https://yourbusinessclarity.substack.com/

RICH OPS - Trợ lý vận hành, 1017/2A Hồng Bàng, Ho Chi Minh City (2026)

21/05/2026

Dưới đây là 10 dấu hiệu rất thường gặp ở các doanh nghiệp nhỏ (dưới 20 nhân sự),
những nơi đã vận hành thật, có doanh thu thật, nhưng vẫn chưa thực sự kiểm soát được hệ thống của mình:

1. Bạn thấy rối khi có quá nhiều quy định, thông tư mới liên tục xuất hiện
Không phải vì bạn không muốn hiểu, mà vì mỗi lần đọc là một lần thấy “nhiều quá”. Bạn không biết nên bắt đầu từ đâu, cái nào quan trọng với mình, cái nào có thể để sau. Và dần dần, bạn chọn cách… để đó.

2. Có những nghiệp vụ phát sinh, bạn không chắc cách xử lý thuế kế toán đã đúng chưa
Mỗi tình huống mới đều phải hỏi lại, kiểm tra lại. Nhưng ngay cả khi đã hỏi xong, bạn vẫn không thật sự yên tâm vì bạn không hiểu logic đằng sau cách xử lý đó.

3. Bạn có báo cáo, nhưng hiếm khi dùng nó để ra quyết định
Báo cáo vẫn được làm, vẫn được gửi. Nhưng nó giống như một tài liệu để “biết là có”, hơn là một công cụ bạn chủ động mở ra khi cần quyết định điều gì đó.

4. Hồ sơ, chứng từ có tồn tại nhưng không chắc đã đầy đủ và sẵn sàng khi cần kiểm tra
Mọi thứ có thể đang nằm ở nhiều nơi: file mềm, bản cứng, email, drive… Nhưng nếu cần rà soát lại một giao dịch cụ thể, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian để gom lại, và vẫn không chắc là đã đủ.

5. Mỗi lần có thông báo từ cơ quan thuế là một lần lo lắng
Không hẳn vì bạn đã làm sai, mà vì bạn không chắc mình có sai hay không. Cảm giác “không biết mình có vấn đề gì không” thường khiến bạn căng hơn cả bản thân vấn đề.

6. Bạn phụ thuộc gần như hoàn toàn vào kế toán hoặc dịch vụ
Bạn tin tưởng người làm cùng, nhưng đồng thời cũng nhận ra: nếu không có họ, bạn sẽ không biết bắt đầu từ đâu. Điều này khiến bạn luôn ở trạng thái phụ thuộc, thay vì chủ động.

7. Không có checklist rõ ràng để tự rà soát hệ thống định kỳ
Mọi thứ đang được xử lý theo kinh nghiệm hoặc thói quen. Nhưng không có một danh sách rõ ràng để bạn (hoặc đội ngũ) tự kiểm tra xem: tháng này mình đã làm đủ chưa, có thiếu sót gì không.

8. Mỗi vấn đề phát sinh đều được xử lý riêng lẻ
Bạn xử lý rất tốt từng việc một. Nhưng mỗi lần là một cách làm khác nhau. Không có sự liên kết giữa các tình huống để tạo thành một quy trình nhất quán.

9. Bạn không nhìn được bức tranh tài chính một cách xuyên suốt
Bạn có thể biết một vài con số riêng lẻ. Nhưng để hiểu tổng thể doanh nghiệp mình đang ở đâu, dòng tiền đang đi như thế nào, xu hướng ra sao… thì vẫn còn khá mờ.

10. Luôn có cảm giác “có gì đó chưa ổn”… nhưng không gọi tên được
Đây là dấu hiệu rõ nhất. Không phải một lỗi cụ thể, mà là một cảm giác kéo dài. Bạn biết hệ thống của mình chưa thật sự chắc, nhưng không biết bắt đầu từ đâu để làm rõ.

Nếu bạn thấy mình ở 1–2 dấu hiệu trong số này, thì thật ra cũng bình thường thôi.

Vì đa số doanh nghiệp nhỏ đều đi qua giai đoạn này.

