14/03/2023
PODSJETNIK
Koja se dokumentacija može baciti u 2023.?
Čuvanje dokumentacije
Knjigovodstvene isprave čuvaju se:
isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu te pomoćne knjige - najmanje 11 godina,
isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno.
Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava počinje teći 31.12. poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.
Poslovne knjige čuvaju se:
dnevnik i glavna knjiga, te pomoćne knjige – najmanje 11 godina.
Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći 31.12. godine na koju se iste odnose.
Financijski izvještaji, godišnje izvješće i revizorsko izvješće (ako je poduzetnik obveznik revizije) čuvaju se trajno u izvorniku.
Slijedom navedenog, s 31.12.2022. istekao je rok za čuvanje:
dnevnika i glavne knjige, te pomoćnih knjiga za 2010. godinu i
knjigovodstvenih isprava nastalih u 2010. a na temelju koje su podaci uneseni u ove poslovne knjige.
Dakle, u 2023. godini možemo predati na uništenje poslovne knjige i knjigovodstvene isprave za 2010. godinu.
Uništenje dokumentacije
Iako se radi o privatnoj (vlastitoj) dokumentaciji poduzetnika (trgovačkih društava, obrtnika,…) i drugih pravnih osoba arhiviranje i uništenje ove dokumentacije nije u potpunosti slobodno, odnosno propisano je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama i njegovim podzakonskim aktima.
Po isteku roka čuvanja dokumentacije potrebno je nadležnom državnom arhivu podnijeti na odobrenje prijedlog za uništenje određene dokumentacije. Prijedlog treba sadržavati popis – o vrsti, količini i vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje (propisane rokove čuvanja).
Po primitku odobrenja, dokumentacija se može uništiti. Pri uništavanju dokumentacije moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka, te zaštite okoliša.
Što u slučaju prestanka poslovanja?
Po okončanju likvidacije društva, kao i prestanku društva po skraćenom postupku bez likvidacije, poslovne knjige i dokumentacija društva za koju nisu istekli rokovi čuvanja te ona koja se čuva trajno predaje se na čuvanje Hrvatskoj gospodarskoj komori. Za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva plaća se naknada na teret društva prije njegova brisanja.
(izvor TEB)