רניהול - פיתוח מנהלים

08/07/2019

שלום לכם,
שבוע שעבר העברתי הכשרה לצוות מנהלים מנוסה בתחום "שגרות ניהול".
לרוב אני מלמד שגרות ניהול צוותי עתודות ומנהלים צעירים.
הפעם התבקשתי להעביר את ההכשרה למנהלים וותיקים
חשבתי שזה יהיה פשוט ונסיים מהר מאוד את הפעילות ויאללה לים (למרות שההדרכה הייתה בירושלים )
הופעתי לגלות שחלק ממשתתפי ההכשרה לא מבצעים שגרות ניהול בצורה מסודרת למרות שרובם הכירו את הנושא.
(המשוב העיקרי שלהם בסוף ההכשרה היה "אילן טוב שהזכרת לנו את חשיבות השגרות, נחזור לבצע אותם).
אז הפעם אני רוצה להזכיר לכולנו מה המשמעות של שגרות ניהול ומדוע חשוב לנו לשמור עליהם.
שגרה היא פעולה שמתקיימת באופן קבוע ובזמנים קבועים.
למשל, צחצוח שיניים בבוקר ובערב היא שגרה.
המעניין בשגרה זה שהפעולה עצמה לא ממש חוזרת על עצמה באותו אופן בכל פעם
לפעמים אנחנו מתחילים לצחצח שיניים בצד שמאל, לפעמים בצד ימין, לפעמים במברשת רגילה ולפעמים נעזרים במברשת חשמלית.
לא משנה איך עושים את הפעולה, מה שחשוב זה שאנחנו מקיימים את הפעולה באופן סדיר ובפרקי זמן קבועים.
כלומר שגרה היא המסגרת ששומרת עלינו שלא נפספס את הדברים החשובים.
תארו לעצמכם שלא היינו מפתחים שגרה לצחצח שיניים כל בוקר וערב?
שההורים שלנו לא היו מתעקשים שנתמיד בכך?
אז מהר מאוד הדברים הדחופים בחיים היו גורמים לנו לוותר על צחצוח השיניים, ולכולנו היו בעיות שיניים מחרידות מהר מאוד.
זה הרעיון בשגרה, לשמור עלינו לקיים את מה שחשוב לנו, למרות הדחוף והבלת"מים (בלתי מתוכנן).
אותו הדבר בדיוק קורה בעולם הניהול.
כמנהלים, אנחנו מוצפים בלת"מים ובכיבוי שריפות, תמיד הכל לחוץ ול"אתמול" ואין לנו זמן להשקיע בדברים החשובים באמת.
רבים מאתנו מוצאים את עצמם עובדים המון שעות, אבל לא מספיקים להשקיע בעבודה שלהם.
שגרות ניהול באות להגן עלינו מפני הדחוף וכיבוי השרפות.
אם נייצר לעצמנו שגרת ניהול נכונה, נוכל להספיק גם לבצע את הדחוף וגם לעשות את מה שחשוב לנו.
למשל, פגישות עבודה עם העובדים שלנו פעם בשבוע באותו יום ובאותה שעה (ולא משנה אם אתם פוגשים אותם יום יום).
פגישות צוות פעם בשבועיים בכל יום חמישי בשתיים בצהרים.
Happy hour כל סוף חודש בחמש אחר הצהרים.
הכנת משכורות בכל עשירי לחודש.
הערכת עובדים בכל סוף שנה.
בנית תוכנית עבודה בכל תחילת שנה
אלו דוגמאות מעטות לשגרות ניהול.
