08/23/2022
DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL ET PLAN D’AMÉLIORATION DE LA PERFORMANCE
Texte de notre blog au complet sur le site d'urbanité Management Inc. : https://urbanitemanagementinc.ca/accueil-et-mission/f/organisation-diagnostic-et-plan-dam%C3%A9lioration-de-la-performance .
Le milieu municipal, d’autres instances de gouvernement et diverses organisations sont régulièrement confrontés à améliorer leur performance organisationnelle afin d’offrir les meilleurs services de qualité aux citoyens(nes) et aux partenaires désignés. Pour les gouvernements de proximité tels que les villes et les municipalités, il apparait indispensable que les appareils administratif et politique s’adaptent aux nouvelles réalités en vue de répondre efficacement à leur mission première, soit d’offrir aux contribuables les meilleurs services publics et un milieu de vie de qualité et ce, dans un souci constant d’amélioration continue.
Notre compagnie « Urbanité Management Inc. (UMI) » est régulièrement sollicitée pour aider les décideurs politiques et les gestionnaires pour élaborer un portrait d’ensemble de l’organisation municipale de façon la plus lucide et objective possible. UMI a réalisé de nombreux mandats à cet effet. Cet exercice mène à l’étape de définition des enjeux, des objectifs de rendement, des recommandations et des choix destinés à améliorer les compétences et les pratiques d’affaires. Pour ce faire nous utilisons une approche stratégique et pratique afin d’identifier les problèmes, les causes et les effets. En gouvernance municipale nous privilégions l’exercice de diagnostic organisationnel.
L’objectif principal du diagnostic organisationnel est de connaître précisément l’état de la situation actuelle de l’organisation sous les différents aspects tels que le mode de gestion, les processus d’affaires en place, l’organisation du travail selon le profil générique des emplois, les ressources financières et humaines en présence, les compétences du personnel, les comportements des employés. Pour ce faire nous procédons par entrevue individuelle (questionnaire sondage dirigé) auprès du personnel et des décideurs politiques et analysons différents documents administratifs. Il nous apparaît pertinent de diffuser à l’interne de façon tout à fait anonyme un sondage auprès des employés afin de connaître leurs préoccupations, les bons coups et les compétences acquises et non acquises. Des entrevues de groupe sont également appropriés pour expérimenter les relations entre les services ou divisions au sein de l’organisation municipale. Une connaissance des préoccupations des employés (cadres, syndiqués, contractuels, etc.) et des décideurs politiques est importante pour connaître les causes des enjeux. Cet exercice de consultation se veut également une façon d’encourager et d’assurer la mobilisation, essentielle, des employés.
Subséquemment, les informations sont traitées et présentées sous un rapport synthétique afin de dégager la problématique et les enjeux. À la suite de cette étape, la démarche fait ressortir un plan de transformation ou de redressement organisationnel en spécifiant les points les plus critiques. Il peut s’agir notamment des thématiques de l’administration en générale, de la gestion informatique, des responsabilités des services municipaux, de la gestion des plaintes et requêtes, des communications interservices, de l’élaboration d’un plan des ressources humaines, de l’évolution des indicateurs de performances relatifs aux services des citoyens par direction, du programme de communication interne et externe. En continuité sur le plan de transformation ou de redressement, il est proposé une méthode pour la mise en œuvre efficace débutant par la proposition d’une structure organisationnelle dans un horizon à court et moyen terme, intégrant un repositionnement des rôles et des compétences recherchées par profil générique d’emploi.
Les activités de redressement sont, en collaboration avec le client, réalisées selon les priorités en lien avec les besoins de l’organisation. Dans le cadre de ce processus de redressement, un suivi et des mécanismes de contrôle sont proposés puis appliqués pour assurer auprès des clients municipaux le succès de la démarche. (suite sur le site Internet d'Urbanité Management Inc.
Daniel Le Pape
Vice-président UMI
