Con la aparición de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información, el trabajo en los archivos de la administración pública federal, estatal y municipal, o de cualquier institución o empresa, tuvo que requerir del apoyo de profesionales, que con la experiencia y conocimiento, pudieran garantizar a los ciudadanos, el acceso a la información. En un principio la ley tomó por sorpresa a los servido
res públicos y a las instituciones que representaban, pues la realidad de los archivos a nivel nacional, contrastaba mucho con lo que la dicha Ley proponía: almacenes o bodegas (a veces a la intemperie) llenos de cajas o paquetes de documentos, sin el menor orden, o peor aún cajas o paquetes en espera de que la “naturaleza” hiciera su trabajo y degradara la calidad de los documentos para quedar inservibles o ilegibles y así poder determinar que estaban siniestrados y tenían que ser tirados a la basura. De igual manera, el personal que trabajaba en los archivos, era por lo regular gente sin preparación archivística y que se había hecho experto con base en el trabajo día a día. De hecho, el concepto de archivo, si bien en el mejor de los casos era desconocido, para otros empleados de las oficinas era sinónimo de un lugar estático, aburrido y sin mayor reto que pasar las horas del día observando cajas selladas o pilas de documentos, labor nada atractiva, esperando que algún día alguien llegara para retirarlas y traer más. Inclusive, se consideró al archivo como un lugar de castigo; si a ese ambiente estático, le sumamos las malas condiciones sanitarias en las que podían encontrarse, se entiende muy bien por qué eran mandados ahí los servidores que habían cometido alguna falta. Como sea, no es aventurado decir que la Ley de Transparencia y Acceso a la Información tomó desprevenida a la administración pública, tanto que al año de su publicación, se notó la necesidad de contar con algún mecanismo que garantizara el acceso a la información, pero sobre todo que regulara el trabajo en los archivos; es por eso que el 20 de febrero de 2004 se publican en el Diario Oficial de la Federación, los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de la Administración Pública Federal, entendiéndose que sólo oficializándolo, se darían los medios para garantizar a los ciudadanos el verdadero acceso a la información. Teniendo organizados los archivos de las dependencias, lugar en el cual, se resguarda la información, se lograría cumplir con el espíritu de la Ley de Transparencia. Entonces a partir de 2004, los archivos de la administración pública sufrieron un cambio radical, desde luego no en todas se ha llevado a cabo, pues por diversas razones de tipo estructural o de personal, algunos archivos se mantienen a la vieja usanza. Con la reciente publicación de la Ley Federal de Archivos (23 de enero de 2012), así como las leyes estatales en la materia, los niveles federal, estatal y municipal tienen la obligación de establecer sistemas que garanticen una correcta organización documental, la cual se reflejará directamente en la eficiencia de procesos: reducción de costos, generación y localización expedita de documentos, agilizando la toma de decisiones, sirviendo como base del proceso de transparencia-rendición de cuentas y al mismo tiempo, preservando la memoria institucional. Es por eso que la CONSULTORÍA EN ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL, nace con la idea de servir como apoyo para resolver esa carencia del trabajo en los archivos, evitando que la transparencia, pueda convertirse en un problema para la administración pública en general, pues no es suficiente la existencia de una ley para resolver esto, sino que es necesario tener conocimiento de técnicas y metodologías para el trabajo archivístico. La propuesta de gestión de archivos se deriva de la responsabilidad social que las entidades e instituciones públicas, cumplen y deben cumplir, como protagonistas permanentes del desarrollo cultural, político, económico y social de un país o de una región. Sus archivos son el reflejo de su situación y dan cuenta de su desarrollo y de las políticas administrativas de la institución. Una buena administración del acervo documental de toda entidad supone la reducción de costos, y una mejor conservación de los fondos a su cargo, al mismo tiempo que facilita y agiliza su uso, mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística.