על חלק מהן אפשר בקלות לוותר,
למשל אם אני כמנהל קובע פגישת עבודה (פ.ע.) עם עובד שלי, ואני כרגע בלחץ בעבודה, מאוד קל לי לוותר על הפגישה ולדחות אותה.
אבל אם דחיתי אותה, הסיכוי שהיא תתממש נמוך מאוד.
לעומת זאת, אם שריינתי ביומן לעובד ולי פגישת עבודה קבועה, למשל בכל יום ראשון בעשר בבוקר.
והעובד יודע שבכל יום ראשון בעשר בבוקר הוא נפגש איתי
גם אם יש לי עכשיו לחץ ומשימות שאני צריך להספיק, מאחר והפגישה עם העובד נקבעה כבר מראש, אחשוב פעמים אם לבטל אותה או לא.
וגם אם דחיתי אותה, אזיז אותה למועד אחד באותו שבוע ותמיד יש לי את הפגישות הבאות שקבעתי איתו מראש.
כלומר, שגרות ניהול מכניסות סדר לתהליכי העבודה שלנו ושומרות עלינו שבאמת נשקיע בדברים שחשובים לנו ולא רק בדחוף ובכיבויי שריפות.
איך יודעים איזו שגרת ניהול לבצע?
מאוד פשוט, בדקו מהם המטרות שלכם בעבודה.
על מה אתם נמדדים, מה מצפים מכם לבצע כמנהלים, ואז קבעו שגרות ניהול שמקדמות אתכם למטרות שלכם.
ישנן שגרות ניהול שלא תורמות לנו ורק גוזלות מאתנו זמן,
אבל שגרות ניהול נכונות, עוזרות לנו לקדם את המטרות שלנו כמנהלים.
לדוגמא, בזמן כתיבת שורות אלו אני בלחץ זמן, משום שיש לנו עכשיו כמה פרויקטים מאוד גדולים אצל לקוחות שלנו ואנחנו רוצים לסיים אותם לפני אוגוסט.
אז בקלות יכולתי לוותר על כתיבת הפוסט הזה ולהחליט להשקיע במה שדחוף.
אבל, בתחילת השנה הגדרתי לעצמי שבכל יום שני אני מטריד אתכם עם מייל שאני כותב.
ומאחר וזו הפכה להיות שגרה, אני יודע שאם לא אשב עכשיו לכתוב לכם, זה כבר לא יקרה.
אז אני מפנה לעצמי זמן וכותב את הפוסט.
בזכות שגרת הניהול שקבעתי.
אילו שגרות ניהול אתם מיישמים?
האם אתם מוותרים לעצמכם על שגרות ניהול בגלל הלחץ בעבודה?
עצרו רגע, חשבו מה מקדם אתכם באמת.
בסדנה שהעברתי שבוע שעבר משתתפת ספרה לנו על שגרת ניהול נוספת שהיא מקיימת:
פ.ע.ע.
פגישת עבודה עם עצמי.
היא קבעה לעצמה זמנים ביומן שבהם היא עוצרת הכל וחושבת בניה לבין עצמה על תהליכים בעבודה ומתכננת פעילויות.
זה מקסים וכל כך נכון.
לרוץ כמו מטורפים לא מקדם אף אחד.
עצרו, תכננו ותבדקו אילו שגרות ניהול מתאימות לכם וחשוב שתקיימו אותם.
כתבו לי,
אשמח לשמוע,
מהן שגרות הניהול שאתם מבצעים?
ואם תרצו שנעביר אצלכם הכשרה בנושא שגרות ניהול,
אתם יודעים איך ליצור אתנו קשר
ועד אז, לכו לנהל משהו
שלכם
אילן

