La administración de edificios y condominios (CBBA) nace para soluciones integrales como a las comunidades de edificios y condominios, personalizada de forma presencial con experiencia de 10 años. (1º parte)
CONSEJERO INMOBILIARIO·DOMINGO,
Habitualmente los copropietarios o los nuevos administradores que se inician por primera vez en este ofi
cio se han preguntado, ¿Qué es lo primero que debo hacer para iniciar una administración?, acá una pequeña orientación de las acciones básicas a realizar para comenzar a administrar.
1.- Revisión del Reglamento Interno del Condominio
El objetivo de este Reglamento Interno de Convivencia es regular los aspectos de convivencia dentro de la comunidad y ayudar a preservar las instalaciones de tal modo de mejorar la calidad de vida, la seguridad y la plusvalía del condominio. El contenido de sus disposiciones es complementario del Reglamento de Copropiedad, documento que comprende las normas generales. En ningún caso lo reemplaza.
2.- Conocimiento de la estructura del Comité Administrativo
(Nombres, funciones y responsabilidades)
El Comité de Administración, no sólo es un órgano de nexo entre la asamblea y el administrador, sino que tiene sus propias obligaciones y facultades que lo transforman en una entidad clave para el funcionamiento del condominio. Tanto es así, que se puede dar el caso que el condominio decida no contratar los servicios de un administrador, pero jamás podrá resolver no nombrar su Comité de Administración, obligación que se debe cumplir en la primera sesión de la asamblea de copropietarios.
3.- Análisis de los reclamos de los copropietarios hacia la administración. Los reclamos de un copropietario deben ser tomados en cuenta y es lo más importante debido a que te está informando de los errores cometidos por el Comité administrativo o por el Administrador. Aquí el error más habitual es no tomarlo en cuenta, dejarlo en el libro de reclamos y darles soluciones parches. Cada reclamo debe ser escuchado, analizado y buscar una solución, si es necesario agregar la situación al reglamento interno del condominio.
4.- Conocimiento de la cantidad de Copropietarios dueños y arrendatarios. El principal problema en un condominio es conocer las personas que son propietarios y los que son arrendatarios, esto es principalmente ya que habitualmente al existir problemas de convivencia con los arrendatarios es difícil contactarse con el corredor de propiedades ya que el no tiene autoridad para sacar o pedir el inmueble al arrendatario a menos que este estipulado en el contrato, además cuando existe deuda de gastos comunes, se deben cobrar al DUEÑO, como dice una refrán legal LA PROPIEDAD SIGUE AL DUEÑO, aunque el departamento este arrendado y el arrendatario está obligado a pagarlos, si no lo hace debe cobrarse al dueño. Y además se puede saber quiénes pueden tomar decisiones en asambleas.
5.- Conocer las instalaciones del condominio, sus últimas revisiones, reparaciones y empresas que entregan servicios tercerizados. Los administrador habitualmente no recorren detalladamente el condominio, además de conocer bien cada cuanto tiempo vienen las empresas a realizar mantenciones, reparaciones, comparar esas empresas con otras en el mercado, pedir información a otros administradores o averiguar los reclamos de estas empresas en el mercado.
6.- Identificar la existencia de manuales de funcionamiento de las instalaciones, y plan de emergencia. Los condominios deben tener manuales de funcionamiento de todas las instalaciones y estos deben ser otorgados por las empresas que prestan servicios externos a las instalaciones, igualmente deben dar pequeñas capacitaciones al personal en caso de presentar algún tema que pueda ser resuelto por el personal del condominio.
7.- Consulta de existencia de bitácoras de mantención
El administrador debe conocer cuando se hizo la última mantención, cuánto tiempo debe hacerse la próxima, porque dura ese tiempo y comprobar in situ la reparación o mantención.
8.- Revisión de contratos de servicios de empresas de mantención
Las empresas que prestan servicios de mantención y reparación al condominio por obligación ética deben tener un contrato de servicio donde se debe indicar plazo de respuesta, garantías ofrecidas al condominio y duración del contrato de servicio externo.
9.- Detectar las garantías de instalaciones y equipos. Las empresas de servicios deben entregar garantías escritas y duración de estas.
10.- Revisión del desempeño de los trabajadores del condominio
El administrador debe ver libro de reclamo contra el personal, además de asistencia, faltas, licencias, preparación o cursos realizados y comprobar la veracidad del curso, y los antecedentes personales de cada trabajador y evaluar si alguno de ellos merece un ascenso en funciones y sueldo para apoyar al administrador.
