Gestão Eletrônica de Documentos e algumas características básicas:
O que pode ser gerenciado? Em princípio, todos os tipos de documentos físico ou eletrônico (imagens, vídeos e sons) podem ser gerenciados e acessados em rede interna ou através da internet. Vantagens da digitalização? Facilidade de pesquisa e localização de documentos:
a) Estima-se que as organizações baseadas em papel perdem apr
oximadamente 500 horas/ empregado/ano (cerca de 20% das horas trabalhadas) para localizar documentos e, em algumas empresas muito focados em documento-papel esse número tende a crescer (seguros, serviços bancários, imobiliárias, etc.) Reduzir o tempo de consulta a documentos eletrônicos, pois estão classificados e indexados por atributos ou metadados que o identificam, evitando o extravio, além de otimizar sua pesquisa. Redução de custos de depósito:
a) no caso de documentos eletrônicos seu arquivamento é efetuado de forma transparente para o usuário;
b) no caso de documentos que tenham a sua versão do papel original, quando digitalizados, tem seu custo reduzido de várias maneiras:
i) O arquivamento e o acesso de documentos é muito mais rápido e preciso (como eles são digitalizados). ii) Não deteriorar ou perder documentos, pois não operados manualmente. iii) Redução do tempo de recuperação de documentos eletrônicos, uma vez que estão totalmente catalogados e organizados. Reduzindo também o risco de extravio do documento original físico.
4. Acesso concorrente a documentação; já que armazenar documentos em um sistema de gerenciamento de documentos (GED) permite que vários funcionários o acessem simultaneamente, o que é impossível com o documento físico (neste caso, você tem que esperar que o usuário A tenha trabalhado no documento para que B pode fazê-lo também).
5. Redução dos custos legais; a não localização ou dano a documentos sensíveis (como contratos de alto valor) podem causar prejuízos em ações judiciais e outros procedimentos legais (fiscalização).
6. Redução do espaço de armazenamento e reaproveitamento do mesmo; Os originais em papel podem ser encaminhados para guarda em um espaço mais econômico e/ou centralizado;
5. Eliminação de cópia duplicada de documentos, por estarem acessíveis a qualquer momento para encaminhamento via eletrônica;
6. Maior controle e segurança, pois o acesso pode ser restringido a determinados usuários, definindo-se níveis de confidencialidade;
7. Melhora na prestação de serviço para o público externo e interno; os clientes recebem respostas rápidas para seus pedidos de documentos, podendo receber cópias no mesmo ato;
8. Melhor rendimento na consulta, com múltiplos critérios de recuperação da informação;
9. Diminuição do tempo de localização e recuperação dos documentos ao estarem acessíveis deste o posto de trabalho;
10. Diminuição do tempo para busca e rearquivamento de originais, quando necessário
11. Padronização da organização de documentos.
