22/11/2018
OFFICE 365 Como “Colaborar” na sua Empresa
Quando o Microsoft SharePoint local era o principal produto de colaboração da Microsoft, as empresas construíam as suas estratégias de colaboração contando unicamente com as suas capacidades. Com o OFFICE 365 Suite as empresas começaram a aproveitar o diverso leque de ferramentas de colaboração disponibilizadas pela Microsoft. No entanto, será necessário as empresas ajustarem as diversas ferramentas às suas necessidades e estratégias, de forma a que cada ferramenta seja utilizada realmente para o seu fim e de forma coerente. Resumindo, a empresa necessita de traçar uma arquitectura de ferramentas de Colaboração que sirva da melhor forma as suas necessidades e evolução futura.
O que conta como ferramentas de colaboração no Office 365?
A Microsoft foca-se na satisfação das necessidades de colaboração das equipas, independentemente da dimensão, localização e dispositivos de utilização.
O Office 365 Colaboration kit inclui actualmente as ferramentas seguintes:
• Sites de equipe e comunicação no SharePoint Online
• Sites de Hub no SharePoint Online
• Grupos do Outlook
• Grupos do Yammer
• Microsoft Teams
• Skype For Business Online integrado no Microsoft TEAMS
Sem um apoio especializado será muito fácil as empresas se perderem na melhor definição da arquitectura de ferramentas a utilizar, pois com a diversidade de ferramentas existentes os utilizadores dificilmente poderão entender a diferença entre elas.
TEAM Sites no SharePoint Online
Com o TEAM Sites os utilizadores podem localizar rapidamente uma Página familiar com um feed de notícias, um feed de atividades e bibliotecas de documentos. Graças a uma integração do SharePoint Online com o OneDrive, o TEAMS pode continuar a colaborar em documentos a partir de qualquer local e sem necessidade de ligação à Internet através das pastas offline do OneDrive.
Com o Microsoft Flow, os TEAM Sites do SharePoint Online suportam fluxos de trabalho e permitem que os utilizadores troquem informação com outros serviços da Microsoft ou de terceiros. Com o TEAMS pode-se usar dados armazenados em listas do SharePoint para criar aplicativos com o Power apps. Os aplicativos móveis suportam o SharePoint e desta forma os utilizadores podem aceder ao TEAMS sempre que necessitarem.
Sites de comunicação no SharePoint Online
Os Sites de Comunicação servem para cruzar as diversas fronteiras de colaboração de equipes e apoiar a interacção dos colaboradores da Organização. A informação publicada num site de comunicação será automaticamente disponibilizada para toda a Comunidade na Homepage do SharePoint, ao contrário de um Site de Equipe que mantem a informação de colaboração da equipe privada.
Os Sites de comunicação permitem uma personalização simplificada,de forma a que os utilizadores possam criar sites personalizados no SharePoint sem envolver equipas de programação. Em geral, os sites de comunicação permitirão intranets na Cloud de uma natureza realmente corporativa, envolvendo todos os utilizadores, numa comunicação bastante simples e interactiva e na partilha de conhecimento entre todos.
HUB Sites no SharePoint Online
Funcionalidade muito recente tendo como principal objetivo juntar todas as atividades de equipe do SharePoint e sites de comunicação relacionados em uma única área de colaboração. Os HUB Sites oferecerão a mesma navegação, pesquisa e aparência em todos os sites associados, criando assim grupos de sites do SharePoint bem organizados e fáceis de seguir.
Por exemplo, se um departamento de marketing implementar diversos sites de equipe e de comunicação, poderão utilizar HUB Sites para obter todas as actualizações em todos os sites em um único local. Desta forma poderá ajudar os membros da equipe a receberem alertas e a darem o devido feedback das atividades de marketing para os gestores de topo.
Grupos do Outlook para Colaboração
Embora o Office 365 assuma o SharePoint como a ferramenta principal para a Colaboração numa Organização, nem sempre é a melhor ferramenta para necessidades de colaboração menores. Por essa razão, a Microsoft expandiu os Grupos do Office 365 de forma a integrar todas as ferramentas de colaboração disponíveis. Ao criar um grupo do Outlook os utilizadores acedem a um conjunto de ferramentas de colaboração, incluindo:
• Caixa de entrada do Outlook compartilhada para suportar as conversas de email entre membros do grupo e utilizadores externos
• Calendário compartilhado para gerir eventos de grupo
• Biblioteca de documentos do SharePoint para armazenar e compartilhar arquivos de grupo
• OneNote compartilhado para gerir as ideias de grupo
• TEAM Sites do SharePoint para habilitar a total colaboração de todos os elementos do Grupo
• Planner para permitir a gestão de tarefas entre todos os elementos do Grupo
Grupos do Yammer para colaboração
Considera-se o YAMMER a rede social da Microsoft. A lógica de grupos do Yammer é muito semelhante ao dos grupos do Outlook. Portanto, quando um grupo do Yammer é criado, os utilizadores têm acesso a todas as ferramentas acima mencionadas com uma única exceção: a colaboração de caixa de entrada partilhada transforma-se em actividades de conversações no Yammer. A ferramenta também oferece suporte á partilha de arquivos e permite adicionar utilizadores externos ao processo de colaboração.
Microsoft TEAMS
Com o TEAMS os colaboradores podem criar canais abertos para colaborarem em diferentes tópicos ou organizar canais isolados para comunicação privada. Totalmente integrado com o Skype, o TEAMS permite aos colaboradores realizarem conferências de voz e vídeo (mensagens instantâneas, VoIP, áudio, vídeo e Webconferência). Além disso, as equipes podem diversificar a colaboração da equipe com atributos de redes sociais, como emojis, adesivos e GIFs.
TEAMS é também uma boa ferramenta para os membros da equipe localizados em diferentes escritórios ou mesmo países e que dependam de reuniões on-line ou que necessitem de colaborar constantemente em projectos, independentemente da sua localização.
O SharePoint como principal ferramenta de colaboração corporativa
Olhando para esta multiplicidade de opções de colaboração, as empresas podem pensar que o SharePoint perdeu alguma preponderância para as outras ferramentas do Office 365. Enquanto várias ferramentas de colaboração do Office 365 Suite abrangem diferentes necessidades de colaboração de e-mail para videoconferência, o SharePoint ainda permanece no núcleo da colaboração de equipe. Somente o SharePoint é capaz de oferecer suporte a colaboração massiva de conteúdos. O SharePoint é a solução certa para empresas e equipes que precisam de gestão de documentos, de projectos ou soluções de gestão de conhecimento. Intranets corporativas totalmente funcionais são impossíveis sem o SharePoint. As equipes podem colaborar em qualquer um dos grupos do Office 365, mas assim que o volume de conteúdos subir consideravelmente, a organização ou equipe terá de assumir o SharePoint como principal ferramenta de Colaboração do OFFICE 365.
O SharePoint permite colaboração baseada em fluxos de trabalho e uma pesquisa totalmente centralizada, bem como não nos podemos esquecer que todos os documentos armazenados através dos Grupos das Outras Ferramentas do Office 365, são armazenados no próprio Sharepoint.
A combinação perfeita de Colaboração?
Várias ferramentas de Colaboração dão às organizações a oportunidade de criar equipes exclusivas de Colaboração. No entanto, antes de implementar uma ferramenta específica, as empresas têm que analisar exaustivamente as suas necessidades de evolução e adequar os seus requisitos a cada ferramenta específica.
