Xpert Solutions - Documentos

12/10/2014

LAS MONTAÑAS DE PAPEL HAN TOMADO EL PALACIO DE JUSTICIA Y EL ARCHIVO DE LA CAPITAL.

ROBERTO NAVIA
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El papel es un problema en el Palacio de Justicia de Santa Cruz. Lo es tanto que ya no saben qué hacer con él y lo acumulan en estantes que llegan hasta el techo, en el piso o en rincones ubicados detrás de las puertas. Se trata de documentos jurídicos, de actas y de procesos que se ventilaron o que duermen plácidamente ante la mora procesal.
“No tenemos dónde ponerlos. El encargado de archivo nos dice que ya no recibe más nada porque no tiene dónde guardar los papeles. ¿Qué hacemos con ellos?”, se cuestiona Mirael Salguero, presidente del Tribunal de Justicia de Santa Cruz, y otros juristas que trabajan en el Palacio se hacen la misma interrogante y proponen digitalizar los expedientes como una solución.

Mientras tanto, los papeles, que son parte vital de los procesos judiciales, también son una piedra en el zapato y los funcionarios públicos se dan modos para guardarlos.

Una solución parcial, el plan de descongestionamiento de archivos que se viene realizando desde el Palacio de Justicia hasta el Archivo Jurídico que se encuentra en la calle Moldes, frente al Palacio Florida.

El Archivo Jurídico es un lugar donde literalmente el papel ha tomado las habitaciones, las gradas, la oficina del administrador Aquino Gutiérrez y los pasillos. “Hasta ahora han llegado desde el Palacio por lo menos 300.000 expedientes desde el 2013, los que se suma a los otros 300.000 que existían ya”, explica Gutiérrez, que detalla que esos 600.000 documentos, si se toma en cuenta que cada expediente tiene un promedio de 100 hojas, suman por lo menos 60 millones hojas.
La historia no termina, porque cada día llegan unos l00 paquetes con documentos, o el equivalente a 200.000 hojas. Y eso hace que el administrador se rompa la cabeza pensando en qué hueco va a colocar lo que recién ha llegado.

Gutiérrez tiene una tarea ardua, porque debe recibir la papelería, codificarla, archivarla y buscar espacios en las dos plantas y en el mezzanine del edificio. Pero esos lugares están copados. Este hombre recorre esos escenarios y agradece, en broma, no estar con sobrepeso, porque le sería difícil caminar por esos lugares estrechos donde los muebles de fierro están repletos de documentos que datan de hace décadas o pocos años.

Una solución está por darse, explica. “Van a construir nuevas habitaciones en la parte trasera del edificio. Será de mucha utilidad porque sabemos que seguirán llegando paquetes de documentos desde el Palacio de Justicia”, dice Gutiérrez y se le dibuja una sonrisa de luna en la cara

01/09/2013

¿CUANTO TIEMPO Y DINERO PERDEMOS BUSCANDO DOCUMENTOS?

Un estudio realizado por la empresa Coopers & Lybrand en Estados Unidos demostró los siguientes resultados: i) las empresas realizan 19 copias de cada documento; ii) los empleados invierten mensualmente entre un 20% y un 40% de su tiempo de trabajo para buscar la información que necesitan para poder hacer el trabajo; iii) los profesionales invierten entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información… pero gastan el 50% del tiempo buscándola. Pero no conforme con eso, el estudio indica que el 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden y que el 3% está mal archivado. El estudio también agrega que los costos involucrados en el trabajo de archivar un documento es de $ 20,00; el de buscar un documento mal archivado es de $120,00; y el de rehacer un documento perdido es de $ 220,00.

Imaginamos que estará escandalizado por semejantes montos; y no dudamos que le parecerán absurdos y totalmente fuera de la realidad. Sin embargo, hay que serenarse y tratar de analizar cuáles son las variables que influyen en esos numeritos. El quid del asunto es que para calcular los costos involucrados se toman en cuenta variables que a simple vista no se ven como determinantes, tal es el caso de: i) la cantidad de documentos diarios, mensuales o anuales que hay que archivar o buscar; ii) el tiempo que se invierte en archivar o buscar todos esos documentos; y iii) el costo monetario de ese tiempo el cual está determinado por el costo de la hora/hombre.

La razón fundamental por la cual se hacen estos cálculos es porque ellos inciden y tienen un alto impacto tanto en los costos operacionales de una empresa como en la productividad y eficiencia del personal de la misma. El tiempo que se pierde en este tipo de actividades terminan por reducir las ganancias y la productividad de la empresa y reducen el tiempo de trabajo útil y productivo de los empleados. Y por eso hacer los cálculos tiene su razón de ser.

