14/08/2024
𝗛𝘂̛𝗼̛́𝗻𝗴 𝗱𝗮̂̃𝗻 𝗹𝗮̣̂𝗽 𝗯𝗮́𝗼 𝗰𝗮́𝗼 𝗯𝗮̆̀𝗻𝗴 𝗘𝘅𝗰𝗲𝗹 𝘁𝗿𝗼𝗻𝗴 𝟲 𝗯𝘂̛𝗼̛́𝗰 𝗸𝗲̂́ 𝘁𝗼𝗮́𝗻 𝗰𝗮̂̀𝗻 𝗯𝗶𝗲̂́𝘁
Đối với kế toán viên, lập báo cáo bằng Excel là một kỹ năng thiết yếu cần phải nắm vững. Excel không chỉ giúp sắp xếp và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc phân tích, tổng hợp thông tin. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bước cơ bản để thành thạo kỹ năng lập báo cáo bằng Excel, giúp tối ưu hóa công việc kế toán hằng ngày.
𝗕𝗨̛𝗢̛́𝗖 𝟭: 𝗧𝗢̂̉ 𝗖𝗛𝗨̛́𝗖 𝗗𝗨̛̃ 𝗟𝗜𝗘̣̂𝗨
Trước khi lập báo cáo, việc tổ chức dữ liệu một cách khoa học là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Hai điều cần lưu ý:
- Thiết lập bảng dữ liệu chuẩn, trong đó mỗi cột đại diện cho một loại thông tin (ví dụ: ngày, số tiền, tài khoản, loại giao dịch), mỗi hàng đại diện cho một giao dịch hoặc mục tiêu tài chính cụ thể.
- Định dạng dữ liệu (ví dụ: ngày tháng, số tiền) cần được thống nhất trong toàn bộ bảng tính để tránh lỗi dữ liệu khi tiến hành phân tích.
𝗕𝗨̛𝗢̛́𝗖 𝟮: 𝗧𝗔̣𝗢 𝗕𝗔̉𝗡𝗚 𝗕𝗔́𝗢 𝗖𝗔́𝗢 𝗧𝗢̂̉𝗡𝗚 𝗛𝗢̛̣𝗣
Hiện nay Excel có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc làm báo cáo, trình bày báo cáo, vẽ biểu đồ. Trong phạm vi bài viết này, UBot sẽ tập trung hướng dẫn cách tạo bảng báo cáo tổng hợp với mục đích tổng kết, thống kê lại số liệu từ bảng dữ liệu ban đầu. Để lập báo cáo này có thể sử dụng hàm tính toán thống kê hoặc PivotTable.
BỐ CỤC CỦA BÁO CÁO TỔNG HỢP
Cấu trúc 7 phần trong báo cáo tổng hợp - duongAQ
Theo thể thức báo cáo ở Việt Nam (lấy theo nguyên tắc trình bày báo cáo kế toán làm chuẩn) sẽ có 7 phần gồm:
(1): Tên cơ quan, nơi làm việc có thể kèm theo logo
(2): Tên của báo cáo
(3): Điều kiện của báo cáo
(4): Dòng tiêu đề của báo cáo
(5): Các dòng nội dung
(6): Dòng tổng cộng
(7): Người ký duyệt nội dung báo cáo
Báo cáo có thể giản lược đi các mục (1), (3), (7), nhưng bắt buộc phải có các mục (2), (4), (5), (6).
XÂY DỰNG BÁO CÁO
Xác định mục tiêu báo cáo: Người lập báo cáo hãy đặt câu hỏi: “Báo cáo này cần thể hiện điều gì?” Từ đó, cần xác định các yếu tố chính đưa vào báo cáo, cơ bản gồm đối tượng, thời gian, cách tính. Ví dụ, báo cáo trên tập trung vào việc phân tích sự biến động nhân sự trong tháng. Các yếu tố chính sẽ là:
• Đối tượng: nhân sự (phòng ban, chi nhánh, số lượng…);
• Thời gian: trong tháng;
• Cách tính: để tính biến động nhân sự cần có số lượng nhân sự đầu tháng, cuối tháng, tăng giảm trong tháng.
Xây dựng cấu trúc bảng dữ liệu: Sau khi có các yếu tố của báo cáo, người lập cần xác định các cột và hàng sẽ đại diện những thông tin gì. Tiếp tục với ví dụ trên:
• Cột dọc: Các yếu tố cụ thể cần phân tích, như tên phòng ban, chi nhánh.
