03/11/2022
In dieser Position bist Du die zentrale Anlaufstelle für alle Kolleginnen und Kollegen. Du hast ein offenes Ohr für Ihre Anliegen, bist kommunikativ und serviceorientiert. Eingebunden bist Du im Team des Administrationskreises, dass bei unserem Schwesterunternehmen als Know-How-Träger für verwaltungstechnische Belange gilt.
Zu Deinen Hauptaufgaben zählen vor allem der Frontoffice-Bereich mit Kunden-/Lieferantenbetreuung und der Bereich Finance mit der Eingangs- bzw. Ausgangrechnungs- und Spesenverwaltung.
Deine Aufgaben als Teil des zentralen Teams umfassen:
* Betreuen des Empfangsbereichs für Kunden, Partner & Lieferanten
* Entgegennahme von Telefonaten, zentralen E-Mails und physischer Postsendungen
* Kommunikation mit Versicherungen bzw. Verwalten der Polizzen
* Verwalten von Kreditkartenabrechnungen und Spesen
* Erfassen von Eingangsrechnungen und Weitergabe zur Zahlungsfreigabe
* Ausgangsrechnungen verschicken und Zahlungseingänge überprüfen
* Zusammenarbeit mit dem externen Buchhaltungspartner
* Schnittstelle zur Hausverwaltung
* Fuhrparkmanagement (Leasingpartner und Versicherungen)
* Bestellung und Verwaltung von Mobiltelefonen und Datenpackages
* Einkauf von nicht IT-spezifischen Produkten bzw. lt. Anforderungen der Mitarbeiter
* Unterstützung der Kolleg*innen bei allgemein administrativen Themen
* Koordination des innerbetrieblichen Arbeitsschutzes/Arbeitsmedizin
Dein Profil:
Die Rolle erfordert oftmals, viele Aufgaben gleichzeitig zu meistern und zusätzlich mit vielen Personen zu kommunizieren, weshalb eine mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Tätigkeit sehr wichtig ist.
Was du daher mitbringen solltest:
* Zumindest 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle
* Umfassende Microsoft Office Kenntnisse
* Hohe Selbstorganisation und strukturierte Arbeitsweise
* Freude an abwechslungsreichen Tätigkeiten
* Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch und Englisch in Wort & Schrift)
* Sehr gute kaufmännische Kenntnisse
* Hohe Soziale Kompetenz
Am wichtigsten ist jedoch, dass Du offen für vielseitige Aufgabenstellungen, serviceorientiert und bereit für schnelle und flexible Lösungen bist.
Das kannst Du erwarten:
In dieser Rolle bist Du eine zentrale Ansprechperson vor Ort im Büro unseres Kunden, daher erfordert es fixe Arbeitszeiten und Anwesenheit vor Ort.
Dennoch besteht die Möglichkeit im Team halbe Tage zu tauschen und auch z.b. 2 Freitage im Monat im Home Office zu arbeiten.
Die Rolle erfordert zumindest 36 Wochenstunden, daher bietet unser Schwesterunternehmen 2 Modelle
-> 36 Wochenstunden bei Vollzeitgehalt
-> 38,5 Wochenstunden und 1 Woche Urlaub zusätzlich
Die Mitarbeiter*innen schätzen die holokratische Organisation und die damit verbundene Safe-Enough-To-Try Kultur, die es jedem/r ermöglicht, das zu tun, was er/sie am besten kann und gleichzeitig die Organisation von innen zu gestalten. Es wird alles getan, um Mitarbeiter*innen ein Umfeld zu bieten, in dem sie sich wohlfühlen.
Daher bietet unser Kunde zusätzlich zu Deinem Gehalt von ab 2000€ Brutto / Monat:
* Vertrauensarbeitszeit
* Extra Urlaubstage
* Öffi Ticket bzw. nach Verfügbarkeit auch einen Firmenparkplatz
* Mitarbeiter*innen Vorsorge-Versicherung
* Sehr gute Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Jede Menge Spaß
* Zahlreiche Firmen-Events
* After-Work-Sessions
Das wichtigste jedoch ist für alle Mitarbeiter*innen, dass sie mit herausragenden Kolleg*innen an herausfordernden Aufgaben arbeiten können. Denn gute Leute lieben es, wenn sie das Gefühl haben, es gibt noch jemanden, der besser ist als sie selbst.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung auf [email protected]
