11/07/2024
Die Fallstricke einer SAP-Implementierung (und wie man sie umgehen kann)
Die Einführung einer komplexen, integrativen und abteilungsübergreifenden Software wie ein ERP System stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Eine transparente Planung, rechtzeitige Nominierung der Mitarbeiter (Key User / Process Owner, SteeCo Member) und ausreichende Budgetierung ist zwingend notwendig. Auch sollten die Stakeholder keine Doppelfunktionen führen. Ein Process Owner als SteeCo Member wird selten objektiv über eigene Versäumnisse urteilen.
Sobald die Entscheidung getroffen ist, SAP ins Unternehmen einzuführen, gilt es, die etwaige Unsicherheit bei den Mitarbeitern auszuklammern, diese sind vor Kickoff ausreichend auf das Projekt vorzubereiten, so dass den Mitarbeitern ein kompaktes Handwerkszeug übergeben werden dem Umgang von SAP optimal zu unterstützen.
Dazu sollten aber auch die übergreifenden Prozesse in dem Unternehmen hinreichend den Key Users und Process Owner bekannt sein. Dies beinhaltet, dass nicht nur die Ressourcenanforderungen mit Namen gefüllt sind, das beinhaltet eine ausreichende Qualifizierung aller Projektbeteiligten. Die Kosten der Vorab Qualifikationen beteiligten Stakeholder der werden aber zu großen Teilen in der Projektphase wieder „eingespielt“, die Zeiten der Prozessvorbereitungen und -Workshops verkürzen sich signifikant und sorgt für eine Risikominimierung, das die Stakeholder diese Prozesse / Funktionen bereits kennen, bevor sie mit dem Systemintegrator kommunizieren.
Auch sollten zum Kickoff die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sein und den Mitarbeitern im Rahmen ihrer Tätigkeiten auch die Verantwortung zu den notwendigen Entscheidungen übertragen werden. Auch die SteeCo hat eine klare Rolle und Verantwortung.
Der wichtigste Punkt, das Verständnis, das eine ERP Einführung KEIN IT-Projekt ist, es ist das herausforderndste Businessprojekt überhaupt.
Systemlandschaft
Bevor die Planung startet, ist ein Überblick über die vorhandene Systemlandschaft und IT-Infrastruktur dringend notwendig. Diese Informationen sind essential, um zu prüfen, wo die Datenherkunft ist, welche Daten wann/wo benötigt und verarbeitet werden. Dies ist für den Prozess und die spätere Datenmigration notwendig diese zu identifizieren. Dies sollte Bestandteil der bereits oben benannten Prozesslandkarte sein.
Hier wird auch die Frage nach dem Scope zu Teilen beantwortet
Welche Bestandsysteme sollen abgelöst werden?
Welche Bestandsysteme werden wie mit Daten versorgt, wie sehen die Schnittstellen aus? In welche Richtung? Welche Technik steckt hinter den Schnittstellen?
Für Bestandsysteme die weiter versorgt werden, gibt es auch Entwicklungs- und Testsysteme?
Gibt es ein Schulungssystem, eine Sandbox oder sogar ein eigenes SAP-System für die Migration?
Wo stehen die Bestandsysteme (Hosting, eigenes Rechenzentrum?) Welche Anbindung (MBit) ist vorhanden?
Die Planung als integraler Bestandteil einer SAP-Einführung
Je vorausschauender die Einführung von SAP ins Unternehmen geplant ist, desto einfacher wird der Einführungsprozess. Hier sollte der Fokus auf den Gründen der SAP-Einführung im Unternehmen liegen. Dies kann eine Vereinfachung der Arbeitsprozesse in der täglichen Arbeit der einzelnen Mitarbeiter sein oder auch legale Anforderungen, die das aktuelle System nicht bietet. Diese Voraussetzungen sollten im Kick-Off klar definiert sein und auch während der Implementierung nicht von abgewichen werden.
Allseits beliebt ist der Rütli Schwur im Standard bleiben zu wollen, um dann fragwürdige Unternehmensprozesse in ein ERP-System zu übertragen. Meistens sind diese Entwicklungen sehr aufwendig und in der Funktion deutlich schlechter als der SAP Standard und fällt dann meistens in den integrativen Test auf. Es gab in der Vergangenheit Kunden, die hatten Ihre komplette Individualsoftware in ABAP transformieren lassen, auch sind Kunden bekannt, die Ihre R/2 Welt aktuell in neuem System weiterleben lassen.
Zielführend ist sich vor Augen zu halten, welche Prozesse im Detail vereinfacht oder auch zusammengeführt werden sollen. Das Budget für die SAP-Einführung (nebst notwendigen Schnittstellen und auch zB Formularen, sowie etwaige Backfillressourcen müssen bereitstehen.