01/07/2019

שלום לכם,
אני מקווה שאתם צולחים את החום בשלום.
בימים אלו אני מייעץ למרפאה גדולה.
כחלק מהפעילות אנחנו מגדירים מחדש תפקידים לכל עובד ומנהל במרפאה.
התברר שמעטים העובדים שבאמת יודעים מה הגדרת התפקיד שלהם ועל מה הם נמדדים.
בהתחלה, כשהמרפאה הוקמה, הייתה הגדרת תפקיד לכל עובד,
אבל עם השנים הנושא הזה התעמעם ולא טופל כראוי
ולפתע הנהלת המרפאה נקלעה לסיטואציה של בלגן וכאוס ניהולי ועסקי.
אז נקראתי לדגל.

חשוב להבין את השינויים שקרו בשנים האחרונות בכל נושא הגדרת תפקיד.
בעבר, היו הגדרות תפקיד ברורות ומוגדרות לכל אחד.
כולם ידעו מה התפקיד שלהם, למי הם כפופים, מה מצפים מהם ועל מה הם נמדדים.
אבל עם השנים הצביון הארגוני השתנה, וגם התרבות הסביבתית והחברתית השתנתה
ארגונים רוצים ליעל עד תום את יכולות העובד (ולרוב להשאיר אותו מותש ביום עבודה)
דור ה-Y שנכנס לארגונים לא אוהב מסגרות והגדרות ברורות ומעדיף לעבוד על כמה תחומים במקביל (זו הכללה גסה).
ניהול מטריציוני הפך שגרתי וכולנו מנהלים מטריציונים בצורה כזו אחר אחרת
ושורת הרווח של הארגון (או לחילופין ההשגים של הוועד בארגון) הפכו לעיקר לכל ארגון שצריך לנהל ולהציג הישגים.
ויש לנו גם מונחים וביטויים שמסבירים את העובדה שאין הגדרות תפקיד ברורות
איגייל, VUCA, ניהול רזה, Open Space שלא משפשר מחיצות וריכוז בעבודה ועוד הרבה מונחים ותפיסות שדוגלות בעבודה ללא הגדרת גבולות ברורה.

אז תרשו לי להביע את דעתי על כך.
נכון, אנחנו חיים בעידן אחר ומנהל היום צריך להתמודד עם אתגרים קשים ורבים יותר מעמיתו מלפני עשרים שנה.
ונכון, הדרישות מאיתנו עלו וכמות המשימות עלתה מאוד.
אנחנו לא עומדים בקצב הטכנולוגי ולא מצליחים להספיק הכל.
אבל עם זאת, כאוס סביבתי לא מצדיק חוסר ארגוני.
אני עובד עם המון חברה צעירים (דור ה-Y) וגם להם חסרה הגדרת תפקיד ברורה.
גם הם רוצים לדעת על מה הם נמדדים ומה מצופה מהם.
וגם הם הולכים לאיבוד כשאין להם הגדרת גבולות ברורה.
עובד שלא יודע על מה הוא נמדד ומה הגדרת התפקיד שלו, בסופו של דבר ישחק ויעזוב, או שימצא לעצמו בעבודתו תחומי העניין משלו בלי קשר למה שהארגון צריך.
בואו נחזור אחורה ונבין שלמרות שהעולם השתנה, הגדרות תפקיד ברורות יכולות לסייע לנו לסדר את הבלגאן שנוצר.
אני מוצא חשיבות רבה בהגדרות תפקיד ברורות שמובנות לעובד ומוסכמות על ידו.
ואסור שזה ישאר רק מס שפתיים.
חשוב לעבוד על פי ההגדרות הללו
אם המנהל מגדיר לעובד מה מצופה ממנו, על המנהל לבצע בקרות בהתאם ולבחון אם העובד עומד בדרישות אלו.
אי אפשר רק להגדיר הגדרות תפקיד ואז להמשיך בכאוס הארגוני כאלו "אנחנו את שלנו עשינו".
צריך לנהל ולהתנהל על פי הגדרות אלו.

