Organizzazione personale

11/04/2024

Un modo diverso di gestire le liste
Anche Carl Pullein, in passato fan sfegatato di GTD® (è la persona che mi ha fatto conoscere il metodo) ha abbandonato le liste basate sui contesti. Nel suo nuovo Time Sector Method i task sono organizzati basandosi sulla data di scadenza:
- task della settimana in corso (che poi giornalmente vengono spostati sul calendario)
- task della prossima settimana
- task del mese in corso
- task del prossimo mese
- task di lungo periodo
Mi ha colpito il fatto che si tratta pressappoco dello stesso sistema utilizzato nel metodo Bullet Journal, che sto applicando con successo da poco più di un anno. Nel Bullet Journal abbiamo infatti:
- Diario del futuro
- Diario del mese
- Diario giornaliero
che implementano più o meno lo stesso descritto da Pullein. Da notare anche che Pullein ha abolito i progetti nel suo nuovo sistema, esattamente come avviene nel BuJo.

05/04/2024

Alla ricerca del significato della vita; la prospettiva religiosa.
Parlando di significato della vita chi osserva da questa prospettiva ritiene che la vita degli esseri umani abbia un significato, e questo significato sia noto a un Essere superiore.
Noi possiamo provare a conformare i nostri comportamenti alla volontà dell’Essere superiore, anche se allo stesso tempo ci affidiamo a Lui. Questa prospettiva solleva il problema della teodicea; com'è possibile che l'Essere superiore tolleri la sofferenza degli esseri umani? Victor Frankl, lo psichiatra che ha definito la logoterapia, la spiega così: "Prendiamo per esempio una scimmia alla quale, a fini sperimentali, venga praticata una dolorosa iniezione; si pensa così di poter ottenere un siero capace di curare penose malattie. Può forse la scimmia capire la ragione della sua sofferenza?"

04/04/2024

GTD® livello 5 - Finalità e principi
Sul libro "Detto, fatto" troviamo scritto "Le finalità e i principi. Questo è il quadro d’insieme. Perché esiste la vostra azienda? Perché esistete voi? Che cosa vi interessa davvero? Lo scopo fondamentale di qualsiasi cosa ci fornisce la definizione essenziale di quale sia davvero la sua funzione: ne è la descrizione per eccellenza. Tutti i traguardi, le aspettative, gli obiettivi, i progetti e le azioni derivano da questa definizione, e portano a essa." Insomma, secondo David Allen esiste un perché fondamentale della nostra esistenza, e sta a noi scoprirlo. Il metodo Bullet Journal mi ha insegnato che oltre allo scopo della vita esiste anche il significato della vita; lo scopo si trova nel futuro, il significato si trova nel passato. Certamente il passato non può essere modificato, ma possiamo modificarne il significato, e di questo - purtroppo - non fa menzione.

18/03/2024

Introdurre delle brevissime pause durante lo studio renderebbe più facile l'apprendimento
Sono sempre alla ricerca di metodi per insegnare e imparare meglio; di conseguenza mi hanno incuriosito un podcast e una newsletter di Andrew Huberman, l'autore del popolare Huberman Lab, in cui si fa riferimento al cosiddetto "gap effect"; secondo Andrew Huberman l'apprendimento risulta facilitato se intervalliamo lo studio o la pratica con brevi pause.
Sono andato a verificare le fonti, e in effetti sembra che la memorizzazione avvenga principalmente, se non del tutto, durante le pause. I ricercatori hanno alternato momenti di esercizio della durata di dieci secondi con pause altrettanto lunghe, scoprendo che durante le pause il cervello ripete gli stessi schemi provati durante l'esercizio, ma a velocità venti volte superiore, e continua ad esercitarsi.
Non è la prima volta che i ricercatori osservano un miglioramento dell'apprendimento dopo una pausa o dopo aver dormito (spacing effect), ma è la prima volta che si dimostra l'efficacia di pause molto brevi. Ecco il link alla newsletter di Huberman

In this issue of the Neural Network Newsletter, I describe how you can teach and letter better using a "Neuroplasticity Super-Protocol".