Nhưng có một điều mình muốn bạn thử, rất đơn giản:

Không cần làm lại toàn bộ hệ thống.
Không cần hiểu hết kế toán.

Tuần này bạn chỉ cần: dừng lại một chút, nhìn lại hệ thống của mình và viết ra 1 điểm khiến bạn chưa yên tâm nhất.

Chỉ một điểm thôi.

Vì sự rõ ràng không đến từ việc bạn làm nhiều hơn.

Nó bắt đầu từ việc bạn nhìn đúng vào một điểm đang mờ,
và quyết định làm rõ nó.

Phần còn lại, sẽ dần dần sáng ra. Rực rỡ là từ đấy anh em ơi.

Cả nhà cố lên!

04/05/2026

Thuế cơ sở 17 Thành phố Hồ Chí Minh xin giới thiệu đến quý Người nộp thuế tóm tắt Nghị định số 141/2026/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026.

Nguồn: Thuế cơ sở 17 TPHCM

26/04/2026

📦 CHỦ ĐỀ HÔM NAY: KINH DOANH ONLINE TRÊN MẠNG XÃ HỘI (SÀN KHÔNG CÓ CHỨC NĂNG THANH TOÁN) 📦

Thời gian qua, Thuế cơ sở 6 tỉnh Vĩnh Long nhận được rất nhiều thắc mắc từ các anh chị em bán hàng qua trang cá nhân Facebook, Zalo, Tiktok (không qua các sàn như Shopee, Lazada hay Tiktok Shop...).

Để bà con nắm bắt quy định mới nhất và an tâm buôn bán, cơ quan thuế xin tổng hợp và giải đáp các câu hỏi phổ biến nhất ngay dưới đây nhé! 👇

❓ CÂU HỎI 1: Bán hàng trên trang cá nhân có bắt buộc phải làm Giấy phép kinh doanh (GPKD) không?

✅ TRẢ LỜI: Chào bạn, đối với hình thức kinh doanh nhỏ lẻ trên mạng xã hội cá nhân, hiện hành KHÔNG BẮT BUỘC phải làm thủ tục đăng ký Giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên, bạn có quyền chủ động lựa chọn 2 hướng đi sau:

🔹 Lựa chọn 1 (Không làm GPKD): Bạn chỉ cần đến cơ quan thuế để đăng ký tư cách "Cá nhân kinh doanh" theo quy định tại Thông tư "86".

🔹 Lựa chọn 2 (Đăng ký GPKD): Nếu bạn muốn việc buôn bán minh bạch hơn, hoặc có định hướng sau này sẽ mở rộng bán hàng lên các sàn TMĐT lớn có thanh toán trực tuyến, bạn hoàn toàn có thể đăng ký GPKD với mã ngành "4791" (Bán lẻ theo yêu cầu đặt hàng qua bưu điện hoặc internet).

❓ CÂU HỎI 2: Bước sang năm "2026", quy định kê khai thuế cho người bán hàng online thay đổi như thế nào?

✅ TRẢ LỜI: Có thay đổi rất quan trọng, anh chị đặc biệt lưu ý nhé!

Căn cứ theo Quyết định số "844/QĐ-BTC" (ban hành ngày "06/04/2026"), biểu mẫu cũ là Tờ khai "02/TMĐT" đã chính thức bị bãi bỏ và không còn giá trị sử dụng. Thay vào đó, từ năm "2026", việc kê khai sẽ được áp dụng theo thủ tục mới tại Nghị định "68/2026/NĐ-CP" (ngày "05/03/2026"), phân loại chi tiết theo mức thu nhập như sau:

📈 Nếu doanh thu TRÊN "500 triệu đồng/năm": Anh chị sử dụng mẫu Tờ khai "01/CNKD". Khi thao tác điền thông tin, hãy nhớ tick chọn vào dòng: “Hộ KD chỉ có hoạt động kinh doanh trên nền tảng TMĐT, nền tảng số không có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán”.

