10/06/2020
1. Ziele der Stelle
Die Stelleninhaberin sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Sekretariat und gewährleistet eine optimale Unterstützung ihres Vorgesetzten. Sie
ist das Bindeglied zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den Abteilung und ihrem Vorgesetzten.
2. Zuständigkeiten
Allgemeine Sekretariatsaufgaben
Monatliches Berichtswesen
3. Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzbereich
Bearbeitung der Post
Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate
Erledigung der Korrespondenz – Briefe und E-Mails – nach Diktat, Vorlage
Führung und Organisation der Ablage und Wiedervorlage
Interne und externe Terminkoordination
Lesen und gegebenenfalls Bearbeitung der E-Mails des Vorgesetzten
Rechnungsprüfung und Freigabe
Prüfung der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit
Terminverfolgung von Vorgängen
Verteilung und Organisation interner Umläufe
Vorbereitung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen
Rechnungskontrolle
Recherchen im Internet/in Datenbanken
Vorkontieren und Kassabuch führen
Zeichnungsbefugnis Im Auftrag (i. A.)
4. Sonstige Befugnisse
Bankvollmacht
Postvollmacht
5. Neben den hier aufgeführten Aufgaben verpflichtet sich die Stelleninhaberin, andere ihren Fähigkeiten entsprechende Aufgaben zu übernehmen, die betrieblich notwendig sind.
Bewerbungsunterlagen per Mail an [email protected]
