25/02/2022
VACATURE BOEKHOUDER / JURIDISCH SECRETARESSE
Voor 16 uren (2 dagen, 0,4 fte) per week (zo spoedig mogelijk maar uiterlijk per 1 mei 2022)
Flex Assistance is een dienstverlener op het gebied van juridisch secretariële en boekhoudkundige diensten. Het grootste gedeelte van onze klantenkring bestaat uit advocatenkantoren waarvoor Flex Assistance op dagelijkse basis juridisch secretariële werkzaamheden doet. Voor bijna alle klanten doet Flex Assistance ook de boekhouding/administratie. Wij boeken administraties voor zowel eenmanszaken als voor bv’s.
Het kantoor bestaat uit Betty Kooi (juridisch secretaresse, 3 dagen per week) en Hester Tol (eigenaar/ boekhouder/juridisch secretaresse, 3 dagen per week). Het is tijd voor versterking!
Wij zijn op zoek naar iemand die kan helpen met het voeren van de boekhoudingen én ook wil helpen in het secretariële deel. Dit is dus een zeer afwisselende job. Je doet eigenlijk twee totaal verschillende dingen.
BOEKHOUDING
Momenteel hebben wij voor ongeveer 12 uur per week werk in de boekhouding. Het is de bedoeling dat je de digitaal beschikbare boekhoudstukken in de administraties boekt. Dit kan vanaf jouw eigen locatie, maar kan ook vanaf mijn kantoor (aan huis). Er is een pc beschikbaar met twee schermen en alle faciliteiten van een kantoor (denk aan software, printer, scanner, kantoorartikelen). Wanneer je de werkzaamheden op kantoor uitvoert, dan kan dit op woensdag en donderdag. Eventueel is dinsdag ook een optie. Wanneer je de werkzaamheden vanuit huis uitvoert, dan maakt het niet uit op welke dag/dagen je dit doet.
De meeste administraties voeren wij in onze kantoorsoftware Snelstart. Een aantal klanten werkt in andere boekhoudsystemen, te weten Basenet, Exactonline en Twinfield. Wij boeken de verschillende administraties iedere maand en lossen de vraagposten ook iedere maand op. Wij zijn volledig digitaal. Voor elke administratie is een notitie aanwezig met daarin de relevante informatie over de betreffende klant en de belangrijkste boekinstructie.
SECRETARIEEL
Verder is er voor ongeveer 4 uur per week secretarieel werk voor jou. Indien je daarin geen ervaring hebt, dan zouden we beginnen met ondersteunend secretarieel werk en mocht jij dit leuk vinden om te doen, dan kunnen we je al verder intern opleiden/meenemen in deze werkzaamheden om mee te draaien binnen het secretariële deel. Indien je wel ervaring hebt in het secretariële deel, dan kun je gelijk meedraaien. Eventueel is uitbreiding van deze uren mogelijk in de toekomst.
De boekhoudwerkzaamheden bestaan uit:
- Het voeren van de administraties in Snelstart, Basenet, Exactonline en Twinfield;
- Het doen van de btw-aangiftes;
- Het verzamelen en oplossen van de maandelijkse vraagposten;
- Eventueel helpen met de jaarafsluitingen (geen vereiste).
De secretariële werkzaamheden bestaan uit:
- Het uitprinten, kopiëren, digitaliseren, scannen en inbinden van processtukken;
- Het indienen van processtukken;
- Het schrijven van briefjes;
- Het redigeren van tekstdocumenten;
- Uitwerken van spraakopnames;
- Declareren en debiteurenbeheer;
- Dossiertjes aanmaken voor onze klanten en opdrachtbevestigingen opstellen en versturen;
- Het versturen van post (reguliere, aangetekende, koeriersdienst en procureursservice) met SMN Postdienst, Er is een postkast van SMN Postdienst (Falk) aanwezig aan de buitenzijde van het kantoor waar alle post elke dag ingestopt mag worden, dus je hoeft daarvoor niet de deur uit;
- Ondersteuning bij kantoor gerelateerde klussen zoals bestellingen doen, offertes aanvragen en andere uitzoekklusjes;
- Andere voorhanden zijnde secretariële en administratieve werkzaamheden.
Wij bieden:
- Flexibele werktijden en werkplek;
- Salaris EUR 3.000 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek (dit is voor 16 uur per week EUR 1.200);
- 8% pensioenbijdrage;
- Bij goed functioneren wordt het tijdelijke contract omgezet in een vast contract en bij een vast contract wordt ook een dertiende maand aangeboden.
Wij zoeken:
- Een ervaren boekhouder die zelfstandig de boekstukken kan boeken en de vraagposten kan oplossen (dit is een vereiste);
- Idealiter iemand die ook ervaring heeft met btw-aangiftes en jaarafsluitingen (dit is een pré, geen vereiste);
- Idealiter iemand die ervaring heeft met werken bij/voor advocatenkantoren (dit is een pré, geen vereiste);
- Idealiter iemand die ervaring heeft met diverse factureringssystemen van advocatenkantoren zoals Urios, Legalsense, en Basenet (dit is een pré, geen vereiste);
