Karrierepilotin Stephanie Müller

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Karrierepilotin Stephanie Müller Ich kläre Teams im Mittelstand und Menschen in Neuorientierung | Weniger Reibung, mehr Klarheit, bessere Ergebnisse | Kennenlerngespräch vereinbaren ⬇️

Als Regionalleiterin habe ich 17 Teams mit insgesamt 170 Mitarbeitenden verantwortet. Und die Muster, über die ich heute...
19/10/2026

Als Regionalleiterin habe ich 17 Teams mit insgesamt 170 Mitarbeitenden verantwortet. Und die Muster, über die ich heute in meinen Vorträgen und Workshops spreche, habe ich damals selbst nicht gesehen.

Das sage ich nicht, um mich kleinzumachen, sondern weil es vielen genauso geht. Als Führungskraft entscheidest du an einem Tag über ganz andere Dinge und du vertraust deinen Leuten, meistens auch völlig zu Recht. Es gibt einfach keinen Grund, bei jeder kurzen Nachricht genauer hinzusehen.

Nur verteilt sich Reibung genau auf solche Momente: eine Anmerkung im Meeting, eine kurze Nachricht, eine Entscheidung, die jemand eben selbst trifft. Jede für sich ist harmlos und erst in der Summe wird daraus ein Muster.

Und dieses Muster sieht man von innen kaum. Wir gewöhnen uns an die Kommunikation, die wir jeden Tag erleben und was normal ist, fällt nicht auf. Das gilt übrigens nicht nur für Führungskräfte, sondern für jeden, der in einem Team arbeitet.

Heute weiß ich: Das ist kein Kompetenzmangel, das ist schlicht die Perspektive. Niemand sieht ein Muster, wenn er mittendrin steht.

Wann ist dir zuletzt etwas in deinem Team aufgefallen, das eigentlich schon lange so war?



Foto Villinger

KI ist nicht das Problem, unklare Freigaben sind es.Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter erstellt mit KI eine Zusammenf...
16/10/2026

KI ist nicht das Problem, unklare Freigaben sind es.

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter erstellt mit KI eine Zusammenfassung für den Kunden. Nach zehn Minuten ist sie fertig und sieht professionell aus. Seine Kollegin braucht danach zwei Stunden, um herauszufinden, was eigentlich drinsteht.

Dafür gibt es inzwischen einen Namen: Workslop. Gemeint ist KI-Output, der gut aussieht, aber inhaltlich nicht trägt. Die Arbeit ist dadurch nicht weg, sie hat nur den Schreibtisch gewechselt.
Laut einer Befragung von BetterUp Labs und dem Stanford Social Media Lab unter 1.150 Vollzeitbeschäftigten in den USA haben 40 Prozent im letzten Monat solchen Output erhalten, mit knapp zwei Stunden Nacharbeit pro Vorfall. Und 42 Prozent halten den Absender danach für weniger vertrauenswürdig. Genau da wird aus einem KI-Thema ein Thema der Zusammenarbeit.

Und jetzt könnte man sagen: Dann soll er halt sorgfältiger arbeiten. Nur war vielleicht nie geklärt, was vor einer Weitergabe eigentlich erwartet wird, was geprüft heißt und wer entscheidet, ob etwas rausgehen darf. Solange das offen ist, verstärkt KI nur, was vorher schon unklar war.

Wo darf KI bei Ihnen unterstützen und wo muss vor einer Weitergabe zwingend jemand Verantwortung übernehmen?



Foto © Sina Villinger

Viele erwarten von einer Psychologin, dass sie zuerst nach der Stimmung im Team fragt. Ich schaue zuerst auf die Zahlen ...
12/10/2026

Viele erwarten von einer Psychologin, dass sie zuerst nach der Stimmung im Team fragt. Ich schaue zuerst auf die Zahlen und zwar aus einem ganz einfachen Grund.

Egal wie gut ein Team zusammenarbeitet, wenn das Unternehmen nicht rentabel ist, nützt es niemandem. Das sage ich nicht nur als Wirtschaftspsychologin, sondern auch nach 15 Jahren als Unternehmerin.

