17/11/2020
Audit a distanza: Vantaggi, svantaggi e relative competenze per una loro esecuzione corretta.
La pandemia che stiamo vivendo sta costringendo Organismi di Certificazione e Auditor ad ampliare le loro professionalità a causa dell’introduzione degli Audit a distanza; i progressi nella comunicazione e della connettività dovuti alle tecnologie e alla loro sempre maggiore diffusione, li rendono infatti non solo possibili, ma anche efficaci.
Dal sito di Accredia, si apprende che a “giugno 2018, i 95 organismi accreditati per la certificazione dei sistemi di gestione per la qualità avevano certificato circa 122mila siti aziendali, mentre i 40 organismi competenti per l’accreditamento dei sistemi di gestione ambientale ne avevano certificati poco meno di 22mila”. A livello mondiale, il sito ISO informa che (nel 2018) erano in possesso di certificazione ISO 9001:2015 ben 878.444 organizzazioni, cifra naturalmente destinata ad aumentare ogni anno.
La pandemia ha però ridotto drasticamente gli scambi commerciali; dal sito “Il Sole – 24 ore” si apprende che “se nel 2019 l’Ue aveva esportato per un totale di circa 180 miliardi di euro, con la diffusione del virus il commercio si è raffreddato passando a 165 miliardi. Qualcosa di simile è successo anche alle importazioni, calate di 21 miliardi da 163 a 142”.
È naturale quindi che molte aziende siano preoccupate per la propria sopravvivenza a causa della riduzione del business durante questi tempi difficili; il problema di mantenere i propri Sistemi di Gestione funzionanti di fronte a questa inquietudine risulta se non secondario, certamente non di prima istanza. Tuttavia, da un lato è estremamente probabile che in qualche mese la pandemia riduca la propria capacità di aggredire consentendo di ritornare a livelli di attività “normali”, dall’altro, anche in questi mesi le Aziende si sono organizzate nei limiti del possibile, a convivere con la pandemia attuando modalità operative inusuali, ma pur sempre efficaci, che permettono l’applicazione dei propri Sistemi di Gestione.
D’altra parte, le limitazioni di spostamento imposte dai Decreti Governativi, dalle policy adottate dalle stesse Aziende, che in molti casi non consentono l’accesso alle proprie strutture a soggetti esterni, dagli stessi Auditor, giustamente preoccupati di ridurre la propria esposizione a rischi di contagio, riducono la possibilità di condurre gli audit nelle modalità tradizionali.
Gli organismi di certificazione e gli Auditor sono dunque chiamati a sviluppare nuove competenze per ve**re incontro ai bisogni di tutte le parti interessate, primariamente le Organizzazioni certificate o che intendono certificarsi, mettendosi nelle migliori condizioni per effettuare Audit remoti efficaci.
A supporto di tale necessità, la ISO ha prodotto il documento Auditing Practices Group Guidance on Remote Audits (2020-04-16) a complemento della ISO 19011:2018 - Linee guida per i sistemi di gestione dell'auditing, chiarendo che le attività di audit remoto sono quelle eseguite in qualsiasi luogo diverso da quello del verificato, indipendentemente dalla distanza.
Da notare che quel “indipendentemente dalla distanza” apre nuove prospettive; ad oggi, infatti, per consentire un contenimento dei costi complessivi di audit, gli Organismi di Certificazione sono costretti a mantenere una rete di Auditor nei territori dove sono dislocate le organizzazioni clienti. Con la modalità di conduzione degli audit da remoto, tale limite cesserebbe, aprendo la possibilità di condurre audit anche a grande distanza, aprendo nuove prospettive di business.
Competenze degli auditor
In un Audit remoto l’Auditor deve utilizzare mezzi elettronici per raccogliere e le evidenze da valutare. Le organizzazioni introducono tra le proprie infrastrutture, sempre più ICT, per cui le evidenze si trovano sempre più su supporti informatici e sempre meno su supporti cartacei. Come noto, esse possono essere costituite – ad esempio – da documenti informatizzati o scansiti, da immagini, disegni generati da sistemi CAD / CAM, video, messaggi di testo, report, ecc.
Naturalmente, l’organizzazione oggetto dell’audit deve autorizzare l’accesso a tali informazioni e consentirne in pratica la lettura, l’analisi e il loro riesame.
L'audit remoto porta con sé alcune nuove possibilità e vantaggi, quali:
• Niente più rinvii dovuti all'impossibilità di un partecipante di prendere parte all’audit di persona.
• Minore necessità di viaggiare, il che ha come corollari positivi ridotte emissioni di carbonio prodotte dai mezzi di trasporto, azzeramento del tempo utilizzato per gli spostamenti, minori rischi di incidenti stradali.
• Gli auditor possono controllare più siti senza lasciare la propria posizione, risparmiando così tempo e aumentando la produttività.
• Opportunità per auditor o persone dell’organizzazione sottoposta a audit con difficoltà di mobilità.
• Gli auditor possono osservare in modo sicuro e protetto le operazioni pericolose attraverso sistemi CCTV.
