Portal Systems AG

Portal Systems AG Wir sind spezialisiert auf ECM/DMS und Geschäftsanwendungen auf Basis von SharePoint (Online) und Microsoft 365.

Mit den Shareflex-Lösungen von Portal Systems können Kunden das ganze Potenzial von SharePoint optimal nutzen und ihre Microsoft-365-Infrastruktur als Basis für ein ganzheitliches ECM nutzen. Impressum: https://www.facebook.com/notes/portal-systems-consulting-gmbh/impressum-und-bildnachweis/414607701911580

Hochrisiko-KI klingt nach Großindustrie und Ausnahmefall. Tatsächlich greift der EU AI Act ab dem 2. August 2026 überall...
04/06/2026

Hochrisiko-KI klingt nach Großindustrie und Ausnahmefall. Tatsächlich greift der EU AI Act ab dem 2. August 2026 überall dort, wo Software über Personalentscheidungen, Kreditzugang oder Servicezuteilung mitentscheidet.

Der AI Act betrifft mehr Mittelständler, als die meisten denken.
Sobald KI über Personalentscheidungen, Kreditzugang oder Servicezuteilung mitbestimmt, gelten Hochrisiko-Pflichten.

Die Artikel 11, 17 und 18 schreiben strukturierte technische Dokumentation, QMS-Nachweise und Logs vor. Diese sind jeweils zehn Jahre aufzubewahren.
Bei Verstoß drohen bis zu 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes.

Damit verschiebt sich ein Teil der KI-Compliance ins Dokumentenmanagement. Wer Modellkarten, Testprotokolle und Risikoanalysen heute in einer Mischung aus E-Mails, Tickets und SharePoint-Ordnern führt, hat in fünf Jahren ein Problem, sobald die Behörde fragt.

Shareflex ECM Online legt diese Unterlagen revisionssicher und versioniert im Microsoft-365-Tenant ab. Aufbewahrungsfristen, Berechtigungen und Audit-Trails laufen über die Plattform, dauerhaft und ohne manuelle Pflege.

Wie ist Ihre KI-Dokumentation heute organisiert? Zentral oder verteilt?

👉 Mehr zu Shareflex ECM Online: https://bit.ly/4o0I87D

Wer nur gelegentlich ein Dokument öffnen will, braucht keinen ERP-Vollzugriff.Trotzdem passiert genau das in vielen Unte...
02/06/2026

Wer nur gelegentlich ein Dokument öffnen will, braucht keinen ERP-Vollzugriff.

Trotzdem passiert genau das in vielen Unternehmen täglich.

Eine Fachabteilung braucht Zugriff auf Eingangsrechnungen oder Bestelldokumente und plötzlich steht die IT-Abteilung vor der Frage:

Wie geben wir das frei, ohne eine weitere teure ERP-Lizenz zu vergeben?

Das Ergebnis: Entweder explodieren Lizenzkosten oder Mitarbeitende sind frustriert, da sie keinen Zugriff auf die benötigten Dokumente haben.

Dabei ist die Lösung längst in Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung vorhanden.

Mit Shareflex werden Dokumente aus Ihrem ERP-System direkt in SharePoint abgelegt und strukturiert verwaltet.

Mitarbeitende greifen dort auf genau die Dokumente zu, die sie benötigen – ohne ERP-Lizenz, ohne neues Tool, ohne Einarbeitung.
➡️ Fachbereiche erhalten gezielten Zugang zu relevanten Dokumenten.
➡️ Keine teuren ERP-Lizenzen für reine Lesezugriffe.
➡️ Revisionssichere Ablage direkt in Ihrem M365-Tenant.
➡️ Nahtlose Integration in Dynamics 365 Business Central, Finance & Supply Chain Management u.v.m.

So sparen Unternehmen Lizenzkosten – und schaffen gleichzeitig mehr Transparenz für alle Beteiligten.

Was wäre das bei Ihnen wert – weniger Lizenzkosten bei gleichzeitig besserem Dokumentenzugriff für alle?

👉 Mehr zu Shareflex Documents und ERP-Integration: https://bit.ly/3RDgfql

Drei Jahre nach dem ChatGPT-Hype lässt sich beim Vertragsmanagement ein ehrlicher Stand ziehen. Was funktioniert, was ni...
28/05/2026

Drei Jahre nach dem ChatGPT-Hype lässt sich beim Vertragsmanagement ein ehrlicher Stand ziehen. Was funktioniert, was nicht und was bleibt KI-Marketing.

Eine Bestandsaufnahme.

Was funktioniert: Extraktion von Laufzeiten, Kündigungsfristen und Zahlungsbedingungen. Metadaten-Erfassung läuft zuverlässig, Fristen-Monitoring auch.