15/03/2024

Il mio sistema di organizzazione - Diario giornaliero
Il diario giornaliero (Daily Log) è un concetto introdotto da Ryder Carroll nel suo metodo Bullet Journal. Si tratta del principale “cavallo di battaglia” del metodo. Il diario giornaliero è diventato il mio principale strumento per applicare il passo “Intercettare” del metodo GTD®. In pratica registro su un notebook cartaceo quattro tipi di elementi, descritti dall’acronimo N.A.M.E:
Notes; cose che voglio ricordare. Precedute da un trattino (-)
Actions; cose che voglio fare. Precedute da un punto (.).
Moods; sentimenti, emozioni, stati d’animo. Preceduti dal segno di uguale (=)
Events; cose che sono accadute, come riunioni, appuntamenti, eccetera.
Da qualche tempo annoto anche l'orario di ogni cambio di contesto, ottenendo così una registrazione precisa di come si è svolta la giornata (tecnica dell'Interstitial Journaling).
Per le Actions Ryder Carrol ha definito una serie di stati (da completare, completata, irrilevante, trasferita) di cui vi parlerò estesamente in un post dedicato alla cosiddetta migrazione, il processo che sostituisce il workflow GTD®.
Nella mia esperienza ho trovato questo metodo molto più efficace della classica cattura GTD® utilizzando carta o strumenti elettronici. Ecco i principali benefici che ho riscontrato:
- Minori distrazioni. Usando un notebook non c’è il rischio di distrarsi e iniziare a fare altro.
- Maggiore precisione nella cattura. Azioni, note e stati d’animo consentono di descrivere con maggiore efficacia quello che sta accadendo.
- Possibilità di rileggere quello che abbiamo fatto / pensato / percepito in passato; in GTD® il passato scompare, e questo rende molto difficile imparare dai propri errori.

14/03/2024

Il mio sistema di organizzazione - Chiarire
Chiarire è il secondo passo del workflow GTD®. Consiste nel trasformare ciò che è stato intercettato (ne parlerò in un prossimo post) in modo da ricondurlo a sei categorie fondamentali; cestino, riferimento, incubazione, azione delegata, progetto, prossima azione. In DTD il processo corrispondente si chiama Transform, che incorpora i passi chiarire e organizzare di GTD.
Fino a un anno fa consideravo questo passo fondamentale e non ero soddisfatto se non riuscivo a chiarire ogni giorno tutte le mie Inbox (parleremo anche di questo). Oggi ho quasi completamente abolito questo passo, fatta eccezione per le e-mail, che ancora oggi continuo a chiarire quotidianamente (e parleremo anche di questo). La scomparsa del passo chiarire è dovuta al fatto che la versione Bullet Journal di intercettare (si chiama Rapid Listing) è molto più efficace di quella GTD, e quindi ciò che è stato catturato va già bene così, senza bisogno di ulteriori passaggi.

13/03/2024

Il mio sistema di organizzazione - Calendario
L’uso che faccio del calendario è rimasto sostanzialmente inalterato da quando ho iniziato ad usare GTD®, anche perché nel metodo Bullet Journal il calendario si usa solo a posteriori, registrando quello che abbiamo fatto al termine della giornata. In GTD® il calendario “è sacro”, nel senso che contiene solo gli impegni che siamo certi di portare a termine; tutti gli altri impegni vanno nelle liste prossime azioni. Secondo David Allen possiamo registrare nel calendario impegni con una data e un’orario, impegni con una data ma senza orario e informazioni legati a una data. Personalmente uso Google Calendar, sincronizzato con iCal e con Todoist, per la gestione dei miei impegni quotidiani. Le persone che vogliono prendere un appuntamento direttamente sul mio calendario possono farlo utilizzando Calendly. Non uso appuntamenti a giornata intera. Applico le tecniche del Timeboxing e (a volte) Timeblocking, insieme alla Pomodoro technique (argomenti di cui parleremo in un altro post). Mike Williams utilizza concetti simili, ma usa il termine Work Beat; che io ricordi Tiago Forte non fornisce suggerimenti specifici su questo argomento.

