23/07/2026
𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗮𝗸𝘁𝗲𝗻 𝗱𝗶𝗴𝗶𝘁𝗮𝗹𝗶𝘀𝗶𝗲𝗿𝗲𝗻 — 𝘄𝗮𝘀 𝗔𝗿𝗯𝗲𝗶𝘁𝗴𝗲𝗯𝗲𝗿 𝗯𝗲𝗮𝗰𝗵𝘁𝗲𝗻 𝗺ü𝘀𝘀𝗲𝗻
Personalakten gehören zu den sensibelsten Dokumenten im Unternehmen. Und genau deshalb zögern viele Arbeitgeber, wenn es um die Digitalisierung geht. Dabei ist die Rechtslage klarer als gedacht — mit ein paar wichtigen Ausnahmen.
𝗪𝗮𝘀 𝗱𝗮𝗿𝗳 𝗱𝗶𝗴𝗶𝘁𝗮𝗹𝗶𝘀𝗶𝗲𝗿𝘁 𝘄𝗲𝗿𝗱𝗲𝗻?
Die meisten Personalunterlagen können ersetzend gescannt werden: Arbeitsverträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Abmahnungen. Voraussetzung ist ein normiertes Scanverfahren wie TR-RESISCAN, das Bildqualität und Integrität des Scans nachweisbar dokumentiert.
Achtung: Notarielle Urkunden und Dokumente mit gesetzlichem Schriftformerfordernis müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden — hier ist der Scan nur eine Kopie.
𝗪𝗮𝘀 𝗳𝗼𝗿𝗱𝗲𝗿𝘁 𝗱𝗶𝗲 𝗗𝗦𝗚𝗩𝗢?
Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Das bedeutet:
• Verarbeitung nur durch berechtigte Personen
• Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (TOMs)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Scandienstleister
𝗪𝗶𝗲 𝗹𝗮𝗻𝗴𝗲 𝗺ü𝘀𝘀𝗲𝗻 𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗮𝗸𝘁𝗲𝗻 𝗮𝘂𝗳𝗯𝗲𝘄𝗮𝗵𝗿𝘁 𝘄𝗲𝗿𝗱𝗲𝗻?
Das hängt vom Dokumententyp ab:
• Gehaltsabrechnungen: 6 Jahre (§ 147 AO)
• Arbeitsverträge: 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses (§ 195 BGB)
• Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge: bis zu 30 Jahre (§ 18a BetrAVG)
Ein strukturiertes digitales Archiv macht die fristgerechte Löschung erst möglich.
𝗪𝗮𝘀 𝘃𝗶𝗲𝗹𝗲 𝘂𝗻𝘁𝗲𝗿𝘀𝗰𝗵ä𝘁𝘇𝗲𝗻:
Ohne klares Digitalisierungskonzept entstehen neue Risiken — falsch gescannte Dokumente, fehlende Metadaten, unklare Zugriffsrechte. Die Technik allein reicht nicht.
Im DMS-WERK begleiten wir Sie von der Konzeption bis zur sicheren Übergabe — DSGVO-konform, TR-RESISCAN konform, mit AVV.
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