20/05/2024
e-Commerce Buchhaltung manuell ⁉️
Ich durfte einem Kunden aus dem E-Commerce Bereich eine maßgeschneiderte Lösung bieten, die seine Buchhaltungsprozesse revolutioniert hat. Der Kunde, tätigt B2C-Verkäufe innerhalb Deutschlands, stand vor der Herausforderung, seine Buchhaltung effizienter zu gestalten.
🔍 Das Problem: Ausgangsrechnungen wurden zwar durch ein Warenwirtschaftssystem zu lexofficeübertragen, jedoch wurden die AR umständlich durch ausgedruckte Amazon-Berichte manuell der Bankbewegung zugeordnet (von den enthaltenen Gebühren möchte ich mal nichts erwähnen). Eingangsrechnungen wurden mühsam aus E-Mails und Portalen gesammelt und in lexoffice importiert.
💡 Die Lösung: Wir haben den Prozess durch die Integration des Warenwirtschaftsprogramms optimiert, welches jetzt, die Bestellnummern direkt für lexoffice mit übergibt.
Für die Erfassung der Amazon-Transaktionen wurde eine Anwendung eingesetzt, die eine klare Übersicht der Einzeltransaktionen ermöglicht,
sodass die KI von lexoffice nach 1 - 2 mal manuelles zuordnen, im nächsten Monat selbst erledigt und unter Zuordnungsvorschläge steht.
Für die Eingangsrechnungen setzten wir auf das Tool invoicefetcher®, welches ein automatisches Abrufen und Bereitstellung der Eingangsbelege in lexoffice ermöglicht.
Rechnungen welche per Mail kommen, werden automatisch zu invoicefetcher® weitergeleitet, sodass der Prozess wieder von vorne beginnt.
🎯 Das Ergebnis: Durch die automatische OCR-Erkennung der Eingangsrechnungen in lexoffice und die anschließende Überprüfung durch den Mandanten, konnten wir den Prozess der Belegkategorisierung und den Abgleich mit Banktransaktionen erheblich beschleunigen. Zwei wesentliche Schritte in einem Durchgang!
Die Ausgangsrechnungen werden nun anhand der Bestellnummer direkt an den jeweiligen Kontoumsatz, welcher über das Tool, als Onlinebank in lexoffice angebunden wurde zugeordnet.
❗ Aber nicht die vergessen, der Mandant wurde darauf hingewiesen, sich nun einen Termin mit seiner Steuerkanzlei zu buchen um die 13b Fälle für die Gebühren abzusprechen auf welches Konto das kommt.
Dieses Projekt zeigt, wie durch die richtige Anwendung von Technologie und ein wenig Kreativität, Buchhaltungsprozesse nicht nur effizienter, sondern auch fehlerresistenter gestaltet werden können.