11/03/2024

Il mio sistema di organizzazione - Aree di responsabilità
Il concetto di area di responsabilità è presente in molti metodi di produttività personale. In GTD® di David Allen rappresenta il livello 2 degli orizzonti di attenzione, definito come “Ogni parte della vita personale o professionale che volete mantenere a livelli adeguati per assicurare a voi stessi e alla vostra azienda stabilità e benessere”, mentre rappresenta la A del metodo PARA di Tiago Forte, qui definito come “aspetti del lavoro e della vostra che non hanno un chiaro obiettivo finale o una scadenza”. Secondo Tiago Forte un'area di responsabilità ha: 1. Uno standard da mantenere 2. Una data di fine indefinita.
In DTD® di Mike Williams è presente un concetto un po’ diverso, quello di ruolo. In DTD® ognuno di noi è una persona deliziosamente complessa, costituito da più ruoli, ciascuno con un proprio scopo, visione, pratiche, progetti e prossime azioni.
Ho utilizzato molto questi concetti in passato; oggi li uso in modo un po’ diverso. Per me è stato molto importante scoprire che i verbi con cui facciamo succedere le cose - quelli delle prossime azioni - sono almeno di tre tipologie: i verbi che rappresentano attività continuative (mantenere pulita la casa), i verbi che rappresentano il miglioramento progressivo e continuo (imparare l’inglese) e i verbi che consentono di raggiungere un obiettivo in un momento specifico (completare il cammino di Santiago). Nel mio sistema censisco i verbi del primo tipo come routine , quelli del secondo tipo come intenti e quelli del terzo tipo come progetti. Vi parlerò di tutti e tre i tipi di verbi e della loro applicazione al mio sistema nei prossimi post.
Come vedete nel mio sistema non c’è più uno spazio dedicato per le aree di responsabilità; le utilizzo solo per verificare quanto tempo dedico a ciascuna delle “fette” della mia vita; senza farla tanto complicata tengo sotto controllo tre “fette” denominate Io, Famiglia e Lavoro, e verifico quanto tempo dedico ogni settimana a ciascuna fetta, usando il calendario come strumento (grazie a Indistractable di Nir Eyal per l'idea!).

08/03/2024

Grazie Manilla Milano, ci vediamo tra poco per i workshop ufficiali Bullet Journal !

📔Vorresti vivere una vita con piu’ intenzione?

📔Vorresti dire - ho tempo, invece di, non ho tempo!

📔Vorrest guardare tuoi obiettivi fine anno e dire - WOW, i did it?

📔Sai cosa ti serve? Bullet Journal e una penna, and a little bit of help from us ;)

📔Unisciti alla BuJo community in Italia con e partecipando al prossimo workshop. A brevissimo usciremo con le prossime date! Lascia un emoji e “we will be in touch in DM” ⭐️

07/03/2024

Da GTD® al Bujo, passando per DTD™, PARA e Personal Kanban; com'è fatto oggi il mio sistema di organizzazione personale (1)

Esattamente un anno fa ho iniziato a utilizzare il metodo Bullet Journal come supporto alla mia applicazione del metodo GTD®. Insieme a GTD® e Bullet Journal ho studiato e sperimentato tecniche ed approcci provenienti da altri autori; Personal Kanban, di Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry, DTD di Mike Williams e PARA di Tiago Forte, ma anche Francesco Cirillo con la sua Pomodoro Technique, Nir Eyal con il suo Indistractable., e tanti altri. Leggere questi libri ha modificato profondamente il mio sistema di organizzazione personale; nei prossimi post vi descriverò tutte le componenti del sistema, per poi alla fine chiedervi se secondo voi sto applicando ancora GTD® oppure no.

06/03/2024

Natural Planning Model con ChatGPT

David Allen lo chiama Natural Planning Model, Mike Williams lo chiama Project Clarity Map; in ambedue i casi è un processo che utilizziamo per generare una lista di azioni future e/o prossime azioni a partire da un risultato desiderato (progetto). I passi del processo secondo David Allen sono:

1. Scopo e principi
2. Visione
3. Brainstorming
4. Organizzare
5. Prossime azioni

Si tratta di un esercizio utile per i progetti più complessi, e che si può fare anche in team; da oggi possiamo farci aiutare da Large Language Model come ChatGPT. Guardate cosa ho ottenuto oggi con Achieve AI, un'app gratuita disponibile sullo store di Chat GPT (https://chat.openai.com/g/g-eRwZ7sZkk-achieve-ai)

Io ho inserito il titolo di un progetto (più che un progetto al livello 1 è un traguardo a livello 3, ma il concetto è lo stesso):

Vorrei diventare il riferimento per la formazione e il coaching Kanban in Italia!

