Faustmann UG (haftungsbeschränkt)

17/09/2026

Shadow IT beginnt oft mit einer praktischen Abkürzung: Ein Dokument wird über einen privaten Messenger geteilt, im persönlichen Cloudspeicher abgelegt oder für eine schnelle Auswertung in ein nicht freigegebenes KI-Werkzeug kopiert.

Das Problem ist nicht nur die zusätzliche Anwendung. Es entsteht ein zweiter Informationsbestand außerhalb der geregelten Akte. Version, Zugriff, Zuständigkeit und Nachweis werden unklar.

In unserem neuen Beitrag zeigen wir, warum Verbote allein wenig bewirken und wie Unternehmen sichere Dokumentenwege schaffen, die im Alltag tatsächlich genutzt werden. OpenKM kann dabei die zentrale Dokumenten- und Aktenschicht bilden, während ERP, Workflow und KI ihre klar begrenzten Aufgaben behalten.

https://faustmann.de/shadow-it-fragmentierte-informationen-vermeiden/

Shadow IT im Unternehmen entsteht durch praktische Umwege. So verbinden Sie sichere Dokumentenwege, DMS und KI, ohne die Arbeit auszubremsen.

14/09/2026

Ein Schreiben ist eingescannt und ordentlich abgelegt. Aber wer kümmert sich jetzt darum?

Bei einer geänderten Lieferbestätigung reicht die Ablage allein nicht aus. Jemand muss die Auswirkungen prüfen, den Termin abstimmen und gegebenenfalls den Kunden informieren.

In unserem Beitrag zeigen wir an diesem Beispiel, wie aus einem digitalen Eingang eine klar zugeordnete Aufgabe wird – mit der richtigen Akte, einer Zuständigkeit und einem nachvollziehbaren Abschluss.

So lässt sich mit einer überschaubaren Eingangsart beginnen, bevor der gesamte Posteingang umgestellt wird.

https://faustmann.de/digitaler-posteingang-zustaendigkeit-bearbeitung/

08/09/2026

Sie nutzen Dragon Professional Anywhere oder Dragon Legal Anywhere? Die angekündigte Einstellung ist ein Anlass, den Wechsel rechtzeitig vorzubereiten.

In unserem neuen Wissensbeitrag stellen wir Ambivio Voice als Alternative vor. Laut Hersteller sollen sich Texte per Sprache umformulieren, Vorlagen aus gesprochenen Angaben füllen und individuelle Schreibregeln berücksichtigen lassen.

Wir zeigen die Unterschiede und erklären, wie wir Unternehmen und Kanzleien bei Beratung, Konfiguration und Einführung begleiten. Lizenzen werden über egs abgewickelt.

Ambivio Voice erwarten wir voraussichtlich ab Mitte Oktober 2026. Ihren Anwendungsfall können wir bereits jetzt gemeinsam vorbereiten.

Zum Vergleich:
https://faustmann.de/ambivio-voice-alternative-dragon-anywhere/

Ambivio Voice im Vergleich mit Dragon Professional und Legal Anywhere: KI-Textbearbeitung, Vorlagen und Beratung für Ihren Wechsel.

04/09/2026

03/09/2026

Yorizon ist jetzt nach ISO/IEC 27001 zertifiziert – ergänzt um ISO 27017 für Cloud-Sicherheit und ISO 27018 für den Schutz personenbezogener Daten.

Für OpenKM-Projekte ist das ein wichtiger Nachweis. Entscheidend bleibt jedoch der genaue Geltungsbereich: Ein zertifizierter Cloud-Betrieb macht eine konkrete Anwendung nicht automatisch sicher oder datenschutzkonform.

Wir erklären, was geprüft wurde, wie sich die Verantwortung zwischen Yorizon, Faustmann und dem Kunden verteilt und welche Fragen vor dem produktiven Einsatz geklärt werden sollten:

https://faustmann.de/yorizon-ist-iso-27001-zertifiziert-was-der-nachweis-fuer-cloud-und-openkm-projekte-bedeutet/

31/08/2026

Cloud ist nicht automatisch die richtige Antwort für jede Anwendung – der eigene Server aber auch nicht.

Entscheidend sind Schutzbedarf, Lastprofil, Regulierung, Betriebsverantwortung und die Möglichkeit, Anwendung und Daten später wieder zu wechseln.

In unserem neuen Wissensbeitrag übertragen wir das Workload-Prinzip von Yorizon auf OpenKM, Dokumentenmanagement und KI-nahe Anwendungen:

Cloud, eigener Server oder souveräne Infrastruktur? Sechs Fragen helfen, für jede Anwendung das passende Cloud-Betriebsmodell zu bestimmen.