Trotzdem höre ich bei den Zahlen nicht auf, denn sie sind am Ende das Ergebnis von etwas, das vorher im Team passiert. Wenn Zuständigkeiten nicht geklärt sind, landen Entscheidungen immer wieder bei der Führung. Wenn Probleme aus Unsicherheit nicht angesprochen werden, fallen sie erst beim Kunden auf. Und beides kostet Zeit, Nerven und Geld, lange bevor es irgendwo sichtbar wird.

Viele Ansätze setzen entweder bei den Zahlen an oder bei den Menschen. Ich halte das für eine Trennung, die es im Alltag so gar nicht gibt. Gute Zusammenarbeit darf sich gut anfühlen und sie muss sich trotzdem daran messen lassen, ob sie trägt. Menschen und Wirtschaftlichkeit sind für mich kein Widerspruch, sondern zwei Seiten derselben Frage.

Egal ob du selbst führst oder im Team arbeitest: Woran merkst du, ob die Zusammenarbeit bei euch wirklich funktioniert?



Foto © Sina Villinger

Das Angebot war fertig... dachten alle Beteiligten.Vor knapp zwei Wochen habe ich in meinem Vortrag ein Beispiel durchge...
09/10/2026

Das Angebot war fertig... dachten alle Beteiligten.

Vor knapp zwei Wochen habe ich in meinem Vortrag ein Beispiel durchgerechnet, das ich in Unternehmen mit vielen Schnittstellen immer wieder erlebe, gerade im Projekt- und Servicegeschäft: Ein Kunde fragt ein Angebot an, das Angebot geht sogar einen Tag früher raus als vereinbart und fachlich ist es gut. Nur ein einziges Detail passt nicht und genau das fällt dem Kunden auf.

Von außen betrachtet ist das halb so wild, intern waren es aber vier Reibungsverluste in einer einzigen Woche: Absicherung, Wartezeit, Nacharbeit und Doppelarbeit. Zusammen sind das knapp drei Stunden, verteilt auf drei Personen, also rund 90 Euro für eine einzige Aufgabe. Und mehr als drei Viertel davon entstehen erst, nachdem die Aufgabe eigentlich als erledigt galt.
Hochgerechnet auf zehn Mitarbeitende, bei denen nur jede zwanzigste Aufgabe so verläuft, sind das in dieser Modellrechnung 54.000 Euro im Jahr.

Wenn so etwas passiert, sucht man schnell die Person, die es verursacht hat. Nach über zwanzig Jahren kann ich Ihnen aber sagen: Es ist fast nie die Person. Es ist die Stelle, an der etwas nicht geklärt war und genau diese Stellen gelten von innen oft als selbstverständlich.
Wenn Sie eine Situation im Kopf haben, bei der ein Blick von außen helfen würde, schreiben Sie mir „Muster" als Nachricht.



Foto © Sina Villinger

Ich habe meine Mitarbeiterin sogar noch gefragt, ob es ihr gerade passt, woraufhin sie ganz selbstverständlich „Ja" gesa...
05/10/2026

Ich habe meine Mitarbeiterin sogar noch gefragt, ob es ihr gerade passt, woraufhin sie ganz selbstverständlich „Ja" gesagt hat. Erst hinterher habe ich erfahren, dass sie selbst mitten in einer Deadline steckte.

Ein Kunde kam nicht in den Meetingraum, wir wollten die Sitzung aufzeichnen und ich war sofort unter Strom. Also habe ich meine Mitarbeiterin gefragt, ob sie mir schnell helfen kann. Weil mir das wichtig ist, habe ich auch nachgefragt, ob es gerade passt.

Diese Situation beschäftigt mich bis heute, weil sie mir gezeigt hat: Fragen allein reicht nicht. Es kommt darauf an, ob ein „Nein" in dem Moment überhaupt möglich ist. Wenn die Führungskraft sichtbar unter Druck steht, sagt man eben eher „Ja", weil man niemanden hängen lassen möchte oder denkt, das eigene Thema lässt sich schon irgendwie dazwischenschieben.
Und ehrlich gesagt glaube ich nicht, dass die Lösung darin liegt, mitten im Stress die perfekte Frage zu stellen. Der Hebel liegt davor und danach: solche Momente im Nachhinein zu reflektieren und im Team klarzumachen, dass ein „Nein" akzeptiert wird, ohne dass daraus ein Nachteil entsteht. Genau darum geht es bei psychologischer Sicherheit.