Was mit Vorbehalten geht: Risiko-Scoring und Klausel-Bewertung. Die Modelle liefern Hinweise, der Mensch entscheidet.

Was Marketing geblieben ist: autonome Vertragsverhandlung.

Voraussetzung für die produktiven Anwendungsfälle ist immer dieselbe: strukturierte Vertragsakten, sauber gepflegte Metadaten und klar definierte Eskalationswege bei Auffälligkeiten. Ohne diese Basis liefert auch die beste KI keine belastbaren Ergebnisse.

Mit dem Shareflex AI Studio, seit Anfang April standardmäßig in den Produkten verfügbar, lässt sich Shareflex Contract um KI-gestützte Metadaten- und Klausel-Erkennung erweitern. Der gesamte Vertragslebenszyklus läuft in Microsoft 365, ohne Datenexport an externe KI-Dienste.

Wo steht Ihr Vertragsteam, schon mit KI im Alltag oder noch in der Evaluierung?

👉 Mehr zu Shareflex Contract: https://bit.ly/42ZHLRg



Laut Cisco Data Privacy Benchmark 2025 nutzen Mitarbeitende KI-Tools wie ChatGPT zunehmend mit echten Firmendokumenten, ...
21/05/2026

Laut Cisco Data Privacy Benchmark 2025 nutzen Mitarbeitende KI-Tools wie ChatGPT zunehmend mit echten Firmendokumenten, oft ohne Policy und ohne Audit-Trail.

Der Samsung-Leak 2023 hat gezeigt, wie schnell aus einer bequemen Abkürzung ein Datenabfluss wird.
Die Reaktion vieler Unternehmen war ein internes Verbot.
Die Reaktion der Mitarbeitenden war meist: „Dann mache ich das eben über mein privates Handy."

Verbote bewirken wenig, weil der Produktivitätsgewinn real ist.

Was hilft, ist eine Alternative im eigenen Tenant. Wenn Mitarbeitende KI-Funktionen mit echten Vertrags- oder HR-Dokumenten nutzen können, ohne dass Daten den Microsoft-365-Tenant verlassen, sinkt der Anreiz für Schatten-KI.

Shareflex kombiniert mit Microsoft 365 Copilot bringt KI-Funktionen direkt in die digitale Akte: Vertragsanalyse, Zusammenfassungen, gezielte Klausel-Suche. Berechtigungen, Audit-Trails und Aufbewahrungsregeln gelten weiter, ohne Datenabfluss an externe Anbieter.

Wie ist KI-Nutzung in Ihrem Unternehmen heute geregelt, durch Verbot oder durch Alternative?

👉 Mehr zum Thema finden Sie in unserem Whitepaper "KI und Dokumentenmanagement": https://bit.ly/495Rmtc

Souveräne Cloud heißt nicht zwingend deutsche Cloud. Die Diskussion verkürzt das Thema auf den Standort und übersieht, w...
19/05/2026

Souveräne Cloud heißt nicht zwingend deutsche Cloud.
Die Diskussion verkürzt das Thema auf den Standort und übersieht, worauf es eigentlich ankommt.

Souveränität entsteht nicht allein über den Speicherort.
Sie entsteht über Kontrolle: Wer greift auf die Daten zu, wie lange bleiben sie liegen, wer hält die Schlüssel?

Mit der EU Data Boundary bleibt der Speicherort von Microsoft-365-Daten in der EU.
Das beantwortet einen Teil der Frage.

Den anderen Teil beantwortet das Unternehmen selbst, über Berechtigungen, Aufbewahrungsregeln und Nachvollziehbarkeit.

Für regulierte Branchen wie Gesundheit, Finanzwesen und öffentlichen Sektor ist das eine Kernfrage seit Schrems II.
Wer den Schwerpunkt allein auf den Standort legt, übersieht den eigentlichen Hebel.

Shareflex speichert alle Dokumente ausschließlich im Microsoft-365-Tenant des Kunden.
Berechtigungen sind granular, Audit-Trails sind lückenlos. Damit bleibt die Souveränität dort, wo sie hingehört, beim Kunden selbst.

Wie definieren Sie Cloud-Souveränität, über den Standort oder über die Kontrolle?

👉 Mehr zu Shareflex und Microsoft 365: https://bit.ly/4tI5mkj

NIS2-Compliance scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass im Audit niemand die Unterlagen findet.§ 30 B...
15/05/2026

NIS2-Compliance scheitert selten an der Technik.
Sie scheitert daran, dass im Audit niemand die Unterlagen findet.