31/08/2026

OpenKM Community oder Professional?

Diese Entscheidung ist mehr als eine Lizenzfrage. Entscheidend ist, wer Betrieb, Aktualisierung, Backup und Support übernimmt – und welche Anforderungen an Sicherheit, Records Management und Ausbau verbindlich sind.

Community kann ein sinnvoller, kontrollierter Einstieg sein. Professional sollte früh geprüft werden, wenn Herstellersupport, Zwei-Faktor-Authentifizierung, File Plan, Mandantenfähigkeit oder erweiterte Module benötigt werden.

Unser neuer Beitrag ordnet die wichtigsten Unterschiede ein und zeigt, welche Edition zu welcher Ausgangslage passt:

https://faustmann.de/openkm-community-oder-professional/

Welche Anforderung wäre für Ihre Entscheidung ausschlaggebend?

OpenKM Community oder Professional: Vergleich von Einstieg, Support, Sicherheit und Records Management als Entscheidungshilfe für den Mittelstand.

27/08/2026

Eine technisch abgeschlossene DMS-Migration ist noch nicht automatisch eine verständliche Arbeitsablage.

Importlose und technische Container helfen, eine Übernahme kontrolliert und prüfbar durchzuführen. Im Alltag werden jedoch Kundenaufträge, Verträge, Projekte, Partnerakten und abgeschlossene Vorgänge gesucht.

Nach unserer Findentity-Migration haben wir den übernommenen OpenKM-Bestand deshalb in einem getrennten Schritt fachlich reorganisiert. Bestehende Records wurden kontrolliert verschoben. Dokumente, Versionen, Prüfsummen, Rechte und Beziehungen mussten vollständig erhalten bleiben. Dubletten wurden sichtbar gemacht, aber nicht vorschnell gelöscht.

Unser neuer Praxisbericht zeigt, wie aus technisch korrekt übernommenen Strukturen wieder verständliche digitale Akten werden:

https://faustmann.de/openkm-reorganisation-nach-dms-migration/

Wenn Sie vor einer DMS-Ablösung stehen oder einen bereits migrierten Bestand neu ordnen müssen, sprechen Sie uns gern an.

21/08/2026

Eine DMS-Migration ist weit mehr als das Kopieren von Ordnern und Dateien.

Bei der Migration unseres eigenen, über Jahre gewachsenen Dokumentenbestands nach OpenKM haben wir rund 186,5 GB und 47.172 Dateien untersucht. Entscheidend war nicht, möglichst viel zu kopieren. Entscheidend war, jeden benötigten Inhalt eindeutig zuzuordnen, aus OpenKM zurückzulesen und technisch zu prüfen – und nicht mehr benötigte Altbestände nachvollziehbar auszuschließen.

In unserem neuen Praxisbericht zeigen wir, warum Sicherung, Inventur, Sollmanifest, Prüfsummen und ein dublettenfreier Wiederholungslauf zu einer belastbaren DMS-Migration gehören.

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Praxisbericht zur kontrollierten DMS-Migration nach OpenKM: Inventur, Sollmanifest, SHA-256-Rücklesung, Mailübernahme, Ausschlüsse und Idempotenz.

18/08/2026

Manchmal ist das richtige Dokument gar nicht das Problem. Es ist vorhanden – nur leider in mehreren Fassungen.

Eine Version liegt auf dem Netzlaufwerk, eine wurde per Mail verschickt und an der Maschine steckt vielleicht noch ein Ausdruck. Spätestens bei einer Reklamation wird aus dem kleinen Unterschied ein ziemlich großes Thema.

Wir haben unseren Beitrag über OpenKM in Fertigungsunternehmen deshalb noch einmal neu gefasst. Es geht nicht um möglichst viele Funktionen, sondern um die praktische Frage: Wie erkennen Produktion und Qualität, welcher Dokumentstand wirklich gilt – und wie lässt sich das später belegen?

Hier ist der Beitrag:
https://faustmann.de/openkm-fuer-fertigungsunternehmen-dokumente-prozesse-und-wissen-intelligent-verbinden/

Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, schreiben Sie uns gern. Uns interessiert, wie Sie das heute lösen.

Wie Fertigungsunternehmen mit OpenKM Arbeitsanweisungen, Qualitätsnachweise und technische Unterlagen im gültigen Stand bereitstellen und nachweisen.