07/11/2020
Der Megatrend New Work
- Neue Bürokonzepte -
Unsere Arbeitswelt wird zunehmend projektlastig. Komplexe Projekte erfordern nicht nur spezifisches Fachwissen, sondern bringen auch einen vermehrten Bedarf an Kommunikation und Kollaboration mit sich. Große Ideen entstehen heute oft nicht während vereinbarten Telefonaten, sondern eher durch ungeplante Kontakte, wie beispielsweise spontane Gespräche in Kaffeelounges. Gerade die jüngere Generation ist nicht mehr an Zellenbüros mit starren Arbeitszeiten interessiert, sondern an einem flexiblen Arbeiten, wann und wo auch immer.
Neben der Arbeit im Büro wird in Zukunft das Arbeiten von Zuhause aus – auch nach der COVID-19-Pandemie – weiter zunehmen. Daneben werden aber auch viele sogenannte „Third Places“, wie Coworking Spaces, Co-Rental Spaces, Lounges und Cafeterien entstehen.
Diese Tendenz nehmen wir bei BCPro durch vermehrte Projekte für Coworking Spaces wahr. Coworking ist eine neue Arbeitsform, bei der Freelancer, Selbständige, Start-Ups bis hin zu etablierten Unternehmen unter einem Dach im Coworking Space zusammenarbeiten. Die verschiedenen Coworker arbeiten dabei grundsätzlich unabhängig voneinander. Gleichzeitig schaffen Coworking Spaces eine Atmosphäre des offenen Austauschs und der gegenseitigen Hilfe und sind damit mehr als nur ein „geteiltes Büro“. Im Bereich der Coworking Spaces sehen wir einen großen Beratungsbedarf, insbesondere hinsichtlich der Entwicklung von spezifischen Marketingstrategien.
Generell stellen wir fest, dass die Workplace-Modernisierung bei vielen Unternehmen heute im Fokus steht. So entstehen zurzeit viele neue, agile Arbeitskonzepte. Büroflächen werden dadurch reduziert, was die Betriebskosten senkt und die Arbeitsabläufe optimiert, zum Beispiel durch kürzere Wege innerhalb des Büros.
Für die Beschäftigten entstehen in modernen Workspaces vielzählige Wahlmöglichkeiten des Arbeitsplatzes innerhalb ihres Workspaces. Dies fördert nicht nur den Austausch mit Kollegen, sondern steigert auch das allgemeine Wohlbefinden im Büro. Die Schaffung von neuen Arbeitswelten durch eine Workplace-Modernisierung ist somit definitiv ein Wertschöpfungsfaktor für das unternehmerische Handeln.
Werfen wir einen Blick in die Geschichte und betrachten die Entwicklungsstufen hin zum modernen Büro von heute. Das klassische Zellenbüro ist in vielen deutschen Unternehmen leider noch weit verbreitet, insbesondere in streng hierarchischen Organisationen. Für die Einzelarbeit bringt es vielleicht den ein oder anderen Vorteil, jedoch ist das Zellenbüro hochgradig unkommunikativ und ungeeignet für kollaboratives Arbeiten. Um 1900 entstanden dann die ersten Großraumbüros als Pendants zu Fabrikhallen. Hier saßen die Angestellten bewegungsarm in Reih und Glied, was zwar die Kollektivität fördert, jedoch zu Lasten der Privatsphäre geht. Um die Privatsphäre zu fördern entstand in den 1960er Jahren in den USA das Cubicle, bei dem die Arbeitsplätze modular konstruiert und durch hohe Trennwände unterteilt sind. In Skandinavien entwickelte sich in den 1970er Jahren das Kombi-Büro, eine Kombination aus Einzel- und Gemeinschaftsbüro, bei dem alle Beschäftigten ein minimiertes Büro haben mit einem gemeinsam nutzbaren multifunktionalen Raum, zum Beispiel für Kopiergeräte. Die Weiterentwicklung des Kombi-Büros ist das Multi-Space Büro, in den 1990er Jahren in Skandinavien und in den Niederlanden entstanden. Bei diesem Bürokonzept werden Räume und Arbeitsplätze flexibel genutzt. Ähnlich sieht auch das Open-Space Büro aus, das als am weitesten entwickelt gilt.
Open-Space Büros bestehen aus einer komplett offenen Fläche, die für unterschiedlichste Arbeitsszenarien genutzt werden. In Analogie zur IT, in der Software und Hardware getrennt sind, ist das Gebäude die feste äußere Hülle (Hardware), die innen ausgefüllt wird durch eine flexible Raumgestaltung während des laufenden Betriebs (Software).
Im Rahmen meiner Tätigkeit als Praktikant und später als Bachelorand bei einem süddeutschen Automobilkonzern hatte ich die Chance den Umzug von einem klassischen Zellenbüro bzw. Kombi-Büro in ein modernes Open-Space Büro maßgebend zu begleiten. Dies gab mir spannende Einblicke, was alles zu beachten ist bei der Gestaltung von neuen Bürowelten.
