19/04/2018
Are you ready to get LEAN?
While I am sure that the concept of ‘Lean’ has been around for some time, many still think that ‘Lean’ manufacturing, or ‘Lean’ management is only a buzz word. Someone also recently asked me, “do you think ‘Lean’ is just a trend that might die out and be replaced by something new, or is it here to stay?”
‘Lean’ is a culture of eliminating ‘waste’ from current organisational processes. It is an exercise put in place to turn inefficient, drawn out processes into ones that need less human effort, less space, less capital, and less time to produce products and services at lower costs and with much fewer defects, compared to traditional business systems. While the terminology might change, the concept of lean management will not. Lean is not a tactic, in my opinion it is a way of thinking.
It is no secret that organisational processes and operations on a global level, have contributed to the depletion of natural resources. When resources were still abundant and fuel was easily available, the concept of less waste wasn’t given much thought. However, as resource levels dropped, the preservation of natural resources became a more and more important. Today, in a critical state of resource depletion, communities and organisations are constantly looking for alternative energy resources and ways to decrease consumption.
A popular misconception is that ‘Lean’ is suited only for manufacturing, however this is not true. The concept of ‘Lean’ applies in every business and every process. It happens very often that I walk into companies and I am told, “We are firefighting these issues daily but somehow we manage to work around them. Let’s address the serious problems instead of spending time trying to tackle the one which cannot be solved”. This is a very reactive approach to dealing with issues, as oppose to an effective proactive one. It is exactly why the earth’s natural resources have been depleted. Instead of identifying the root cause of the problem, eliminating it and making processes leaner and more efficient, organisations choose to deal with the minor problems stemming out of the main problem, and manage an issue when it surfaces.
Are there any long, drawn out processes in your company, causing ‘friction’ and resource waste? Are development or productivity being held back, depleting your resources even further? When processes become inefficient, operations slow down. As a result, a lot of human energy will be directed towards managing issues that arise from daily inefficient processes.
Energy is valuable and should not be wasted. While machinery will not object to inefficient processes, employees on the other hand, are easily able to feel that their potential is being wasted and unless they see processes change, they will look for opportunities that allow them to maximise their potential.
Finding the root cause of the problem might seem hard or even impossible. However, with dedication, guidance and the right data in place, the root cause contributing to inefficiencies in processes can be identified, solved and the problem eliminated altogether.
Lean Management starts with respecting and empowering people. It involves giving human resource the opportunity to get creative, probe deeper into the problem and collectively look at the multiple solutions for the identified root cause, ultimately finding ways and means to produce a better, larger output with the resources that are currently available.
As an initiative to start leaning out processes, organisations can look at the theoretical part of Lean and start with creating a working environment that promotes root cause identification, exposes waste and encourages collective effort which leads to continuous improvement.
Mdina International has a team of advisors specialising in Business Optimisation, having experience in various industries. Our programme is specifically aimed at helping organisation to sustainably achieve long term growth. We also specialise in HR Services, Management Solutions and Sales Development, which can collectively be applied to the process of developing a tailored lean solution for organisations to reach their maximum output potential, using their resources in the most efficient way possible.
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Sind Sie bereit für Lean Management?
Obwohl das Konzept "Lean" schon seit einiger Zeit existiert, glauben viele immer noch, dass “Lean Manufacturing”, oder “Lean Management” nur Schlagwörter sind. Jemand fragte kürzlich: Ist 'Lean' am Ende auch nur ein Trend, der früher oder später ausstirbt und durch etwas Anderes ersetzt wird oder ist Lean nachhaltig?"
"Lean" ist eine Methode, um Verschwendung von organisatorischen Prozessen zu minimieren. Es ist eine Herangehensweise, die ineffiziente, langwierige Prozesse in solche umwandelt, die weniger menschliche Arbeit, weniger Platz, weniger Kapital und weniger Zeit benötigen, um Produkte und Dienstleistungen zu geringeren Kosten und weniger Fehlern zu produzieren. Meine Antwort ist daher: Vielleicht ändert sich die Terminologie eines Tages, das Konzept wird aber nicht aussterben, denn es ist viel eher eine Art zu nachhaltig denken.
