Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thương mại Phú Thành Đạt được Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh với các chức năng chính:
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
- Sản xuất và cung cấp phần mền quản lý văn thư, lưu trữ;
- Sản xuất và cung cấp giá lưu trữ hộp lưu trữ, bìa hồ sơ;
- Số hóa tài liệu lưu trữ;
- Tư vấn ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư - lưu trữ;
- Tư vấn xây dựng văn bản chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ;...........
Hiện nay, Đảng và Nhà nước ta đánh giá rất cao vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ trong việc quản lý, xây dựng và bảo vệ đất nước. Những năm gần đây, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng để khẳng định vai trò, giá trị của tài liệu lưu trữ, đồng thời yêu cầu các cơ quan tổ chức quản lý chặt chẽ, chỉnh lý khoa học và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả nhất (Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định 111/2004/NĐ-CP, Chỉ thị 05/2007/CT-TTg, Thông tư số 09/2007/TT-BNV…)
Vừa qua, theo nhu cầu các cơ quan, Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thương mại Phú Thành Đạt đã khảo sát và chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ giúp một số cơ quan, tổ chức trên phạm vi cả nước. Qua khảo sát thực tế về thực trạng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan tổ chức, Công ty cảm thấy nhu cầu hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ là rất lớn. Tại nhiều cơ quan, tài liệu còn trong tình trạng bó gói, chất đống, khó xác định được nội dung, tài liệu có giá trị lưu trữ với tài liệu hết giá trị. Tình trạng này dẫn đến những khó khăn trong quản lý, tiếp cận tài liệu lưu trữ, lãng phí kho tàng, tài liệu hư hỏng, không xác định được giá trị tài liệu để giữ lại những tài liệu có giá trị và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Sau một thời gian hoạt Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thương mại Phú Thành Đạt đã nhanh chóng củng cố, đào tạo và xây dựng đội ngũ cán bộ viên chức ngày càng lớn mạnh và phát triển cả về số lượng, trình độ và năng lực làm việc. Về nhân lực
Công ty hiện có trên 30 cán bộ chỉnh lý, những chuyên gia và cán bộ khoa học có năng lực, kinh nghiệm chuyên nghành văn thư - lưu trữ chuyên thực hiện các dịch vụ nghiệp vụ về - văn thư lưu trữ. Trình độ chuyên môn
Đội ngũ chuyên gia và các cán bộ chỉnh lý chuyên nghiệp được đào tạo từ các trường:
1. Đại học tổng hợp (Nay là Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội)
2. Trường Cao đẳng Văn thư lư trữ Trung ương I (Nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội). Viết phần mềm chuyên dụng quản lý khai thác tài liệu lưu trữ phù hợp với từng phông tài liệu cụ thể;
2. Viết phần mền song ngữ quản lý khai thác tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức;
3. Đào tạo, hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm chuyên dụng;
4. Ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở giữ liệu tài liệu lưu trữ. IV Cơ sở sản xuất
Hiện nay công ty có phân xưởng sản xuất với 18 cán bộ công nhân viên chuyên sản xuất hộp hồ sơ lưu trữ, cặp hồ sơ, bìa hồ sơ lưu trữ với yêu cầu kỹ thuật về tiêu chuẩn của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước cũng như yêu cầu của phía khách hàng. V Những đơn vị công ty đã thực hiện việc chỉnh lý và cung cấp vật tư
1, Về chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
+ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
+ Ban triển khai dư án VNP – Công ty Dịch vụ Viễn thông.
+ Chi cục thuế huyện Bắc Hà tỉnh Lào Cai.
+ Chi cục thuế huyện Bát Xát tỉnh Lào Cai.
+ Chi cục thuế huyện Mường Khương tỉnh Lào Cai.
+ Chi cục thuế huyện Si Ma Cai tỉnh Lào Cai.
……
2, Về Cung cấp Vật tư Văn phòng phẩm :
+ Tổng công ty Bảo Việt.
+ Công ty Than Nam Mẫu – Vinacomin.
+ Công ty Than Hồng Thái – Vinacomin.