• Hàng ngang: Các chỉ số như số lượng nhân sự đầu tháng, cuối tháng, tăng, giảm trong tháng, % biến động.
Có thể lập báo cáo bằng cách sử dụng Pivot Table thay cho cấu trúc thông thường.
𝗕𝗨̛𝗢̛́𝗖 𝟯: 𝗦𝗨̛̉ 𝗗𝗨̣𝗡𝗚 𝗖𝗢̂𝗡𝗚 𝗧𝗛𝗨̛́𝗖 𝗖𝗢̛ 𝗕𝗔̉𝗡 Đ𝗘̂̉ 𝗧𝗜́𝗡𝗛 𝗧𝗢𝗔́𝗡
Sau khi có được khung báo cáo, người lập cần suy nghĩ về các công thức excel phù hợp để tính toán các chỉ số. Bảng báo cáo tổng hợp thường sử dụng các phép tính cộng, trừ, nhân, chia cơ bản và các hàm Excel như SUM, AVERAGE, IF…
Quay trở lại với ví dụ ban đầu, công thức tính:
• Số nhân sự cuối tháng tại ô F4 = Đầu tháng + Tăng - Giảm;
• % biến động = (Cuối tháng - Đầu tháng)/Cuối tháng*100.
𝗕𝗨̛𝗢̛́𝗖 𝟰: 𝗧𝗥𝗨̛̣𝗖 𝗤𝗨𝗔𝗡 𝗛𝗢́𝗔 𝗗𝗨̛̃ 𝗟𝗜𝗘̣̂𝗨
Để làm báo cáo trở nên sinh động và dễ hiểu hơn, người lập báo cáo cần cách trình bày và sử dụng các biểu đồ trong Excel. Một số cách có thể làm là:
• Hợp nhất các ô để tạo tiêu đề tổng quan;
• Sử dụng màu sắc để phân biệt giữa các phần khác nhau của báo cáo;
• Định dạng số liệu để dễ dàng so sánh và đối chiếu;
• Sử dụng các biểu đồ (Charts) trong Excel như biểu đồ cột (Column Chart), biểu đồ đường (Line Chart), biểu đồ tròn (Pie Chart)
Ví dụ, để tạo biểu đồ cột cho số lượng nhân sự hằng tháng, có thể chọn vùng dữ liệu liên quan, sau đó vào tab Insert và chọn Column Chart.
𝗕𝗨̛𝗢̛́𝗖 𝟱: 𝗧𝗨̛̣ Đ𝗢̣̂𝗡𝗚 𝗛𝗢́𝗔 𝗤𝗨𝗬 𝗧𝗥𝗜̀𝗡𝗛 𝗩𝗢̛́𝗜 𝗠𝗔𝗖𝗥𝗢
Đối với những tác vụ lặp đi lặp lại, có thể sử dụng Macro để tự động hóa bằng cách:
• Ghi Macro: Vào tab View, chọn Macros > Record Macro, thực hiện các bước muốn tự động hóa và dừng ghi;
• Chạy Macro: Khi cần thực hiện lại các bước này, chỉ cần chạy Macro vừa tạo.
𝗕𝗨̛𝗢̛́𝗖 𝟲: 𝗕𝗔̉𝗢 𝗩𝗘̣̂ 𝗩𝗔̀ 𝗟𝗨̛𝗨 𝗧𝗥𝗨̛̃ 𝗕𝗔́𝗢 𝗖𝗔́𝗢
Bước cuối cùng sau khi đã hoàn thành báo cáo, việc bảo vệ dữ liệu rất cần thiết nếu báo cáo phải chia sẻ cho nhiều người. Có thể bảo vệ báo cáo bằng cách:
• Khóa ô hoặc sheet để ngăn chặn việc chỉnh sửa không mong muốn.
• Bảo vệ file Excel bằng mật khẩu để đảm bảo chỉ những người được phép mới có thể truy cập.
𝗞𝗘̂́𝗧 𝗟𝗨𝗔̣̂𝗡
Kỹ năng lập báo cáo bằng Excel là một phần quan trọng trong công việc kế toán. Với những bước cơ bản được hướng dẫn ở trên, kế toán viên dễ dàng lập các báo cáo chính xác và hiệu quả để hỗ trợ cho công việc hằng ngày.