• Droni e fotocamere mobili consentono la visione di ampi spazi e funzionalità in live streaming.
Sebbene ci siano molti vantaggi per gli audit remoti, gli auditor devono sviluppare le competenze adeguate per svolgere le attività, quali, ad esempio:
• La competenza per usare più di un'applicazione durante lo svolgimento di un audit remoto.
• La capacità di visualizzare documenti condivisi in tempo reale tramite un'altra applicazione (ad esempio, Google Docs, condivisione dello schermo, OneDrive) mentre parla con una persona collegata con l’impiego di una piattaforma quale Zoom, Google Meetings, Skype o Microsoft Teams ed altre.
• Gestire le persone dell’organizzazione sottoposta ad audit nell’utilizzo degli strumenti ICT come le potenzialità offerte dagli smartphone, le applicazioni di condivisione dei documenti, le apparecchiature / tecnologie di acquisizione video portatili integrate.
• Valutare i membri del team sull'efficacia nell'utilizzo di strumenti e applicazioni ICT per condurre audit a distanza.
• Gestire l’audit minimizzando i disturbi dovuti a rumori di fondo, commenti inappropriati.
Opportunità
L’audit a distanza offre delle importanti opportunità. Di seguito ne sono elencate le principali.
• Intervista con tutto il personale competente, anche quello che lavora a distanza;
• Riunione di apertura e di chiusura dell’audit multisito;
• Siti e attività remoti in cui l'osservazione fisica è critica;
• Riduzione tempi / costi di viaggio e relativi impatti ambientali;
• Capacità di interve**re sul una più ampia area geografica;
• Riesame di documenti in cui il viaggio al sito non è fattibile (per esempio: audit di fase uno in cui la visita in loco non è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi e sussistono vincoli di tempo / viaggio);
• Multisito: ideale per siti remoti in cui è possibile visitare il sito saltato o dove visite annuali nell'ambito del programma di audit
• Migliore conoscenza dell'organizzazione, applicabile alla fase di preparazione dell'audit;
• Migliore preparazione del lavoro di audit, che deve essere verificato durante l'audit stesso raccogliendo altre evidenze.
• Facilita l'organizzazione e consente un utilizzo più flessibile del tempo da parte del team di audit;
• Permette un'esplorazione migliore e più approfondita delle informazioni, in modo più indipendente dal verificato
• Possibilità di integrare competenze portate da persone che non sarebbero in grado recarsi sul sito;
• Fornisce una buona base per la comprensione dell'SGQ dell’organizzazione, e potenzialmente fornisce dei percorsi di audit che l'auditor può utilizzare durante le interviste.
• Facile monitoraggio delle attività ad alto rischio;
• Campionamento aumentato;
• Ideale per attività di audit in cui le condizioni di sicurezza non consentono la presenza del team di audit o per osservare luoghi e strutture in cui il rapporto il tempo di viaggio rispetto al tempo di audit è elevato;
• Valido per integrare le visite sul campo nelle attività all'aperto (ad es. foreste e siti agricoli, miniere)
• Maggiore redditività (possibilità di selezionare solo i momenti di interesse dei video);
• Possibilità di osservare luoghi, strutture difficilmente raggiungibili e migliorare il campionamento.
Rischi
Accanto alle opportunità, come sempre, vi sono dei rischi. Di seguito ne sono elencati i maggiori.
• Violazioni di sicurezza e riservatezza;
• Autenticazione della persona;
• Bassa qualità della comunicazione;
• Ridotta possibilità di osservare le reazioni dei diversi soggetti auditati che può indebolire la capacità di controllo della comunicazione.
• Potenziale difficoltà nel rispondere a richieste di documentazione da parte dell’organizzazione sottoposta a audit;
• Tempo richiesto aumentato (processo potenzialmente più dispendioso in tempo);
• L'interazione con gli auditati può essere indebolita;
• Ridotta qualità delle informazioni raccolte;
• Garanzia di autenticità e potenziale manipolazione dei dati;
• Necessità di predisporre una check list e possibilmente preparare l’auditato a rispondere, il che aumenta i costi
• La ridotta interazione con gli auditati non consente eventuali spiegazioni sulle questioni da chiarire;
• Rischi inerenti all'uso e alla presenza di apparecchiature; es. caduta di droni, uso di attrezzature, condizioni meteorologiche sfavorevoli;
• Qualità dell'immagine;
• Apprezzamento completo del sito, delle attrezzature e delle sue condizioni
• Se il record elettronico contiene dati sensibili che i criteri di sicurezza e riservatezza considerano non idonei per l'audit a distanza, l’auditor dovrebbe considerare di riassegnare l’analisi di tali dati per audit in loco
Conclusione
Gli audit a distanza sono il futuro e sono essenziali in questi tempi, in cui la salute e la sicurezza sono una preoccupazione primaria per le imprese.
Auditor, Organismi di certificazione e organizzazioni dovrebbero investire per migliorare le rispettive competenze allo scopo di rendere sempre più efficaci queste modalità di conduzione degli Audit.