Im neuen Open-Space Büro konnte ich dann je nach Aufgabe den passenden Arbeitsplatz für meine Tätigkeit wählen. Innerhalb der sogenannten Homezone, der Fläche für unsere Abteilung, gab es neun verschiedene Zonen: Eine Arrive-Zone mit Lockerfächern und Tischkicker, den großzügigen Marktplatz a.k.a Küche, einen Huddle/Kreativ-Bereich für spontanes und kollaboratives Arbeiten, buchbare Meeting-Räume, spontan belegbare Think Tanks, Telefonzellen für ungestörte Gespräche und eine Chillout-Zone mit bequemen Sofas zum Entspannen. Aber auch in einem Open-Space Büro gibt es eine „klassische“ Arbeitsplatz-Zone. Die Arbeitsplätze im Open-Space Büro werden von allen Beschäftigten gemeinschaftlich genutzt, was eine sogenannte „Clean-Desk-Policy“ voraussetzt. Davon weicht nur der Ankerplatz für das Sekretariat ab, welches noch nicht „papierlos“ ist. Für größere Projekte oder Workshops gibt es im Gebäude noch eine große Kreativfläche, welche mir nicht zuletzt durch die Tischtennisplatte und die rustikalen Holzkisten zum Sitzen eher Start-up-, als Großkonzerncharakter vermittelt hat. Die Idee des Open-Space Büros ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Laufe des Arbeitstages alle Zonen durchlaufen, je nach Tätigkeit.
Im Vorfeld wurde der Umzug in die neue Arbeitswelt von den Beschäftigten teilweise recht skeptisch betrachtet, einschließlich von mir selbst. Nach dem Einzug merkten wir jedoch alle schnell, dass die offene Fläche eines Open-Space Büros nichts mit einem klassischen Großraumbüro zu tun hat. Das Open-Space Büro hat unsere Kommunikation und Kreativität deutlich gefördert, insbesondere auch zwischen den verschiedenen Teams der Abteilung. Die große Sorge über den Rückgang der Privatsphäre hat sich nicht bestätigt. Trotz des vermehrten Austauschs zwischen den Kolleginnen und Kollegen wurde eine bemerkenswert ruhige Arbeitsatmosphäre geschaffen. Die Gründe liegen auch in der raumakustischen Gestaltung des Workspaces. In unserem Open-Space Büro wurden beispielsweise Deckensegel, Lockerfächer aus perforiertem Material, schallabsorbierende Alcove-Sofas, textile Trennwände, schallgeschützte Telefonzellen sowie schallabsorbierende Fenster eingesetzt.
Elementar wichtig bei der modernen Büroraumgestaltung ist die Einbindung der Beschäftigten in den Change-Prozess, um individuelle Prozesse mitberücksichtigen zu können. Bei unserem Umzug konnte so jede Abteilung die eigene Homezone nach den individuellen Anforderungen gestalten, wodurch jede Abteilung unterschiedlich aussieht – innerhalb eines unternehmensweiten raumgestalterischen Grundgerüstes. Ebenso wichtig ist die Verbindung zur Organisationskultur des Unternehmens. Durch die Einbindung der Unternehmenskultur, im Sinne einer stark kommunikativen Zusammenarbeit, kann die Identifikation der Beschäftigten mit dem eigenen Unternehmen spürbar gesteigert werden. Auch die Unternehmensphilosophie kann so hervorragend gegenüber Kunden und Geschäftspartnern kommuniziert werden.
Die Grundidee von modernen Arbeitswelten ist also eine offene Fläche mit vielen verschiedenen Arbeitsmöglichkeiten. Bei der Gestaltung eines solchen aktivitätenorientierten Büros ist eine ganzheitliche Betrachtung wichtig, bestehend aus Licht, Farbe, Akustik und dem Einsatz von Biophilie, um das Wohlbefinden der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu fördern und somit das Büro als Wertschöpfungsfaktor zu nutzen.
New Work ist kein Modethema, sondern wird unsere Arbeitswelt nachhaltig verändern. Neue Bürokonzepte sind ein Teilbereich von New Work neben Fragen der Führungskultur, agiler Organisations-, Kultur-, und Managementmodellen, der Transformation der Arbeitswelt durch Digitalisierung, der Sinnfrage unserer Tätigkeit und einem Wertewandel. Wir müssen uns bewusst machen, dass die Arbeitswelt im Umbruch liegt.
Die COVID-19-Krise ist eine gute Gelegenheit, bestehende Routinen zu hinterfragen und das eigene Mindset flexibel zu halten.
Das Arbeiten im Homeoffice – und das meist wie in einem antiquierten und kommunikationsfeindlichen „Zellenbüro“ – wird auch nach der COVID-19-Krise weiter zunehmen. Umso wichtiger ist es für Unternehmen geeignete Workspaces zur Verfügung zu stellen und damit Anreize zum kollaborativen Arbeiten vor Ort zu schaffen.
Von Dominik Meinshausen, LL.B.
Student Wirtschaftsrecht, LL.M.
Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin
