11/07/2015
Hogyan válasszunk könyvelőt?!
- Függetlenül attól, hogy valakinek mennyi köze van a pénzügyekhez, az első és legfontosabb intelem, amit meg kellene fogadni; a vállalkozás eredményes működtetéséhez nem elég az adott szakmához érteni; a piac felmérése mellett muszáj még az alapítás előtt megismerkedni a legelemibb adózási és számviteli szabályokkal. A vállalkozás bejegyzése előtt, nem pedig utána kell konzultálni adótanácsadóval, adószakértővel, könyvelővel. A vállalkozások jelentős része a fordított utat választja, elmegy egy ügyvédhez, mindenféle gazdálkodási ismeret nélkül alapít egy céget, fogalma nincs arról, hogyan lehetne azt jól működtetni, s úgy gondolja, majd a könyvelő mindent megold helyette, Egy példa arra, amit biztosan nem tud megoldani a könyvelő: a bejegyzés élőn nyilatkozni kell arról, hogy alanyi -adó mentességet választ-e a vállalkozás (ezt jelenleg az évi 6 millió forint bevétel alatti vállalkozások tehetik meg), vagy az áfa hatálya alá kíván-e tartozni. Ha rosszul dönt, egy évig a választott adózási mód szerint kell eljárnia. Azt is alaposan meg kell fontolni, hogy egyéni vállalkozást, bt.-t, kkt.-l, kft-t vagy rt.-t érdemes inkább alapítani.
Tételezzük fel, hogy a vállalkozás alapítója megfontolt, előre megpróbálja felmérni a lehetőségeit. Hogyan válasszon jó könyvelőt?
- Az első lépés sok esetben ilyenkor az, hogy a leendő vállalkozók a barátaiktól kérik, ajánljanak nekik könyvelőt. Nem biztos, hogy az így ajánlott könyvelő nem lenne jó választás, de nem szabad alapos mérlegelés nélkül, kizárólag az ajánlás alapján dönteni. Nem olyan nehéz megbízható könyvelőt választani, mint amilyennek látszik ez a feladat.
Milyen szempontokat kell figyelembe venni?
- Bármennyire is másodlagosnak gondoljuk, a külsőségek nagyon fontosak a választáskor. Ez egy bizalmi kapcsolat. Először is találkozzunk személyesen a könyvelővel, mindenképpen ott, ahol a munkáját végzi, akár az irodájában, akár a lakásában. Több mint két évtizede gyakorló adótanácsadóként, könyvelőként, egyesületi tisztségviselőként állítom, hogy sok mindent elárul a munkavégzés minőségéről a könyvelő környezete. Olyan ez, mint amikor egy menőnek gondolt étteremben megnézzük a mellékhelyiséget: ha koszos, nem szívesen eszünk a konyhájáról sem. Ugyanígy, nem túl bizalomgerjesztő, ha a könyvelői irodában, lakásban óriási kupacokban állnak szanaszét, akár a földön is az iratok. Bárki vitatkozhat ezzel, de több száz könyvelő irodájában jártam már, és az a tapasztalatom, hogy ha valaki igényes a környezetére, igényes a munkájára is.
Szimpatikus a könyvelő, igényesnek gondoljuk, hogyan tovább?
- Kössünk szerződést! Általános tapasztalat, hogy az ügyfelek nagy többségét egyáltalán nem érdekli a szerződés, és ha kötnek is, minél egyszerűbbet szeretnének, holott az Ördög a részletekben rejlik. A vállalkozó és a könyvelő kölcsönös érdeke, hogy a szerződésben részletesen leírják, mi a két fél feladata és kötelessége, s ki, milyen esetleges hibáért, jogkövetkezményért felel. A szerződésben legyen benne, hogy a könyvelő rendelkezik-e felelősségbiztosítással, az mire terjed ki, a legjobb az, ha a szerződés mellékletben tartalmazza a felelősségbiztosítási kötvényt. Érdemes feltüntetni a szerződésben, hogy az adott könyvelő rendelkezik-e mérlegképes könyvelői végzettséggel, vagy az irodának van-e ilyen képesítésű alkalmazottja. Azt is rögzíteni kell, hogy a könyvelő adott esetben képviseli-e a vállalkozást az adóhatóság előtt.
Miért fontos a mérlegképes könyvelő?
- A nevében is benne van: a mérlegképes könyvelő nemcsak rögzíti a vállalkozás bevételeit és kiadásait a meghatározott számlákon, hanem képes mérleget, beszámolót készíteni, határidőre elkészíti a bevallásokat, tisztában van a hatályos adózási és számviteli szabályokkal, s akár még számviteli tervet is készít. Lényeges különbség a nem mérlegképes és a mérlegképes könyvelő között, hogy utóbbinak van felügyeleti szerve, szerepel a nemzetgazdasági minisztérium nyilvántartásában. Évente kötelező képzéseken kell részt vennie, . ahol kreditpontokat kell szereznie. Nem nagyon jellemző, hogy valaki csak azért jelenik meg egy előadáson, hogy kreditpont okát szerezzen, ha már időt, pénzt áldoz erre, akkor tanulni is fog. Újabb biztosíték a vállalkozás számára, ha a könyvelő tagja valamely szakmai szervezetnek. A legtöbb érdekképviselet különféle képzéseket szervez, kiadványokat készít a tagjai számára, és a szakmai szervezetek adott esetben etikai eljárást kezdeményezhetnek a tagjaikkal szemben. Becslések szerint nagyjából tízezer könyvelő van Magyarországon - közülük nem mindenki aktív -, és csupán az egytizedük tagja szakmai szervezetnek.
Milyen hibákért vállalnak felelősséget a könyvelők?
- A könyvelő felelősséget vállal az általa feldolgozott alapbizonylatokból készített főkönyvi kivonatok, adóalap és adószámítások, kimutatások, bevallások számszaki helyességéért. Az e kötelezettségek megsértéséből eredő, az ügyfélnek okozott károkért polgári jogi felelősséggel tartozik. A vállalkozásokat meglepetésként érheti, hogy az adóhatóságok által megállapított adóhiányért soha nem vállalnak felelősséget a könyvelők, csak a kiszabott késedelmi pótlékért, illetve az esetleges mulasztási bírságért. Ennek egyszerű oka, hogy a meg nem fizetett adó értelemszerűen a vállalkozásnál maradt, vagyis nála van a pénz. Ha például a vállalkozásnak egymillió forint befizetendő és nyolcszázezer forint levonható áfája van, akkor csak kettőszázezret fizet meg. Ha később kiderül, hogy az egyik számla után nem lehetett volna levonni a százezer forintnyi áfát, akkor a különbözetet a vállalkozásnak kell megfizetnie, lévén, hogy korábban ezt a pénzt kvázi megspórolta. Nagyon fontos ismét hangsúlyozni, hogy a könyvelő felelőssége csak azoknál a szolgáltatásoknál terjed ki a könyvviteli, adó- és egyéb jogszabályi kötelezettségek megsértéséből eredő károkra, amelyek szerepelnek a megbízási szerződésben, Nem felel a könyvelő egyebek között a számviteli bizonylatok eredetiségéért, érvényességéért és fordításáért, valamint az okmányokban említett áruk típusáért, mennyiségéért és minőségéért, és azért a kárért sem, amely abból ered, hogy a vállalkozás tartalmilag nem hiteles bizonylatokat adott át. Nem vonható felelősségre a könyvelő akkor sem, ha azért nem tudja betartani a bevallási határidőt, mert a vállalkozás a szerződésben meghatározott dátum után adja át az elszámolásokhoz szükséges bizonylatokat.
Szélsőséges árakkal találkozunk, ha körülnézünk a könyvelői piacon, hogyan tudjuk eldönteni, hogy reális összeget fizetünk-e a kapott szolgáltatásért? Létezik-e bármilyen irányár, amely segíti a vállalkozásokat az eligazodásban?
- Az árakat megszabni nem lehet, mivel piaci szolgáltatásról van szó. Ajánlásokat ugyan bármelyik könyvelői szervezet készíthetne, de leírva nem nagyon lehet ilyet találni. A vállalkozásoknak azt érdemes megnézniük, hogy az általuk végzetthez hasonló tevékenységű, ugyanazon a környéken működő vállalkozások könyvelését végzők mennyiért dolgoznak. Ahogy asztalost vagy szobafestőt sem választunk első blikkre. úgy a könyvelők esetében is kérjünk be több ajánlatot ugyanarra a szolgáltatásra. Érdemes olyan szakembert, irodát választani, akinek/amelynek van tapasztalata a vállalkozás állal végzetthez hasonló tevékenységű vállalkozások könyvelésében, ismeri az adott területre - például a fuvarozásra, vagy akár az egészségügyre, orvosi szolgáltatásokra - vonatkozó speciális szabályokat. Végeredményben minden vállalkozó a saját szenzorai, érzékenységi küszöbe szerint dönt arról, milyen árat fogad el, Tudni kell azonban, hogy ha egy több millió forint árbevételű vállalkozás pár tízezer forintért könyveltet, akkor a könyvelővel szemben indított esetleges kártérítési perben ezt az értékaránytalanságot figyelembe veszi a bíró.
Mennyire jellemző, hogy könyvelőket perbe hívnak a vállalkozások?
- Az elmúlt évtizedek tapasztalata szerint a könyvelők jelentős része közös megegyezésre törekszik, és a felelősségbiztosítása terhére megfizeti a rá háruló költségeket. Természetesen előfordul, hogy könyvelők is per részesei lesznek. Ezen ügyek többségében általában mindkét fél számára rendkívül nehéz a bizonyítás, pontosan a minden lényeges részletre kiterjedő szerződés hiánya miatt.
ÍGY ELLENŐRIZHETI A KÖNYVELŐJÉT
A mérlegképes könyvelőknek évente 16 kreditpontot kell összegyűjteniük, ebből nyolcnak kötelezően számviteli minősítésű kreditnek kell lennie. A fennmaradó nyolc kreditet a mérlegképes könyvelési szakmához kapcsolódó egyéb (adó, társadalombiztosítás, munkaügy stb.) előadásokon való részvétellel lehet megszerezni (minimum 4 kreditpont), a szakmai szervezeti tagsággal, valamint egyes szakmai kiadványok előfizetésével 2-2 kreditpontot lehet gyűjteni. Kizárólag a Nemzetgazdasági Minisztérium által akkreditált intézmények továbbképzésein lehet kreditpontokat szerezni.
A minisztérium minden évben felülvizsgálja, hogy a regisztrált mérlegképes könyvelők teljesítették-e az elvárásokat. Ha igen, meghosszabbítja az engedélyhez kötött tevékenységhez szükséges regisztrációt, ha nem, törli a könyvelőt a nyilvántartásból. A könyvviteli szolgáltatást végzők névjegyzékét a Nemzetgazdasági Minisztérium honlapjának Pénzügyi Szakképzés al oldalán ( http://penzugyiszakkepzes.kormany.hu/nevjegyzek-konyvviteli-szolgaltatast-vegzok ) találják a vállalkozások.