כשאני מגדיר תפקידים לפונקציות בארגון אני מכיל את הפרמטרים הבאים:
תיאור התפקיד: מה שם התפקיד ואיך נתאר אותו במפשט אחד ברור.
מדווח ל: למי בעל התפקיד מדווח ניהולית.
עובדים כפופים: מי כפוף לבעת התפקיד
תחומי אחריות: על מה בעל התפקיד אחראי מבחינה תפעולית וניהולית (לפרט את כל המרכיבים שבעל התפקיד אחראי עליהם)
ידע ומיומנות נדרשים לתפקיד: מה הידע והמיומנות הנדרשת לבעל התפקיד.
אחוזי משרה נדרשים: אלו אחוזי משרה תפקיד זה דורש, האם אפשר למלא את התפקידש בחלקי משרה או שנרשת משרה מלאה?
האם אפשר לקיים את התפקיד מהשטח/בית או שנדרשת נוכחות במשרד/ארגון?
מדדים להצלחה: זו לטעמי השורה החשובה ביותר- על מה איך נמדד בעל התפקיד.
אתם צריכים לחשוב איך למדוד הצלחה של מילוי התפקיד ולהגדיר אותה בצורה כמותית ומדידה!
על בעל התפקיד להבין את צורת המדידה ולהסכים לה.

תתחילו להגדיר מחדש את התפקידים לעובדים שלכם ולעצמכם,
והכי חשוב, תנהלו ותעבדו על פי הגדרת התפקידים שביצעתם.
אל תטילו על עובדים משימות שלא קשורות לתפקידם (עד כמה שאפשר), הקטינו כפילויות בין בעלי תפקידים שונים באותה מחלקה/צוות, וודאו שאתם מודדים את בעלי התפקיד על פי מה שגדרתם.
העמימות בהגדרת תפקיד פוגעת בכם.
זה קורה היום בהרבה מאוד ארגונים,
שבו עם עצמכם (או קראו לנו) והגדירו מחדש את בעלי התפקידים אצלכם
ויפה שעה אחת קודם
אחרת תתעוררו לכאוס ארגוני ולא תדעו איך לצאת ממנו.
בהצלחה

מוזמנים להתייעץ איתנו
ועד אז, לכו לנהל משהו

אילן.

11/06/2019

שמח לעדכן שבמסגרת שיתוף פעולה שלנו עם חברת HRUS אנחנו נקיים יום עיון בנושא התמודדות עם פוליטיקה ארגונית.
יום העיון מיועד למנהלות משאבי אנוש.
כל הפרטים כאן:

שימוש נכון בפוליטיקה פנים ארגונית הינו הכרחי במציאות של שוק העבודה הנוכחי. בסדנה נלמד כיצד לשלוט ברצי הפוליטיקה הארגונית וכיצד להנחיל את המתודה בארגון.

22/04/2019

לא פעם אתם שואלים אותנו: "איך נוכל לנהל בצורה טובה יותר את הזמן שלנו בעבודה ולהספיק יותר"?
טוב ששאלתם: התשובה היא רֶניהול :)

והנה זה בכמה משפטים:
רֶניהול, בראשות המנכ"ל אילן רני קמה ב-2006, מייעצת ומעבירה הכשרות בחברות הכי גדולות בישראל (משרד ראש הממשלה, הפניקס, לאומי קארד, פז, HP, מכללות ועוד).
בשנים האחרונות שמנו לב שהנושא הכי בוער בחברות הוא העניין של ניהול זמן.
לא מדובר בעובדים עצלנים, אלא בעובדים מוכשרים ומלאים במוטיבציה שמרגישים שיכלו להספיק הרבה יותר במקום העבודה אם רק היו מתנהלים אחרת.

כאן אנחנו נכנסו לפעולה וכדי לענות על הצורך הזה הקמנו תוכנית הכשרה מיוחדת לניהול זמן, פיתחנו כלים מקצועיים שמאפשרים לעובדים להתנהל בצורה הרבה יותר פרודקטיבית בכל רגע נתון, בקריירה, בחיי המשפחה ובאיזון כללי בין דברים שונים שחשוב לכל אחד מאיתנו להקדיש להם זמן.

עכשיו אפשר ליהנות מכל האוצר הזה באמצעות קורס אינטרנטי שמתאים לעובדים לעובדים ומנהלים. המטרה של הקורס היא לאפשר לעובדים ליהנות מיכולת להספיק הרבה יותר משימות בזמן קצר, להפוך לעובדים יעילים, ליהנות הרבה יותר בכל יום של עבודה בלי לחזור מותשים הביתה.

רוצים לשלוט בזמן שלכם במקום שהזמן ישלוט בכם?
חבל לפספס את הרגע!
כתבו לנו כאן את פרטיכם ואנחנו נחזור אליכם בהקדם עם הצעה נהדרת עבורכם.

☎ 073-7609995 | רֶניהול - העצמת מנהלים ומנהלי פרוייקטים

26/03/2019

השיטה שתאפשר לכם להספיק יותר משימות בכל יום עבודה!
https://get.renihul.co.il/time-managment/

27/02/2019

תגידו- כמה קל לכם לשכנע את המנהלים שלכם לקדם משהו שאתם רוצים?
בואו נאמר שאתם רוצים לשכנע את ההנהלה שלכם לבצע פרויקט מסוים או לבחור באפשרות מסוימת.
למשל, אתם רוצים לשכנע אותם לאפשר לכם לצאת עם המחלקה שלכם ליום גיבוש.
עשיתם את הבדיקות המקדימות, בחרתם את המיקום והאירוע ולמדתם כמה יעלה לכם לצאת ליום הזה.
עכשיו כל מה שנותר לכם הוא לשכנע את המנהלים שלכם לאשר לכם את יום הגיבוש שתכננתם.
אתם ניגשים למנהל/ת ומציגים לו/ה את התוכנית שבניתם.
מה הסיכוי שהם יאשרו לכם לקיים את יום הגיבוש על פי התוכנית שלכם?
20%? 70%? 100%?
במציאות, הסיכוי נמוך מאוד.
וזאת משום שעל פי רוב אנשים לא יאשרו לכם תוכניות שהם לא היו שותפים להם.
הם יכניסו לכם שינויים בתוכניות, יקצצו בתקציב ובסוף תמצאו את עצמכם הולכים לדוכן פלאפל המקומי עם הצוות שלכם ונהנים מחצי מנת פלאפל בלי תוספות.
אז איך בכל זאת אפשר לגרום למנהלים לבצע כמה שפחות שינויים בתוכנית שלכם לבצע את רוב מה שתכננתם?
יש כמה שיטות לכך ואני מלמד אותן בהכשרות שלנו על רתימת הפוליטיקה בארגון לטובתנו.
הנה אחת מהן:
תמיד תגרמו לאחרים לחשוב שהם בחרו באופציה שהכי מתאימה ונכונה להם.
אם הם יחשבו שהבחירה הייתה שלהם, הסיכוי שלכם להשיג את מה שרציתם הרבה יותר גבוהה
וכן, זה נקרא מניפולציה, וזו לא מילה גסה אם יודעים איך להשתמש בה .
אז הנה הטכניקה איך עושים זאת:
ראשית, הבינו מה האינטרסים של המנהלים שלכם בכך שיאשרו לכם יום גיבוש.
האם במהלך יום הגיבוש הם יוכלו להציג לצוות שלכם את יעדי השנה הבאה
או שאולי תשלבו במהלך היום פעילות שמאפשרת למנהל להתקרב לצוות שלכם ולהכיר אותו טוב יותר.
או שבמהלך יום הגיבוש תקיימו טקס עובד מצטיין והמנהל שלכם הוא זה שיחלק את המתנות או הפרסים לעובד המצטיין.
חשבו מה המנהל שלכם רוצה להשיג לעצמו (סטטוס, הערכה, שיפור המקצועיות....) וכיצד תוכלו לקדם את האינטרסים שלו במהלך יום הגיבוש שלכם.
רבים טועים וחושבים שאם זה יום גיבוש של המחלקה שלהם, אז למנהל שלהם אין מה לעשות שם.
טעות גדולה!
אתם צריכים לוודא שהמנהל שלכם נמצא שם ולו רק לכמה דקות ולתת לו את הבמה, רק כך תצליחו לקדם את יום הגיבוש שרציתם (או כל פעילות אחרת שאתם רוצים לקדם).
ועכשיו לטכניקה:
הציגו למנהל שלוש אופציות:
אופציה אחת, פשוטה ולקלה מאוד לביצוע וליישום, שלא מקדמת את האינטרסים שלו.
למשל, לצאת כולם יחד לסרט.
וזהו.
לא תהיה למנהל אפשרות לשוחח עם הצוות לפני או אחרי בצורה מכובדת ונאותה (מי ירצה לנאום לפני הכניסה לסרט באולם הקולנוע ליד אנשים נוספים שלא קשורים לעבודה).
אופציה נוספת- האופציה שאתם רוצים לקדם- אופציה שניתן תקציבית לאשר אותה, יש בה גם שילוב של פעילות כיפית לצוות וגם אפשרות של השתתפות המנהל בצורה מכובדת ונאותה (למשל לפני ארוחת הצהרים הוא עולה לבמה ומרביץ נאום חוצב להבות).
ואופציה שלישית – יקרה מאוד, מורכבת מאוד ולא ברת מימוש. (יוצאים לסוף שבוע לחול).
במידה ועשיתם זאת נכון, יש סיכוי טוב שהמנהל יעבוד אתכם על האופציה השניה.
עדין הוא יכניס שם שינויים, אבל שימו לב שעכשיו המיקוד יהיה באופציה שאתם רוצים לממש ולא ברעיונות שהמנהל מביא בעצמו (מנת פלאפל בלי תוספות).
תמיד להבין מה האינטרסים של הצד השני, ואז להציג שלוש אופציות שאחת מהן (האמצעית) מקדמת את האינטרסים שלו.
נסו בבית (בעבודה) זה עובד.
רוצים ללמוד עוד טכניקות איך לרתום את הפוליטיקה בארגון לטובתכם?
אפשר להזמין אותנו אליכם לארגון