¿Se ha preguntado usted cómo se reflejan esos cálculos en la operación de su empresa? En realidad hacer el cálculo es fácil, haga un estimado de la cantidad de documentos diarios que se archivan, que se consultan, que hay que buscar por estar extraviados o mal archivados y de los documentos que hay que rehacer porque se han perdido; calcule los minutos que se invierten en ejecutar estas tareas; y multiplique por el costo hora/hombre de los empleados que tienen que desempeñar esas funciones.

Un aspecto que parecería ser muy simple como la gestión de documentos, se puede volver en un freno productivo para nuestra empresa y peor aún puede convertirse en una bola de nieve que crece y aumenta nuestros costos operativos.

08/01/2013

17/11/2012

CUIDADO CON LA PERDIDA DE DATOS EN LAS FIESTAS DE FIN DE AÑO
Durante las fiestas navideñas, muchas oficinas permanecen cerradas. Esto, propicia que el acceso y la protección de datos se conviertan en todo un reto para las empresas. Con cada vez mayor frecuencia las empresas permiten que sus empleados se lleven información a casa para poder así seguir en contacto durante las vacaciones. Esto se traduce en que información empresarial importante sale de la oficina, poniéndose potencialmente en riesgo. Al mismo tiempo, los documentos que permanecen en lugares de trabajo vacíos pueden ser vulnerables a posibles robos.
Xpert Solutions- Documentos, publica una serie de consejos prácticos que contribuirán a minimizar los riesgos asociados a periodos prolongados de vacaciones.
“Las fiestas navideñas son unas largas vacaciones para muchos, para pasar tiempo con sus familias y descansar”, comenta Luis Aguilar , Gerente de Xpert Solutions. “Muchas empresas ralentizan su ritmo de trabajo o incluso cierran. Sin embargo, antes de apagar las luces y cerrar la puerta, las empresas necesitan asegurarse de que su información está bien protegida y accesible si es necesario. Consecuentemente, animamos a los responsables de las empresas a revisar ahora sus planes de recuperación de datos, así como a garantizar que todos sus empleados sean conscientes de la responsabilidad que tienen a la hora de proteger la información de la compañía”.
Consejos prácticos para disfrutar de unas vacaciones seguras:
1. Asegúrese que los procesos para la gestión de la información de aquellos empleados que van a trabajar desde casa funcionan correctamente
Recomendaciones para el uso de dispositivos tecnológicos personales
Es posible que muchos empleados quieran usar dispositivos informáticos personales para adelantar trabajo durante las fiestas. No hay problema a la hora de chequear el correo electrónico a través de un servidor seguro, pero puede que no sea lo más idóneo si de lo que se trata es de bajar archivos de trabajo a su ordenador personal, poniendo en riesgo la seguridad de la información confidencial de la compañía. Las empresas deberían tener políticas para asegurar que los empleados usan el hardware correcto en todo momento y comunicar dichas políticas de forma clara a todo el personal.
Destrucción segura de documentos
Empleados bienintencionados pueden imprimir documentos confidenciales o descargarlos en un dispositivo portátil para poder trabajar durante las vacaciones de Navidad y así no tener que ir a la oficina. Es muy importante que las empresas informen a sus empleados de cuáles son los procesos de destrucción de documentos confidenciales, insistiendo en que no se puede tirar ningún papel a la basura de casa. Hay que devolver los documentos a la empresa para destruirlos de forma segura.
Vulnerabilidad móvil
El riesgo de dispositivos móviles en manos de personas ajenas a la compañía es ampliamente conocido y, consecuentemente, cada vez se habla más de ello. Sin embargo, los periodos vacacionales pueden incrementar el riesgo. Las empresas tienen que tener una estrategia clara respecto a la posibilidad de extraer y eliminar información de forma remota, tras haberla sacado de la empresa en dispositivos móviles.

2. Garantizar que los edificios y las redes informáticas sean seguras
Las empresas deberían asegurarse de que los sistemas de monitorización están funcionando correctamente. Los planes de recuperación de datos en caso de incidencia deberían haber sido probados y estar listos para cualquier emergencia. Antes de abandonar la oficina en periodos vacacionales, se deberían haber acordado las acciones apropiadas a tomar en caso de incidente.
3. Informar a los empleados sobre cómo reducir la “amenaza del intruso”
Es posible que muchas empresas sigan funcionando a media fuerza durante las vacaciones. Con menos empleados, se hace incluso más importante que las empresas tengan claro a quién hay que formar para que esté listo en caso de un incidente serio, para que sepan cómo responder y reaccionar. Solo así, con una serie de empleados designados como responsables y capaces de tomar las decisiones adecuadas se tendrá a punto un programa probado de contingencias.
Durante los periodos de menor control, las empresas deberían ser conscientes de que el riesgo de “amenazas por parte de intrusos” es más alto. Para reducirlo e incrementar la protección de datos de las empresas, es necesario recordar los planes básicos e implementar procedimientos para seleccionar al personal más indicado y asegurar que estén disponibles.

09/08/2012