TAY KẾ TOÁN 11]
6 NHÓM NGHIỆP VỤ QUAN TRỌNG TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI MÀ KẾ TOÁN NÀO CŨNG PHẢI NẮM VỮNG
Rất nhiều bạn kế toán thuộc lòng cách định khoản Nợ - Có, nhưng khi bắt tay vào công việc thực tế lại lúng túng vì không biết một nghiệp vụ hoàn chỉnh cần đi qua bao nhiêu bước, cần hồ sơ gì, và hạch toán ở thời điểm nào mới đúng. Trong doanh nghiệp thương mại, mỗi nghiệp vụ thường đi theo một dòng chảy chung: Phát sinh → Phê duyệt → Hoàn thiện chứng từ → Hạch toán → Thanh toán → Đối chiếu.
Dưới đây là quy trình chi tiết của 6 nhóm nghiệp vụ phổ biến nhất:
1️⃣ Nghiệp vụ mua hàng hoá
Đề nghị mua hàng → Phê duyệt → Báo giá → Đơn đặt hàng, hợp đồng → Giao nhận → Hoá đơn → Nhập kho → Thanh toán.
Hồ sơ cần có: phiếu đề nghị mua hàng, báo giá và quyết định phê duyệt, đơn đặt hàng/hợp đồng và phụ lục, phiếu giao hàng/biên bản giao nhận, hoá đơn, phiếu nhập kho, hồ sơ thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ.
Khi hàng đã giao nhận và đủ điều kiện ghi nhận: Nợ 156, Nợ 1331 / Có 331. Khi thanh toán: Nợ 331 / Có 111, 112.
2️⃣ Nghiệp vụ bán hàng
Báo giá → Nhận đơn hàng → Ký hợp đồng → Xuất kho → Giao hàng → Lập hoá đơn → Theo dõi công nợ → Thu tiền.
Hồ sơ cần có: báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng và phụ lục, lệnh xuất kho/phiếu xuất kho, phiếu giao hàng/biên bản giao nhận, hoá đơn, phiếu thu hoặc giấy báo Có, biên bản đối chiếu công nợ.
Khi xuất kho: Nợ 632 / Có 156. Khi ghi nhận doanh thu: Nợ 131 (hoặc Nợ 111, 112 nếu thu ngay), Có 511, Có 3331. Khi khách thanh toán: Nợ 111, 112 / Có 131.
📌 Nguyên tắc cần nhớ: doanh thu và giá vốn của cùng một lô hàng phải được ghi nhận phù hợp trong cùng kỳ kế toán — nếu đã ghi doanh thu nhưng chưa ghi giá vốn tương ứng, lợi nhuận của kỳ đó sẽ bị phản ánh sai.
3️⃣ Nghiệp vụ mua dịch vụ (thuê văn phòng/kho, vận chuyển, quảng cáo, phần mềm, tư vấn, điện nước internet...)
Đề nghị sử dụng → Phê duyệt → Ký hợp đồng → Thực hiện dịch vụ → Nghiệm thu → Nhận hoá đơn → Thanh toán.
Nếu dịch vụ chỉ phục vụ một kỳ: Nợ 641/642 tuỳ mục đích, Nợ 1331 nếu đủ điều kiện khấu trừ / Có 331, 111, 112.
Nếu liên quan nhiều kỳ (trả trước tiền thuê nhà, phần mềm dùng nhiều tháng...): không ghi hết vào chi phí một tháng. Khi phát sinh: Nợ 242, Nợ 1331 / Có 331, 111, 112. Định kỳ phân bổ: Nợ 641/642 / Có 242 — chi phí phải phân bổ phù hợp với thời gian doanh nghiệp nhận được lợi ích từ dịch vụ.
4️⃣ Nghiệp vụ mua tài sản cố định
Đề nghị mua → Phê duyệt đầu tư → Báo giá → Ký hợp đồng → Giao nhận → Nhận hoá đơn → Thanh toán → Đưa vào sử dụng.
Khi nhận tài sản và đủ điều kiện ghi nhận: Nợ 211, Nợ 1332 / Có 331. Khi thanh toán: Nợ 331 / Có 111, 112. Khi trích khấu hao: Nợ 641 (nếu phục vụ bán hàng) hoặc Nợ 642 (nếu phục vụ quản lý) / Có 214.
5️⃣ Nghiệp vụ tiền lương & bảo hiểm
HĐLĐ → Chấm công → Bảng lương → Chi lương.
Khi tính lương: Nợ 641/642 / Có 334. Khi chi lương: Nợ 334 / Có 111, 112.
Với công ty thương mại thuần tuý, chi phí lương thường được phân loại theo bộ phận bán hàng hoặc quản lý.
6️⃣ Nghiệp vụ nộp thuế
Tờ khai → Giấy nộp tiền → Giấy báo Nợ.
Thuế GTGT: Nợ 3331 / Có 112. Thuế TNCN: Nợ 3335 / Có 112. Thuế TNDN: Nợ 3334 / Có 112.
⚠️ Trước khi đặt bút định khoản "Nợ tài khoản nào, Có tài khoản nào", nên tự kiểm tra đủ 5 câu:
- Nghiệp vụ đã thực tế phát sinh chưa?
- Hồ sơ, chứng từ đã đầy đủ chưa?
- Đã đến thời điểm ghi nhận chưa?
- Bút toán có phản ánh đúng bản chất không?
- Số liệu đã được thanh toán và đối chiếu chưa?
Đúng tài khoản vẫn chưa đủ — phải đúng bản chất, đúng chứng từ, đúng thời điểm và khớp số liệu thì nghiệp vụ mới thực sự hoàn chỉnh. Bạn thấy nhóm nghiệp vụ nào ở công ty mình hay bị thiếu bước nhất? Follow SFP Accounting để cập nhật thêm các bài hệ thống hoá kiểu này mỗi ngày.
![[SỔ TAY KẾ TOÁN 11]6 NHÓM NGHIỆP VỤ QUAN TRỌNG TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI MÀ KẾ TOÁN NÀO CŨNG PHẢI NẮM VỮNGRất nhiều bạn k...](https://img3.businesses10.com/099/192/122163106730991928.jpg)
