25/02/2016
Engedjétek meg, hogy kicsit meséljek az iratrendezéssel kapcsolatos kalandjaimról.
Valamikor réges-régen (most, hogy utánaszámolok, épp 20 éve) egy nagyon kicsi építő-ipari cégnél dolgoztam, mint titkárnő.
Amikor odakerültem, úgy tájékoztattak, hogy minden iratot megtalálok, mert tök rendben vannak. Elég hamar kiderült, hogy ez messze nincs így. Eleinte egy nagyon pici irodahelyiségben ültünk hárman (a két ügyvezető és én), és ha valami iratra szükség volt, komoly kutatómunkát kellett folytatnom, vajon melyik polcról, polc alól, sarokból kerül elő.
Aztán nagyobb irodába költöztünk, mindennek lett helye, egyre több lett a megrendelés, ami már egy jobban működő iratkezelési rendszert kívánt. Sikerült is olyan jól kialakítani, hogy amikor úgy döntöttem, elhagyom a céget, az egyik főnök, aki finoman szólva nem a csiszolt modoráról és Kazinczy díjas szókincséről volt híres, el sem akart engedni, de ha már mindenképp menni akartam, megköszönte a munkámat. Nem tudom, hallott-e azóta bárki is köszönetet tőle…
Innen egy országos nagy céghez mentem dolgozni és előre örültem, hogy saját kis irodám lesz. De amikor megláttam, az arcomra fagyott a mosoly, mert én ilyet még nem láttam. Mindenhol papírok, a két asztalon összevisszaság, a földön 4 db kb. 1 m magas irathalom. Mintegy 4-5 év termése, amiben semmilyen, de tényleg semmilyen rendszer nem volt. Igaz, volt a szobában egy szekrény, abban dossziék – üresen.
Nem szaporítom a szót és nem is akarom nagyon fényezni magam, de egy hónap alatt sikerült felszámolni a rettenetet. Azért tartott ilyen sokáig, mert mellette a napi munkámat is el kellett látnom, a cég második emberének titkárnője voltam. A kollégák csodájára jártak. Innentől kérhettek tőlem bármilyen évekre visszamenő iratot, egy mozdulat volt elővenni. Már kicsit sajnálom, hogy nem csináltam róla „ilyen volt, ilyen lett” képet.
S hogy mindezeket miért meséltem el? Mert ha az egyik vagy a másik iroda leírásában sajátodra ismertél, már láthatod, nincs lehetetlen. A Te irodád is lehet szép, rendezett. Felszámolhatjuk több év restanciáját úgy, hogy kialakítok egy működő rendszert az általad megadott szempontok szerint, utána mindig a helyére teszed a dolgokat és folyamatosan rend lesz. Vagy úgy, hogy havonta-kéthavonta találkozunk, és rendezem az eltelt idő alatt összegyűlt iratokat.
Ha igényed volna rá, de időd, energiád, embered nincs, hívj és jövök! :-)