Egal ob du selbst führst oder im Team arbeitest: Wann hast du zuletzt „Ja" gesagt, obwohl eigentlich ein „Nein" ehrlicher gewesen wäre?

15 Jahre Headhunting haben mir eine Sache über den Arbeitsmarkt beigebracht, die kaum jemand auf dem Schirm hat.Oktober ...
03/10/2026

15 Jahre Headhunting haben mir eine Sache über den Arbeitsmarkt beigebracht, die kaum jemand auf dem Schirm hat.

Oktober bis März war in meiner gesamten Headhunting-Laufbahn immer das stärkste Halbjahr, und Oktober bis Dezember darin nochmal die stärksten Monate. In dieser Zeit schreiben Unternehmen besonders viele Stellen aus und besetzen sie auch, unabhängig davon, ob der Auswahlprozess dann noch bis in den Januar hineinläuft.

Viele warten mit der Jobsuche trotzdem bis Januar, oft als eine Art Neujahrsvorsatz. Genau dadurch verpassen sie das eigentlich stärkste Fenster im ganzen Jahr.

Wer jetzt im Herbst aktiv wird, bewirbt sich in exakt der Zeit, in der Unternehmen am meisten einstellen, nicht erst, wenn alle anderen es auch tun.

Genau in diesem Fenster begleite ich Menschen dabei, ihre Bewerbung und ihr Profil wirklich sichtbar zu machen.

Wärst du bereit für einen Neuanfang, wenn du wüsstest, dass der Markt gerade auf deiner Seite steht?



Foto © Sina Villinger

Der Herbst entscheidet oft darüber, ob ein Team entspannt oder erschöpft ins Jahresende geht.Genau jetzt, vor dem Jahres...
02/10/2026

Der Herbst entscheidet oft darüber, ob ein Team entspannt oder erschöpft ins Jahresende geht.
Genau jetzt, vor dem Jahresendspurt, zeigt sich, ob ungeklärte Reibung im Team noch aufgefangen wird oder sich bis Dezember weiter aufstaut. Wer jetzt ansetzt, hat noch Zeit, etwas zu verändern, bevor der Druck steigt.

Im Analyse-Workshop gehe ich mit Ihnen gezielt den Ursachen auf den Grund, warum die Zusammenarbeit in Ihrem Team gerade nicht so läuft, wie sie könnte. Meiner Erfahrung nach reicht es selten, nur an der Oberfläche nachzujustieren.

Der Ablauf in drei Schritten:

1. Kennenlernen und Auftragsklärung
2. Analyse-Workshop, je nach Team unterschiedlich, meist mit einer Befragung und einem gemeinsamen Workshop-Termin
3. Ergebnis: konkrete Handlungsfelder zum Bearbeiten

Am Ende halten Sie konkrete, priorisierte Handlungsfelder in der Hand, unabhängig davon, ob im Anschluss meine 12-wöchige Begleitung folgt oder Sie selbst weiterarbeiten.

Ich nehme aktuell die letzten Analyse-Workshops vor dem Jahresendspurt auf. Danach wird es für dieses Jahr eng.

Wenn Sie wissen wollen, wo bei Ihnen die Reibung sitzt: Schreiben Sie mir, oder folgen Sie dem Link in meiner Bio.



Foto © Sina Villinger

Ich habe die Unternehmerinnen im Raum gefragt, was eine einzige Aufgabe an Mehrarbeit gekostet hat und fast alle haben a...
28/09/2026

Ich habe die Unternehmerinnen im Raum gefragt, was eine einzige Aufgabe an Mehrarbeit gekostet hat und fast alle haben auf über 500 Euro getippt. Tatsächlich lag der Betrag bei unter 100 Euro und genau das ist eigentlich das Spannende daran.

Am Samstag durfte ich bei der .e.g.i.a Unternehmerinnenkonferenz meinen Impulsvortrag „Man kann nicht nicht kommunizieren" halten. Wir haben uns eine ganz normale Aufgabe angeschaut: Ein Kunde fragt ein Angebot an, das Angebot geht pünktlich raus und trotzdem wird unterwegs nachgearbeitet, doppelt geprüft und noch einmal abgesichert, weil an den Übergaben im Team nicht klar war, wer was entscheidet und wann etwas wirklich fertig ist.