Es ist kein Geheimnis, dass organisatorische Prozesse und Operationen auf globaler Ebene zur Erschöpfung natürlicher Ressourcen beigetragen haben. Als die Ressourcen noch reichlich vorhanden waren und Brennstoff leicht verfügbar war, wurde dem Konzept der geringeren Verschwendung nicht viel Beachtung geschenkt. Mit dem Rückgang der Ressourcen wurde die Erhaltung der natürlichen Ressourcen jedoch immer wichtiger. Heutzutage, wo wir uns in einem Zustand der Ressourcenverknappung befinden, suchen Gemeinschaften und Organisationen ständig nach alternativen Energieressourcen und nach Möglichkeiten, den Verbrauch zu senken.
Ein verbreiteter Irrtum ist, dass "Lean" nur für den Fertigungsbereich geeignet ist- das ist nicht der Fall. Im Gegenteil: „Lean“ kann auf jeden Geschäftsbereich, und jeden Prozess angewendet werden.
Es kommt oft vor, dass in Unternehmen gesagt wird: "Wir haben täglich mit diesen Probleme zu kämpfen, aber irgendwie schaffen wir es trotzdem zu funktionieren. Lassen Sie uns die kleineren Probleme angehen, anstatt Zeit damit zu verschwenden, große solch große Probleme anzugehen, die eh nicht gelöst werden können.“
Dies ist eine sehr reaktive Herangehensweise im Umgang mit Problemen im Gegensatz zu einer proaktiven Vorgehensweise. Gerade deshalb sind die natürlichen Ressourcen der Erde aufgebraucht. Anstatt die Ursache des Problems zu verstehen, diese zu beseitigen und Prozesse schlanker und effizienter zu gestalten, entscheiden sich Organisationen oft dafür, zuerst kleinere Problemen anzugehen, sobald diese auftauchen, die am Ende aber nur ein Symptom des größeren Hauptproblems sind.
Es handelt sich dabei also nicht um eine „Problemlösung“ an sich, sondern das Managen der Auswirkungen. Die Realität ist, dass ein tiefliegendes Problem nicht oberflächlich gelöst werden kann, sondern untersucht werden muss, bis die eigentliche Ursache gefunden ist und dann wird die Lösung erarbeitet ist, welche die Probleme reduziert oder beseitigt.
Gibt es in Ihrem Unternehmen langwierige Prozesse, die Unruhe im Team oder großen Einsatz von Ressourcen benötigen? Werden Entwicklungen oder Verbesserungen zurückgehalten, und so noch mehr Ressourcen benötigt? Wenn Prozesse ineffizient werden, verzögert sich der Betrieb. Jetzt muss viel Arbeitsleistung zur Bewältigung dieser Herausforderungen aufgewendet werden.
Energie ist wertvoll und sollte nicht verschwendet werden. Während Maschinen sich nicht gegen ineffiziente Prozesse wehren können, bekommen Mitarbeiter leicht das Gefühl, dass ihr Potenzial vergeudet wird. Wenn die Mitarbeiter nicht sehen, dass sich Prozesse ändern, werden sie möglicherweise nach alternativen Möglichkeiten suchen ihr Potenzial zu entfalten – wie etwa eine alternative Beschäftigung. Die Ursache des Problems zu finden, kann schwierig oder sogar unmöglich erscheinen. Der Schlüssel zum Erfolg sind hierbei Engagement, Anleitung und die richtigen Daten. Auf der Basis werden die Ursachen für ineffiziente Prozesse verstanden und durch Korrekturmaßnahmen können Problem dann beseitigt werden.
Der erste Schritt des Lean Managements ist es Menschen zu respektieren und zu stärken. Dazu gehört es, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich kreativ in Verbesserungsprozesse einzubringen und gemeinsam nach Optimierungs-Potential zu suchen. Das Ergebnis soll mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen eine deutliche Effizienzsteigerung des Prozesses bewirken. Eine erste Initiative um Prozesse in Unternehmen zu verschlanken kann sein, Lean Management von einer theoretischen Perspektive zu betrachten. So kann begonnen werden, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Identifikation von Ursachen fördert, Verschwendung aufdeckt und kollektive Anstrengung fördert, die dann zu kontinuierlicher Verbesserung führen.
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Mitarbeitereinbindung, Kennzahlensystemen und fachlichem Führungskräftecoaching, profitieren Sie von einer messbaren Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen.
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