§ 30 BSIG verlangt zehn Risikomanagement-Maßnahmen, alle nachweisbar. Asset-Register, Incident-Reports, Lieferantenverträge, Sicherheits-Policies, Schulungsnachweise. Die Geschäftsführung haftet persönlich, Bußgelder gehen bis 10 Mio. € oder 2 % des Jahresumsatzes.

Im Audit muss alles dokumentiert, aktuell und auf Abruf verfügbar sein. Eine umgesetzte Maßnahme ohne Beleg zählt nicht.

Was Shareflex dafür beiträgt:

✅ Strukturierte Ablage für Policien, Verträge und Incident-Reports mit klaren Versionen
✅ Verantwortlichkeiten und Freigaben pro Dokument, nachvollziehbar im Audit-Trail
✅ Lieferantenakten mit Fristen, Bewertungen und Vertragsanhängen an einer Stelle
✅ Direkt im Microsoft-365-Tenant, ohne neues Sicherheitssilo

Wer den Notfallordner heute auf einem Netzlaufwerk liegen hat, sollte bis zur ersten BSI-Anfrage nicht warten.

Wo steht Ihre NIS2-Dokumentation aktuell?

👉 Mehr zu Shareflex Documents: https://bit.ly/4u6T466

Ihr Phishing-Problem ist selten ein IT-Problem.Es ist ein Strukturproblem.Laut aktueller Studie zur Microsoft-365-Sicher...
12/05/2026

Ihr Phishing-Problem ist selten ein IT-Problem.

Es ist ein Strukturproblem.

Laut aktueller Studie zur Microsoft-365-Sicherheit 2025 gehen über 70 % aller Sicherheitsvorfälle in M365 auf Fehlkonfigurationen zurück. Nicht auf raffinierte Angreifer, nicht auf unsichere Plattformen.

Sondern auf Unternehmen, die SharePoint einsetzen, ohne vorher zu klären: Wer darf eigentlich was?

Der BSI-Lagebericht 2025 verstärkt das Bild. 950 dokumentierte Ransomware-Angriffe im letzten Berichtszeitraum, 80 % davon treffen den Mittelstand. Varonis zeigt zusätzlich: Bis zu 10 % der Cloud-Daten sind im Schnitt für das gesamte Unternehmen zugänglich, weil Berechtigungen nie konsolidiert wurden.

Das Problem ist nicht SharePoint.

Das Problem ist, wie damit gearbeitet wird. Rechte, die einmal vergeben und nie wieder geprüft werden. Dokumentenablagen ohne klaren Owner. Fehlende Nachvollziehbarkeit, sobald ein Angreifer drin ist.

Und genau hier macht Shareflex den Unterschied.

✅ Granulare Rollen und Berechtigungen, zentral steuerbar.
✅ Klare Dokumentenstrukturen statt gewachsener Ordnerlandschaften.
✅ Lückenlose Audit-Trails: jeder Zugriff ist nachvollziehbar.
✅ Alle Daten bleiben in Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant, ISO-27001-zertifiziert bei Portal Systems.

Sicherheit beginnt nicht bei der Firewall. Sie beginnt beim sauber vergebenen Zugriffsrecht.

Wissen Sie, wer in Ihrem Unternehmen aktuell Zugriff auf welches Dokument hat?

👉 Mehr zur sicheren Dokumentenverwaltung mit Shareflex: https://bit.ly/3Piy2Cd

Im Kickoff war es ein Vertragsprojekt. Eineinhalb Jahre später laufen auch die Rechnungsverarbeitung, die QM-Dokumentati...
07/05/2026

Im Kickoff war es ein Vertragsprojekt. Eineinhalb Jahre später laufen auch die Rechnungsverarbeitung, die QM-Dokumentation und der digitale Posteingang auf derselben Architektur.

Das ist kein Zufall. Wer dokumentenzentrierte Prozesse einmal sauber im Microsoft-365-Tenant aufgesetzt hat (digitale Akten, Rollen, Workflows, Archiv), will den nächsten Use Case nicht von vorne beginnen. Die zweite Lösung wird zur Erweiterung des bestehenden Setups.

Shareflex ist als Plattform aufgebaut. Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Dokumentenlenkung und ECM-Basisfunktionen teilen sich dieselbe technische Basis. Was im ersten Projekt aufgebaut wird, lässt sich für das zweite weiternutzen.

Aus einem einzelnen Use Case wird über die Jahre eine ECM-Roadmap, die zum echten Bedarf des Unternehmens passt.

Welcher Use Case war bei Ihnen der Einstieg, und wie hat sich die Roadmap seitdem entwickelt?