📉 Nếu doanh thu TỪ "500 triệu đồng/năm" TRỞ XUỐNG: Anh chị sẽ sử dụng mẫu "01/TKN-CNKD".
(Lưu ý nhỏ: Hiện tại mẫu này chưa được đồng bộ lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và app eTax Mobile. Theo kế hoạch, hệ thống sẽ nâng cấp xong vào khoảng tháng "5" hoặc tháng "6". Thuế cơ sở 6 tỉnh Vĩnh Long sẽ đăng bài hướng dẫn thao tác từng bước ngay khi app sẵn sàng nhé!)

❓ CÂU HỎI 3: Mình từng được cấp nhiều Mã số thuế (cái thì đuôi "001", cái thì đuôi "888"). Giờ thao tác online thì dùng mã nào cho chuẩn?

✅ TRẢ LỜI: Anh chị không cần phải bận tâm về các phần đuôi mã số thuế nữa đâu nhé! Hãy dùng duy nhất Số Căn cước công dân (CCCD) để thao tác! 💳

Lý do là hiện nay, toàn bộ dữ liệu mã số thuế cũ (dù là đầu "001" hay đuôi "888") đều đã được ngành thuế tích hợp và đồng bộ thẳng vào số CCCD của công dân.
Do vậy, khi đăng nhập vào hệ thống eTax Mobile hoặc Cổng Dịch vụ công bằng số CCCD và nộp Tờ khai "01/CNKD", hệ thống sẽ tự động hiểu và ghi nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế cho anh chị một cách chính xác tuyệt đối. 💯

Nguồn: Thuế cơ sở 6 tỉnh Vĩnh Long

24/04/2026

Giải đáp thắc mắc về chương trình CEO Financial Clarity.

Câu hỏi 1: Với 90 phút thì có đạt được hiệu quả như 30 ngày không?

---
Lựa chọn 1: với 90 phút không làm hệ thống của bạn “tốt hơn”.
Nhưng đủ để bạn nhìn rõ.

Trong một buổi rà nhanh, tụi mình thường làm 3 việc:
Nhìn lại cách tiền đang đi: để thấy chỗ nào bạn đang phải “đoán”
Xem cách lưu chứng từ: để biết vì sao mỗi lần cần lại phải đi tìm
Rà nguyên tắc đang dùng: để thấy vì sao bạn chưa thật sự chủ động khi quyết định.

Sau 90 phút, bạn không có thêm việc để làm.
Nhưng bạn sẽ có:
→ một bức tranh rõ ràng về hệ thống hiện tại
→ 2–3 điểm cần xử lý trước
→ và biết nên đi tiếp hay dừng ở đó

Lựa chọn 2: Với 30 ngày là để:
→ xử lý từng lỗ hổng
→ thiết lập lại nguyên tắc kiểm soát cốt lõi
→ và giúp tình trạng không “tái phát”

Mình vẫn còn 3 suất rà nhanh 90 phút trong tháng này.
Mời anh chị chủ doanh nghiệp đăng ký để mình xem hệ thống của mình đang ở đâu, xin mời 👇

22/04/2026

HƯỚNG DẪN 9 BƯỚC THAY ĐỔI THÔNG TIN NGƯỜI PHỤ THUỘC TRÊN ETAX MOBILE
Infographic này minh họa quy trình thực hiện chức năng "Thay đổi thông tin người phụ thuộc" dành cho Người nộp thuế (NNT) chuẩn bị tự Quyết toán thuế TNCN trên ứng dụng di động eTax Mobile.💕💕

Nguồn: Thuế cơ sở 1 tỉnh Vĩnh Long

22/04/2026

Nhiều người nghĩ “rà hệ thống” là một việc rất phức tạp.
Nhưng thực ra, bạn chỉ cần rà đúng 4 thứ.

