11/07/2025
Giảm 2/3 "Thời Gian Chết" Trong Sản Xuất, Đừng Để Nhà Máy "Đốt Hàng Tỷ Đồng" Vì Lỗi Quản Lý Thủ Công
Xuất phát là 1 doanh nghiệp sản xuất nhỏ, sau hơn 10 năm, công ty tôi đã mở rộng quy mô thêm nhiều nhà máy với hàng ngàn công nhân. Nhưng đây cũng là lúc doanh nghiệp bộc lộ những “lỗ hổng” lớn trong vận hành.
Cách quản lý doanh nghiệp thủ công bằng các công cụ Excel, Giấy tờ, Email… phát sinh nhiều công việc, quy trình “không tên”, khiến cho tiến độ sản xuất bị trì trệ, chi phí cho “thời gian chết” tăng chóng mặt làm cho lợi nhuận sụt giảm nhanh chóng. Đôi khi chỉ cần 1 người làm chậm tiến độ cũng kéo theo cả quy trình tổng bị chậm trễ. Vẫn biết rằng “thời gian chết” trong sản xuất là không được phép, nhưng để cải thiện nó không phải chuyện một sớm một chiều.
Các quản đốc xưởng cũng đều xuất thân từ dân kỹ thuật nên họ thường làm tốt phần chuyên môn, việc quản lý hoạt động trong nhà máy, theo dõi tiến độ làm việc của nhân công… đều chưa tốt. Khi phát sinh nhiều đơn đặt hàng từ khách hàng, thì những vấn đề như nhập thiếu nguyên vật liệu đầu vào, máy móc hỏng hóc, tồn kho, vận chuyển… khiến cho quy trình bị “tắc nghẽn”, lãng phí nhiều thời gian chờ đợi để giải quyết vấn đề, từ đó chi phí đội lên “đáng báo động”.
Qua chia sẻ của 1 CEO cùng ngành, tôi có cơ hội tiếp cận mô hình Just-In-Time trong sản xuất và nhận ra rằng: Muốn tối ưu hiệu suất, cắt giảm chi phí tối đa, thì mọi khâu trong tiến trình đều phải được tinh gọn và thực hiện “ngay lập tức”, không được phát sinh “thời gian chết”. Nghĩa là tôi cần làm “Đúng sản phẩm - Đúng số lượng - Đúng thời điểm”. Từ đó hướng tới mục tiêu “Tồn kho bằng không - Thời gian chờ đợi bằng không - Chi phí phát sinh bằng không”.
Để làm được điều này, tôi cần một công cụ hỗ trợ quản lý có đầy đủ tính năng để áp dụng vào doanh nghiệp. Qua giới thiệu của anh bạn, tôi biết đến Base: https://by.tn/no2t. Sau 3 tháng áp dụng phần mềm này, công ty đã giảm tải được tới 2/3 “thời gian chết” trong sản xuất, tăng 50% năng suất và giảm tối đa chi phí so với trước kia.
Các quy trình xử lý đơn hàng, xuất nhập kho nguyên vật liệu… đều được thực hiện trơn tru, nhanh gọn. Không còn mất thời gian vào việc tra soát dữ liệu qua từng file Excel, Email, Giấy tờ… nữa. Tôi có thể theo dõi trạng thái các đơn hàng một cách dễ dàng hơn. Từng đơn đặt hàng được thể hiện bằng 1 thẻ nhiệm vụ trên một nền tảng thống nhất. Khi nhìn vào đây, bất cứ ai cũng sẽ đọc được tổng số nhiệm vụ: lượng đơn đặt hàng, từng bước có số lượng đơn hàng là bao nhiêu…Tương ứng, mỗi thẻ nhiệm vụ sẽ có người thực hiện + thời gian còn lại.
Đồng thời, tôi quản lý được nguyên vật liệu đầu vào - đầu ra bao gồm cả số lượng và chất lượng. Các đơn đặt hàng đúng hẹn hay trễ hẹn đều được thể hiện qua thẻ báo xanh/đỏ. Từ đó phát hiện quy trình chưa tối ưu ở điểm nào để tìm cách xử lý. Phần mềm giúp các bộ phận liên quan có thể phối hợp công việc với nhau thông qua phần bình luận, nhắc việc, để đảm bảo tiến độ đơn hàng đúng so với cam kết ban đầu.
Thêm nữa, tôi theo dõi được tình trạng máy móc, vật tư như thế nào, bao gồm: số lượng cần sửa chữa - bảo dưỡng, số lượng cần mua mới. Chi phí là bao nhiêu? Khi có một máy bị hỏng, tôi tra soát được nó đã hỏng bao nhiêu lần, hỏng lỗi gì, nhập từ nhà cung cấp nào? Các cấp nhân sự đã đưa ra phương án khắc phục hay chưa? “Thời gian chết” đến từ máy móc được khắc phục triệt để khiến chi phí giảm ít nhất 50%.
Không những vậy, Base giúp cắt giảm tối đa thời gian truyền lệnh sản xuất. Các quy trình và đề xuất được thực hiện nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và tăng tính tương tác giữa các bộ phận. Các cấp quản lý và lãnh đạo có thể phê duyệt đề xuất mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
Tiện đây để lại cho các Sếp link đăng ký phần mềm: https://by.tn/no2t yên tâm áp dụng cho từng bộ phận. Sếp tiết kiệm được hàng chục giờ đồng hồ mỗi tuần, tha hồ dành thời gian xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp. Chứ cứ mải mê vật lộn, chạy theo nhân viên ở nhà máy, khổ lắm!
Phần mềm Base được tin dùng bởi hơn 9000+ doanh nghiệp, phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, hoạt động và quy mô nhân sự lớn nhỏ khác nhau