👉 Mehr zur Shareflex-Plattform: https://bit.ly/4eLTMAN

In fast jedem ERP-Projekt stellt irgendwann jemand aus dem Fachbereich die Dokumenten-Frage. Entscheidend ist, wie schne...
05/05/2026

In fast jedem ERP-Projekt stellt irgendwann jemand aus dem Fachbereich die Dokumenten-Frage.
Entscheidend ist, wie schnell Sie als Partner die passende Antwort geben können.

Vier Kriterien entscheiden heute, ob ein DMS zum ERP-Portfolio passt. Wer sie auslässt, verliert Zeit im laufenden Projekt und Folgegeschäft danach.

✅ Schnelle Integration: Der Kunde hat ein ERP eingeführt, kein zweites IT-Großprojekt bestellt. Anbindung in Wochen, nicht in Quartalen.
✅ Microsoft-kompatibel: Die meiste Kundschaft arbeitet in Microsoft 365. Ein DMS mit eigener Oberfläche daneben wird ignoriert.
✅ Akzeptanz bei den Anwendenden: Laut McKinsey scheitern rund 70 % großer Transformationen, meist an fehlender Nutzerbeteiligung. Akzeptanz entsteht dort, wo die Abteilung ohnehin klickt.
✅ Erweiterbar und skalierbar: Aus einem ersten Use Case werden in zwei Jahren oft zehn. Eine zu eng gebaute Lösung steht dann vor dem Neuanfang.

Shareflex deckt die vier Punkte direkt im Microsoft-365-Tenant der Kundschaft ab. Keine Fremdsysteme, keine Parallel-Oberfläche, erweiterbar bis in Vertragsmanagement, Eingangsrechnungen oder Qualitätsdokumente.

So wird aus einer DMS-Anfrage ein Partner-Projekt, das Sie sauber kalkulieren können.

👉 Mehr zum Partnerprogramm: https://bit.ly/4ttA69o

Ihr Controller sagt: „Weniger IT-Budget."Ihr Vorstand sagt: „Mehr Digitalisierung."Ein Widerspruch, der aktuell in fast ...
30/04/2026

Ihr Controller sagt: „Weniger IT-Budget."
Ihr Vorstand sagt: „Mehr Digitalisierung."

Ein Widerspruch, der aktuell in fast jedem Mittelständler auf dem Tisch liegt.

Laut Bitkom-Studie Digitalisierung der Wirtschaft 2025 sehen 82 % der Unternehmen ihre wirtschaftliche Lage durch versäumte Digitalisierung gefährdet. Der Bitkom-ifo-Digitalindex liegt Ende 2025 bei -4,0 Punkten, ein seltener Tiefstand.

Viele Projekte bleiben trotzdem liegen, obwohl sie fachlich längst priorisiert sind. Der Engpass ist das Budget.

Wie digitalisieren Sie also schlanker, ohne Wirkung zu verlieren?

Ein konkreter Hebel liegt im Zusammenspiel von ERP und Dokumentenmanagement. Ihr ERP ist das Rückgrat Ihrer Kernprozesse. Große Teile Ihrer Belegschaft brauchen daraus aber nur gelegentlich einzelne Dokumente, etwa Verträge, Angebote, Rechnungen oder Qualitätsnachweise. Für diese Zugriffe eine vollwertige ERP-Lizenz zu kaufen, lohnt sich selten.

An dieser Stelle arbeitet Shareflex.

✅ Dokumente aus Business Central, Dynamics 365 oder SAP landen automatisch im richtigen Vorgang in SharePoint.
✅ Fachbereiche ohne ERP-Lizenz greifen rechtskonform und revisionssicher über Microsoft 365 zu.
✅ Alles bleibt im eigenen Microsoft-365-Tenant, ohne zusätzliche Infrastruktur.

So entsteht eine schlankere Digitalisierung mit weniger Suchzeiten und mehr Transparenz über Abteilungsgrenzen hinweg.

Für 2026 kommt ein Steuereffekt dazu. Über den Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG lässt sich ein Teil geplanter IT-Investitionen vorab steuerlich geltend machen. Ein guter Moment, um Digitalisierungsprojekte neu zu kalkulieren.

An welcher Stelle zahlen Sie gerade zu viel für Systeme, die Sie im Kern nur als Dokumentenablage nutzen?

👉 Mehr zur ERP-Anbindung mit Shareflex: https://bit.ly/3OPYNO9

Adresse

Fischertwiete 1
Hamburg
20095

Öffnungszeiten

Montag 09:00 - 18:00
Dienstag 09:00 - 18:00
Mittwoch 09:00 - 18:00
Donnerstag 09:00 - 18:00
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