1. Dòng tiền đang đi như thế nào?
Tiền vào – tiền ra – có đi đúng logic không
Hay mỗi khoản là một cách xử lý khác nhau

2. Chứng từ đang nằm ở đâu?
Có 1 nơi rõ ràng hay rải rác nhiều kênh
Khi cần tìm có biết tìm ở đâu không

3. Quyết định đang dựa vào cái gì?
Duyệt chi có nguyên tắc không
Hay mỗi lần lại hỏi lại từ đầu

4. Báo cáo có phản ánh đúng thực tế không?
Số liệu đang dùng để ra quyết định có đáng tin không

Chỉ cần rà 4 thứ này, bạn sẽ bắt đầu thấy rất rõ:
→ mình đang nắm được gì
→ và đang “đoán” ở chỗ nào
Nếu bạn đang đọc và thấy “mình chưa từng rà đủ 4 thứ này”,
thì có thể bạn chưa thiếu công cụ.
Bạn chỉ đang thiếu một vòng rà đúng.

18/04/2026

Mình còn nhớ rất rõ cuộc gọi vào ngày cuối năm ngoái.

"Giàu ơi, kế toán làm báo cáo thường bao lâu thì có?
Hồ sơ chứng từ các thứ thường lưu thế nào vậy G?
Sao bên tớ toàn phải đợi mà tự đi tìm thì mở hết mail, đến cả zalo vẫn không ra.”

Bạn mình là chủ doanh nghiệp đào tạo kỹ năng mềm cho dân công sở, team khoảng 5 người.
Ngay từ đầu bạn làm khá kỹ càng: mua phần mềm kế toán, thuê kế toán riêng, theo dõi sổ sách chi tiết đầy đủ.

Vận hành khoảng hơn một năm, doanh thu ổn định, cũng là lúc bắt đầu có những dấu hiệu rất nhỏ:
- Cần xuất hóa đơn thì không biết xuất vào thời điểm nào cho hợp lý đúng luật
- Cần duyệt khoản chi thì không chắc khoản đó có hợp lệ không, hồ sơ còn thiếu gì
- Cần xem lại chứng từ cũ thì không biết tìm ở đâu, rải rác mỗi thứ một nơi.

Mọi thứ vẫn ổn, nhưng có một thứ xuất hiện rất rõ:
một cảm giác không yên tâm và mơ hồ mỗi khi phải ra quyết định liên quan đến tiền.

Bạn mình có nói: “Hay là mình thuê kế toán khác?”
Mình nghĩ: nếu chưa nhìn rõ hệ thống, thì thay người hay thêm công cụ cũng chưa chắc giải quyết được.
Vấn đề không nằm ở việc thiếu người hay thiếu công cụ.
Mà là các phần hiện có trong hệ thống chưa tự cảnh báo những rủi ro tiềm ẩn cho bạn.

Thế nên giải pháp mình đưa cho bạn không phải là thêm nhân sự hay thêm quy định/quy trình mới, và càng không phải là mua thêm ứng dụng phần mềm, mà bắt đầu bằng một vòng rà lại hệ thống kế toán tài chính hiện có.

Bắt đầu từ RÀ:
Rà dòng tiền đang đi
Rà cách lưu trữ chứng từ
Rà lại quy tắc kiểm soát và các quy định đang áp dụng.

Để làm RÕ:
chỗ nào đang làm theo thói quen
chỗ nào chưa có điểm kiểm soát
chỗ nào nếu kéo dài sẽ thành rủi ro mất tiền.

Và từ đó bạn tiến tới CHỦ:
làm rõ lại nguyên tắc thu chi, phát hành hóa đơn
siết lại những điểm cần kiểm soát
gom toàn bộ chứng từ về một hệ thống lưu trữ thống nhất, dễ tìm.

Ba tháng sau, điều thay đổi rõ nhất mà bạn mình có được không phải là hệ thống xịn hơn.

Mà là bạn đã đi từ chỗ:
Mỗi lần duyệt một khoản chi là phải dừng lại hỏi lại 2–3 nơi
Không chắc bộ hồ sơ đã đủ hay chưa, nên thường chọn cách chờ
Mỗi lần cần kiểm lại chứng từ mất 20–30 phút để lục lại email, file rời.
Và gần như tuần nào cũng có ít nhất một lần cảm giác:
“Có gì đó không ổn… nhưng không biết nó nằm ở đâu.”