+ Cục thuế tỉnh Lào Cai.
+ Sở Ngoại vụ TP Hà Nội.
+ Công ty CP Dịch vụ Hành chính Văn phòng Thăng Long.
+ Trường Đào tạo, Bồi dường Cán bộ, Công chức bộ Nội Vụ.
+ Công ty Cổ phần Tư vấn và Dịch vụ Khoa học Tài liệu Thăng Long.
………………
VI. Quy trình chỉnh lý
Việc tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của Công ty được thực hiện theo đúng quy trình chỉnh lý của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước ban hành tại Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 28/08/2005 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Các loại hình dịch vụ
1. Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư lư trữ;
2. Cung cấp các thiết bị bảo quản;
4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - Lưu trữ (viết phần mềm chuyên dụng bằng song ngữ Việt - Anh, Việt - Nga, Việt - Pháp;
6. Số hóa tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu cho các phông tài liệu lưu trữ;
7. Khử trùng tài liệu lưu trữ;
8. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. Về phương thức thực hiện
Công ty triển khai nhiều hình thức tùy theo tình hình thực tế của các cơ quan, cụ thể như sau:
1. Hình thức chọn gói: Công ty ký hợp đồng và nhận thực hiện toàn bộ công việc, từ khi tiếp nhận bàn giao tài liệu của các cơ quan, tổ chức đến khi kết thúc chỉnh lý tài liệu và bàn giao chỉnh lý khoa học, mục lục, phần mềm quản lý và phục vụ khai thác.
2. Hình thức chuyên gia, hỗ chợ, tư vấn: Công ty sẽ cử cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đến hướng dẫn các cơ quan, tôt chức, đơn vị thực hiện chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ, kiểm tra, giám sát chất lượng kết quả chỉnh lý.
3. Hình thức phối hợp cùng thực hiện: Công ty sẽ cử đội ngũ cán bộ chuyên môn đến thực hiện trực tiếp cùng với đội ngũ cán bộ được phân công tham gia của các cơ quan, đơn vị theo kế hoạch, phương án chỉnh lý đã được các bên tham gia thống nhất. Thủ tục pháp lý
Thông qua hợp đồng chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ và hợp đồng dịch vụ khác về lĩnh vực văn thư lưu trữ, Công ty đảm bảo đầy đủ mọi thủ tục pháp lý của một đơn vị dịch vụ được phép hoạt động về lĩnh vực này trên phạm vi toàn quốc, có đủ chức năng nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ có năng lực và tư cách pháp nhân để thực hiện các dịch vụ kể trên, Công ty sẽ hoàn tất mọi thủ tục pháp lý cần thiết, cung cấp hóa đơn tài chính phụ vụ cho công tác thanh quyết toán dịch vụ cho các cơ quan, đơn vị đúng với các quy định của nhà nước. Chế độ bảo mật
Công ty sẽ thực hiện chế độ bảo mật tài liệu trong quá trình chỉnh lý và sau khi thực hiện chỉnh lý theo quy định của nhà nước. XI. Kinh phí thực hiện
Tính theo đơn giá quy định tại Thông tư số 12/2010TT-BNV của bộ Nội vụ ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2010 về hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ và sự thỏa thuận giữa các cơ quan, đơn vị với Công ty. XII. Các thỏa thuận khác
1. Tổ chức tập huấn hướng dẫn cho cán bộ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ về cách thức tra cứu, sử dụng mục lục thống kê, phần mềm quản lý tài liệu, cách khai thác tài lệu;
2. Thực hiện các nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nước;
3. Thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ khác quy định cụ thể trong từng hợp đồng. Trên đây là một số thông tin cơ bản về dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ và các dịch vụ khác về công tác văn thư - lưu trữ do Công ty đã và đang thực hiện. Với đội ngũ chuyên gia và các cử nhân khoa học chuyên nghành văn thư lưu trữ, chúng tôi tin rằng có thể đáp ứng được yêu cầu đặt ra từ phía các cơ quan, tổ chức. Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét, tổ chức phối hợp thực hiện, góp phần thực hiện tốt quy định của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ.