Beachten Sie auch neben finanziellen Aspekten auch das Change-Management. Manche Angestellte befürchten eventuell den Verlust ihres Arbeitsplatzes durch das neue System. Ratsam wäre, bereits vor der Einführung die späteren Aufgaben zu verteilen und den betroffenen Mitarbeitern rechtzeitig zu kommunizieren. Schließlich brauchen die Mitarbeiter dann eine konkrete Schulung, die ebenfalls einen finanziellen Ausgabeposten im Budget darstellt.
Vorteile von SAP
Durch die Optimierung der Geschäftsprozesse und die Reduktion der damit verbundenen redundanten Dateneingaben gewinnen Unternehmen durch die Einführung von SAP. Ein Programm – alle Abteilungen können damit durchgängig arbeiten und ein gemeinschaftliches Ziel erreichen. So vereinfacht könnte man SAP beschreiben, aber natürlich ist es wesentlich komplexer.
Die verschiedenen Abteilungen von einem Unternehmen, von der Buchhaltung und dem Vertrieb bis hin zum Einkauf, der Lagerhaltung oder der Produktion, gewinnen einen direkten Zugriff auf betriebsinterne Daten und Informationen. Dadurch werden die einzelnen Arbeitsschritte vereinfacht und optimiert.
Je enger die Abteilungen und Führungskräfte miteinander kooperieren, desto störungsfreier verlaufen die Geschäftsprozesse. Einfaches Beispiel: Ohne einer bereits im System befindlichen Rechnung, kann die Buchhaltung einen ihrer Zulieferer bezahlen. Diese Rechnung kann aber erst verbucht werden, wenn der Wareneingang durchgeführt ist.
KISS (keep it simple/stupid) einfachere SAP-Prozesse planen
Als ersten berücksichtigen Sie die Kernfunktionen (Kunde bestellt, Kunde erhält) als Verkauf ab Lager. Ein zu komplexes SAP-System ist definitiv in den meisten Organisationen zum Scheitern verurteilt. Eine Planung sollte sehr realistisch erfolgen, diese Planung sollte nicht auf der grünen Wiese stattfinden, hier sollte sich die Unternehmensführung mit den Fachverantwortlichen abstimmen. Keiner kann eine solch umfangreiche und nachhaltige Systemeinführung binnen weniger Tage nach- vollziehen. Für den gesamten Prozess sollte man erfahrungsgemäß mehrere Monate einplanen, ebenso Pufferzeiten für unerwartete Probleme oder Mitarbeiterausfälle. Das Projektmanagement kann nicht von Tag 1 auf kritischem Pfad planen.
Fallstrick Migration
Die Datenmigration ist als eigener Stream zu gewichten, die Wichtigkeit der Datenmigration wird sehr gerne vom Business unterschätzt ist aber in den letzten Jahren der Showstopper geworden. Problem in der Migration führen zu einem Blindflug in der Warenwirtschaft, sorgt dafür das das Business keine Aussagen zu Lagerbestand, zu offenen Aufträgen, Rechnungen, etc. hat. Dies ist ein generelles, kein SAP „Problem“.
Daten bereinigen
Bevor aber ein so genannter ETL (Extraktion, Transformation, Laden) Prozess starten kann, ist die Datenqualität im alten System prüfen und vorab bereinigen:
sind alle (auch die neuen) Pflichtfelder gefüllt?
Stichproben, ob alle Felder korrekt gepflegt sind, zB. bei Kreditoren die Straße und Hausnummer in einem Feld statt in zwei Feldern
fehlerhafte Daten korrigieren oder vollständig zu erfassen
redundante Daten zusammenführen
Daten archivieren, bspw. alte Materialstammdaten ohne Bestände, die nicht mehr benötigt werden
ist das Altsystem in der Lage neue Anforderungen, die das Bestandssystem nicht vorsieht zu verwalten (Data Enrichment in eigene neue Felder)
In den Projekten hatte sich immer vorteilhaft erwiesen, den Migrationsprozess zu mehreren Zeitpunkten im Vorfeld durchzuspielen, hier können iterativ Fehler behoben werden.
Sind die Testdaten migriert und verfügbar, werden diese an das Testteam für Integrations-/UAT Test übergeben. Das hilft wirkungsvoll bei der Prüfung neuer Prozesse auch mit den migrierten Daten. Auch hat der Cutover Manager einen Überblick vor go live über die Laufzeit der Migration (Performancetests).
Hier ist zu beachten, das evtl. personenbezogene Daten für Testzwecke zu anonymisieren sind.
Last but not least
Es ist möglich, der Verfasser war selbst bei mehreren Implementierungen unterstützend dabei, ein SAP-System in weniger als 12 Monaten einzuführen, dies beinhaltet aber Disziplin aller Beteiligten, kurze Entscheidungswege und ausreichende Verfügbarkeiten der Stakeholder.