Đến chỗ:
Nhìn một khoản chi là biết ngay cần bộ hồ sơ gì và đang thiếu hay đủ.
Thời gian kiểm tra một khoản giảm từ 20–30 phút xuống còn vài phút.
Cần tìm lại chứng từ là biết chính xác nằm ở đâu, không còn lục nhiều kênh.

Và quan trọng hơn:
Không còn cảm giác “chưa chắc” khi ra quyết định. Mà là biết rõ mình đang kiểm soát cái gì, và rủi ro đang nằm ở đâu.

Nếu bạn cũng đang ở trạng thái “mọi thứ vẫn chạy nhưng mình không thật sự yên tâm”, cứ nhắn mình, mình sẽ gửi bạn cách mình thường bắt đầu một vòng rà soát để nhìn ra điểm mù và lấy lại quyền kiểm soát.

Hoặc bạn có thể tham khảo chương trình chi tiết dưới comment để lựa chọn một phiên rà soát nhanh 90 phút hay một đợt rà soát sâu hơn 21-30 ngày.

17/04/2026

Cùng là muốn kiểm soát doanh nghiệp, nhưng nhiều người càng cố kiểm soát lại càng rối hơn.
Cùng là muốn doanh nghiệp chạy gọn hơn, nhưng nếu chỉ lỗi đâu sửa đó, bạn sẽ bận hơn mà vẫn không thật sự nắm bắt được.

Đây có phải là cách bạn đang làm:
có vấn đề thì xử lý
nghe cái gì hay thì áp dụng
thiếu đâu bổ sung đó.

Kết quả thường sẽ là:
bận hơn rất nhiều
nhiều việc hơn
nhưng vẫn không chắc mình đang kiểm soát được gì.

Và đôi khi trì hoãn thử nghiệm mới, ứng dụng mới
Đây là cách bạn nên thử: Không bắt đầu bằng việc làm nhiều hơn.

Mà đi theo một cơ chế rõ:
Rà – Rõ – Chủ
Rà: rà lại hiện trạng hồ sơ, luồng vận hành kế toán tài chính, để biết doanh nghiệp đang kiểm soát được gì, và đang bỏ sót gì.
Rõ: chỉ ra những điểm mù, điểm rủi ro và những chỗ đang lặp lại sai sót mà doanh nghiệp chưa thực sự nhìn ra.
Chủ: thiết lập lại một số nguyên tắc kiểm soát cốt lõi để chủ doanh nghiệp không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc ai đó làm thay.

Đây là cơ chế không phải để rà soát và chỉ ra lỗi mà tạo ra khả năng tự nhìn – tự hiểu - và tự kiểm soát cho chính hệ thống kế toán tài chính cho doanh nghiệp của mình.
Vì nếu không có cơ chế, bạn sẽ luôn phải sửa cùng một vấn đề nhiều lần.

Bạn đang ở lâu trong bước nào nhất?

14/04/2026

Cứ tưởng mình làm đúng cho đến khi.....nhận được một văn bản thông báo từ cơ quan thuế.

Một ví dụ điển hình cho cty dịch vụ nhỏ tinh gọn, ngành tư vấn thiết kế. Hoạt động đến năm thứ hai khi doanh doanh tương đối ổn định, anh CEO đã sẵn sàng bỏ ra số tiền lớn để đầu tư một hệ thống phần mềm quản lý.
Bởi vì anh rằng khi có hệ thống, công việc thủ sẽ giảm tải đáng kể, an tâm kinh doanh và mọi thao tác sẽ trở nên chuyên nghiệp nhanh chóng hơn.

Thế rồi khi có một thông báo từ thuế cơ sở, đơn giản là yêu cầu giải trình về chêch lệch số liệu giữa tờ khai thuế và hệ thống hóa đơn điện tử đang ghi nhận.
Thì hệ thống phần mềm kia thật sự chưa làm anh bớt lo lắng.
Vì nhân sự ít, cty mất thời gian khoảng 10-12 ngày mới tập hợp đầy đủ chứng từ.
Chưa kể có nhiều nghiệp vụ thiếu hóa đơn, nhớ có lưu rồi mà ở đâu không thấy, phải tìm trong trong email, zalo, trong máy tính cá nhân.