18/02/2019

השבוע העברתי סדנה בנושא תפיסת תפקיד מנהל באחד הארגונים הגדולים.
כבר בהתחלה המנהלים בסדנה (מנהלי מחלקות ואגפים) התחילו להתלונן.
התלוננו על הארגון שלא מאפשר להם לקדם תהליכים שהם רוצים לקדם.
התלוננו על העובדים שלא מקשיבים להם.
התלוננו על חוסר משאבים בארגון ועל עוד הרבה דברים נוספים.
כמעט חצי שעה של וונטילצייה (תלונות בשפה פשוטה).
לפעמים אני מאפשר למשתתפי הסדנה לקיים וונטילצייה, משום שאחרי שהם פורקים את התסכול, הם יכולים להתחיל להקשיב.
וזה מה שקרה גם הפעם.
הם פרקו את התסכולים ואז עברו למצב הקשבה.
התהליך התחיל להיות מעניין כששאלתי אותם מה לדעתם התפקיד שלהם בכל המצב שהם מתארים.
רבים טענו שאין להם הרבה מה לעשות והם לא יכולים לשנות כלום.
ואני המשכתי להקשות עליהם
הדגשתי את האחריות האישית שלהם כמוטיב משמעותי בהשפעה שלהם על הסובבים אותם.
הם הופתעו
לא חשבו שבאמת יש להם כזו השפעה על הסביבה
לרוב אנחנו רגילים לקטר ולהתלונן, אבל שוכחים לבחון איך אנחנו משפיעים על המצב שאנחנו מקטרים בגללו.
יש לנו השפעה רבה על מה שקורה סביבנו.
רק שקל לנו יותר להאשים אחרים (את העובדים, הצוות, הארגון) מאשר לבחון את עצמנו.
דוגמה אישית מאוד משמעותית וחשובה
כתבתי בזמנו מאמר קצר על הנושא
המאמר עוסק בכיור שבמשרד.
תוכלו לקרוא אותו ולשאול את עצמכם עד כמה אתם נותנים דוגמה לעובדים שלכם?
הנה הלינק למאמר
https://goo.gl/zz7NRo
ובינתיים
לכו לנהל משהו
אילן