Ed ecco cosa ha risposto Achieve AI:

È un obiettivo davvero audace e stimolante diventare il punto di riferimento per la formazione e il coaching Kanban in Italia. Vediamo come possiamo strutturare questo percorso.

Visione a 10 Anni

Diventare il leader indiscusso nella formazione e nel coaching Kanban in Italia, riconosciuto per l'innovazione didattica, l'efficacia dei programmi formativi e la capacità di influenzare positivamente le organizzazioni e i professionisti nel settore.

Piano Triennale

Anno 1: Costruzione delle Fondamenta
Milestones:
Ottenere certificazioni avanzate in Kanban.
Sviluppare un curriculum di formazione unico.
Avviare un blog/vlog per condividere insights e best practices su Kanban.
Costruire una rete di contatti con professionisti e aziende interessate al Kanban.

Anno 2: Espansione e Riconoscimento
Milestones:
Lanciare i primi corsi ufficiali e workshop.
Ottenere recensioni positive e testimonianze.
Iniziare collaborazioni con aziende per formazioni interne.
Partecipare come speaker a eventi di settore per aumentare la visibilità.

Anno 3: Consolidamento e Innovazione
Milestones:
Ampliare l'offerta formativa con corsi avanzati e specializzazioni.
Creare una community online per supporto continuo e networking.
Avviare una partnership con un'organizzazione internazionale Kanban.
Innovare l'approccio formativo con tecnologie emergenti e metodologie interattive.

Milestones per Quest'Anno
Ottenere certificazioni avanzate in Kanban: Iscriversi e completare corsi avanzati entro i prossimi 6 mesi.
Sviluppare un curriculum di formazione unico: Definire i moduli principali del corso, includendo case studies e esercizi pratici, entro 9 mesi.
Avviare un blog/vlog: Pianificare una strategia di contenuto e pubblicare i primi articoli o video entro 3 mesi.
Costruire una rete di contatti: Partecipare a eventi di settore, incontri online e forum di discussione per iniziare a costruire una rete entro 12 mesi.

Compiti per Raggiungere i Milestones

Per le Certificazioni:
Ricerca dei migliori corsi disponibili.
Pianificazione dello studio e iscrizione ai corsi.
Dedicare ore settimanali allo studio.

Per lo Sviluppo del Curriculum:
Analisi dei bisogni formativi specifici del mercato italiano.
Sviluppo di moduli didattici e materiali di supporto.
Test dei materiali con un piccolo gruppo di professionisti per feedback.

Per il Blog/Vlog:
Definizione dei temi chiave e pianificazione dei contenuti.
Sviluppo di una routine di produzione e pubblicazione.
Promozione dei contenuti sui social media e tramite la rete di contatti.

Per la Rete di Contatti:
Identificazione di eventi, conferenze e forum rilevanti.
Partecipazione attiva e contributo con contenuti di valore.
Networking attivo e follow-up dopo gli incontri.
Ora, creerò un'immagine ispiratrice di te che celebra il raggiungimento del tuo obiettivo!

Ecco l'immagine ispiratrice del tuo traguardo! Immagina questo momento di successo e tienilo come punto di riferimento mentre lavori verso il tuo obiettivo. Ricorda che ogni passo che compi oggi ti avvicina a questa realtà. Se hai bisogno di ulteriori consigli o supporto lungo il tuo percorso, sono qui per aiutarti.

Achieve AI
Interessante, no? Cosa ne pensate?

P.S. ho già completato tre milestone su quattro dell'anno 1, ed è solo il 6 marzo...

04/03/2024

Grazie Ieva, è stata una bellissima esperienza! Ci vediamo prossimamente a Milano per i prossimi workshop BuJo!