Bei unter 100 Euro sagt man eher: Naja, da haben wir halt kurz nachgearbeitet. Nur bleibt es selten bei der einen Aufgabe. Und wenn sich das über viele Aufgaben und Ebenen wiederholt, wird daraus ein Betrag, der wirklich mit über den Erfolg eines Unternehmens entscheidet.

Genauso begeistert hat mich aber der Freitag davor. So viele tolle Unternehmerinnen aus Sachsen-Anhalt, mit so viel Herzblut für ihre Unternehmen und einer Offenheit, die weit über Smalltalk hinausging. Und wie die Frauen sich gegenseitig unterstützen, pushen und mitfreuen, das hat mich wirklich berührt. Danke an das REGIA-Team und an alle, die dabei waren.

Hast du in den letzten vier Wochen erlebt, dass etwas besprochen wurde und am Ende trotzdem etwas anderes dabei herausgekommen ist?

Die Frage nach der Schwäche gilt als die Schwierigste im Vorstellungsgespräch. Meiner Meinung nach stimmt das schon lang...
26/09/2026

Die Frage nach der Schwäche gilt als die Schwierigste im Vorstellungsgespräch. Meiner Meinung nach stimmt das schon lange nicht mehr.

Fast Jeder hat inzwischen eine einstudierte Antwort parat, eine Schwäche, die eigentlich fast eine Stärke ist. Genau deshalb verrät diese Frage oft am Wenigsten über eine Person.

Die Frage, die Bewerbende in meiner Erfahrung tatsächlich ins Straucheln bringt, ist eine ganz andere: Warum genau diese Stelle, warum jetzt? Wer sich über die eigene Richtung nicht klar ist, merkt das genau in diesem Moment.

Genau an dieser Klarheit setze ich in der individuellen Vorbereitung mit meinen Klientinnen und Klienten an.

Welche Frage würde dich in einem Vorstellungsgespräch aktuell tatsächlich ins Straucheln bringen?



Foto © Sina Villinger

Eine Führungskraft beauftragt mich fast immer aus demselben Grund: In der Zusammenarbeit oder der Kommunikation im Team ...
25/09/2026

Eine Führungskraft beauftragt mich fast immer aus demselben Grund: In der Zusammenarbeit oder der Kommunikation im Team läuft etwas schief und niemand spricht offen aus, woran es eigentlich liegt.

Mitarbeitende beschweren sich übereinander, aber nie direkt. Es bleibt bei vagen Andeutungen bis die Führungskraft irgendwann externe Unterstützung holt.

Im Analyse-Workshop schaue ich mir unter anderem mit jedem Einzelnen an, wie Selbstbild und Fremdbild in dieser Situation auseinanderfallen. Fast immer zeigt sich: Der Person, um die es geht, ist das Problem selbst gar nicht bewusst, entweder weil ihr die Erwartungen ihres Gegenübers nie wirklich klar ausgesprochen oder dieselben Worte unterschiedlich verstanden wurden und die Erwartung dadurch falsch interpretiert und am Ende nicht umgesetzt wurde.
Bei dieser Situation ist meiner Erfahrung nach der größte Hebel, die Erwartungen der einzelnen Projektbeteiligten wirklich herauszuarbeiten und sie offen und transparent zu kommunizieren, stellvertretend für Mitarbeitende und Führungskraft. Am Anfang übernehme ich diese Klarheit oft für beide Seiten. Aber das darf kein Dauerzustand werden.

Am Ende des Analyse-Workshops stehen klare Handlungsfelder, mit denen die Führungskraft selbst im Team weiterarbeiten kann. Oft reicht das bereits, um wieder eigenständig ins Gespräch zu kommen.

Manchmal reicht das aber nicht, weil in der Zusammenarbeit nicht nur ein einzelner Baustein wirkt, sondern viele Faktoren ineinandergreifen, die sich neben dem Tagesgeschäft kaum allein bewältigen lassen.

Genau dafür gibt es meine 12-wöchige Begleitung "Zusammenarbeit in Klarheit", mit einer objektiven Außenperspektive, unterm Strich oft kostengünstiger, als es allein zu versuchen.
Wenn Sie wissen wollen, wo bei Ihnen die Reibung sitzt: Schreiben Sie mir oder folgen Sie dem Link in meiner Bio.

Foto © Sina Villinger

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