Lúc này mới thấy, thứ ưu tiên không hẳn là công nghệ đặc biệt với DN siêu nhỏ ngành dịch vụ.

Mà là:
Một hệ thống các quy trình kế toán thuế cơ bản.
Một hệ thống lưu trữ rõ ràng.
Một bộ quy tắc cảnh báo rủi ro.
Để anh và doanh nghiệp của mình biết mình đang đứng ở đâu, mức độ rõ ràng đang như thế nào.
Và cả các quyết định của người làm chủ như anh đang dựa trên quy tắc quy định nào hay chỉ là thói quen cảm tính.

Có một số niềm tin rất phổ biến đang hiện hữu trong các DN nhỏ tinh gọn:
Mong rằng mua phần mềm là giải quyết được bài toán báo cáo tự động.
Dùng thêm công cụ AI là giảm được rủi ro về hóa đơn chứng từ.
Sẵn sàng học khóa cập nhật thông tư nghị định để gỡ rối được những điều chưa rõ.
Tất cả những hành động đó đều hoàn toàn hợp lý.

Nhưng thực tế là những thứ đó chỉ là công cụ hoặc những giải pháp rời rạc.
Nếu không có một hệ thống đủ rõ ngay từ đầu, thì càng làm nhiều càng dễ kiệt sức và cả rủi ro.
Chưa kể hệ lụy kéo theo sẽ là:
thiếu chứng từ, thiếu hóa đơn,
thu chi vượt ngân sách,
Không kiểm soát được tỷ trọng chi phí vận hành,
doanh thu, chi phí ghi nhận không đúng thời điểm,
Mất thời gian tổng hợp giải trình, mất tiền vì những sai sót ngầm kéo dài.
Chúng ta sẽ vừa mất thời gian, mất năng lượng và có thể mất cả tiền bởi chính những điều mà mình tưởng là mình đã làm đúng.

Rõ ràng trong trường hợp này không phải cứ làm nhiều hơn, học nhiều hơn, hay mua công cụ tốt hơn.
Rõ ràng chúng ta nên ưu tiên là bắt tay rà soát, hoàn thiện một quy chế chi tiêu nội bộ, áp dụng một quy trình thanh toán, hay đơn giản là tuân thủ việc thanh toán không dùng tiền mặt, tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản ngay từ đầu.

2026 là lời mời cho khởi nghiệp kinh tế tư nhân, cũng là lúc chúng ta đang đến một giai đoạn mà sự rõ ràng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Một sự rõ ràng bắt đầu bằng việc chúng ta chịu khó cải tiến những điểm rất nhỏ.

Ngay lúc này, nếu bạn cảm thấy có điều gì đó chưa an tâm, hay để chủ động trước sự rõ ràng thì bạn có thể bắt đầu bằng việc ngồi lại và rà lại một vòng:
- Quy chế, quy trình hiện tại đã phù hợp chưa
- Tham chiếu với thông tư, nghị định hiện hành để xem có chỗ nào doanh nghiệp chưa được cập nhật bám sát
- Hồ sơ chứng từ đã được lưu trữ đầy đủ chưa

Chỉ cần rõ một điểm nhỏ, rồi bắt tay bổ sung điều chỉnh những chỗ chưa rõ. An tâm tự khắc mở ra.

Hay nếu bạn cần mình có thể gửi cho bạn một checklist để bạn tự kiểm tra nhanh hệ thống của mình, để biết bạn đang rõ hay có gì có thể làm sáng tỏ hơn.

Nguồn: Ngoc Giau Truong

RICH OPS - Trợ lý vận hành

21/05/2026

04/05/2026

26/04/2026

24/04/2026

22/04/2026

22/04/2026

18/04/2026

17/04/2026

14/04/2026

Address

Website

Alerts

Shortcuts

Share

Category