29/04/2026
Kokousjärjestäjän muistilista - osa 2/2
6. Paikka
Valinnalla on merkitystä tunnelman kannalta. Keskeinen ja neutraali paikka, jonka läheisyydessä on pysäköintitilaa ja on helposti löydettävissä. Teamsin virtuaalikokous ei tarvitse paikkaa, m***a mieti kuitenkin mihin kotona koneen kansa sijoitut. Tarkista tausta ja valaistus sekä varmista tekniikan toimivuus etukäteen.
7. Ruokailu
Järjestetään tilaisuuden luonteen mukaan. Palaverissa riittää kahvi, lounasaikana voidaan tarjota lounas. Ilmoita ruokailusta etukäteen, on ikävää tulla herkullisen lounaspöydän ääreen vatsa täynnä suoraan työpaikkaruokalasta.
8. Kutsut
Tarkista koollekutsumistavat (posti, sähköposti, puhelin, viesti) ja lähetä riittävän ajoissa. Muista kertoa viimeinen ilmoittautumisajankohta. Jos tilaisuus järjestetään hybridinä, mainitse siitä jo kutsussa sekä varmista, että linkki tapahtuman seuraamiseen löytyy.
9. Materiaali ja ennakkovalmistautuminen
Osallistujan on hyvä valmistautua kokoukseen perehtymällä asioihin etukäteen. Kokouksen tavoitteista ja sisällöstä tulee olla tarjolla materiaalia. Vuorovaikutuksen lisäämiseksi voidaan antaa myös ennakkotehtäviä, jotka puretaan varsinaisessa kokouksessa.
10. Sihteerin merkitys
Sihteerillä on oltava langat käsissä ennen kokousta, sen aikana ja vielä jälkeenkin. Pelkkä kirjurin rooli riittää harvoin. Onnistuminen edellyttää yhteistyötä puheenjohtajan kanssa.
11. Puheenjohtajuus
On kaikkien etu jos puheenjohtaja on voinut valmistautua ajoissa. Pitää olla kyky jakaa puheenvuoroja, tehdä yhteenvetoja ja ohjata kokousta tavoitteen suuntaan. Hyvä puheenjohtaja antaa riittävästi vapauksia keskustella - ei kuitenkaan liikaa ja pitää toisaalta ohjaksista kiinni. Puheenjohtajan on pystyttävä tekemään saumatonta yhteistyötä sihteerin kanssa.
12. Yhteenveto
Puheenjohtaja tekee kokouksen yhteenvedon. Siinä kiteytyy kokouksen anti, tehdyt johtopäätökset, sovitut asiat ja jatkotyöskentelyn tavat. Kaikkien osallistujien on voitava seistä yhteenvedon takana. Puheenjohtajan tehtävä on huolehtia siitä, että kaikki ovat ymmärtäneet yhteenvedon sisällön.
13. Jälkipostitukset ja toimenpideseuranta
Päätetyt asiat toimeenpannaan kokouksen jälkeen. Kokouksessa sovitaan miten toteuttamista seurataan. Puheenjohtaja ja sihteeri huolehtivat, että osallistujia kiitetään kokouksen jälkeen heidän panoksestaan asiaankuuluvalla tavalla.