Smidig sekretær

07/10/2024

Digitalisering av personalarkivet - Har du «Alt på stell»?

Nye og strengere personvernregler (GDPR) gir alle virksomheter større ansvar for å ivareta personvern.

De siste dagene har jeg vært på jobb ved en skole på vestlandet. Der har jeg skannet inn hele personalarkivet til SharePoint. Alle dokumenter lagres i en mappestruktur laget etter skoleledelsens ønske.

Vi jobber også med lagring i forhold til GDPR. Slik at det som ikke skal lagres, etter at en ansatt slutter, blir slettet.

Jeg var fysisk til stede på skolen i 2 dager, for å skanne inn alle dokumenter, og til å planlegge best mulig løsning for skolen.

I etterkant har jeg jobbet med å sorterer og finne de dokumentene som skal slettes, for så å lage gode oversiktelige mapper som viser hvem som er ansatt pr i dag, og ivareta en enkel struktur på mappene for de som har sluttet.

Til slutt navngir jeg alle dokumentene som beholdes i mappene med navn som er lett søkbar, og dermed lett å finne igjen ved behov.

En stor fordel for denne skolen er å få en helt utenforstående til å gjøre denne jobben. Det er både ryddig og trygt at den som gjør denne jobben ikke kjenner noen ved skolen fra før. Jeg har selvsagt taushetsplikt.

Ta gjerne kontakt hvis du har et personal-arkiv du vil få digitalisert!

17/12/2022

13/12/2022

20/10/2022

I dag er Smidig IT og sekretær på Skolelederkonferansen. Vi har nå kapasitet til å ta flere kunder. 😃

14/01/2022

En privatskole jeg jobber for ønsket å skanne inn alle elev-mappene, for å få lagret det på server. Jeg dro til skolen, skannet mappene og lagret de på server. Så gjorde jeg ryddejobben fra vårt kontor i Smidig IT. Alle dokumentene ble navnet og lagt i mapper, strukturert etter skolens ønsker. Nå kan det settes forskjellig tilgang til mappene etter behov, slik at lærere som trenger det, får tak i relevante dokumenter. Dokumenter som er sensitive har strengere tilgang.

Snart skal jeg tilbake for å ta tilsvarende skannerjobb, men da skal ansatt-arkivet digitaliseres.

https://www.instagram.com/p/CYuGy7igfdl/?utm_source=ig_web_copy_link

20/08/2021

Du har kanskje hørt om Virtuelle Assistenter? Hos oss får du alle disse fordelene, men samtidig kommer vi selvsagt ut til kunden dersom det er mest tjenelig. Jobben kan utføres ute hos dere dersom det er ønskelig.

Fordeler for dere:

Ingen forpliktelser utenom selve oppdraget.
Dere slipper kostnaden ved å ansette.
Vi jobber primært remote fra vårt kontor, så dere trenger ikke sette av plass og utstyr (hvis det ikke er påkrevd at oppdraget utføres hos kunden).
Dere kan enkelt få utført de oppgavene dere aldri finner tid til, eller har kapasitet til.
Dere kan fokusere på deres kjernevirksomhet – det er sannsynligvis mer lønnsomt.

28/05/2021

Dagens kontor ☀️

17/04/2021

Smidig sekretær vil hjelpe deg med oppgavene du ikke har tid til, så du kan fokusere på det som gjør din bedrift lønnsom. Sammen skaper vi vekst!

11/03/2021

Vi venter alle på bedre tider! Det føles som tiden går sakte. Vi får prøve å finne noe å fylle tiden med. Livet er jo tross alt NÅ! Og det skal leves. Så finn litt av hvert å fylle dagene med. Litt moro, litt alvor, litt nyttig, og litt unyttig. Gjøre det vi aldri ellers får tid til 😊Ta vare på hverandre! Håper vi ses snart.

23/02/2021

Jeg er en potet ja. Du leste riktig😉 Og jeg er stolt av det. En potet er jo en som kan brukes til mye. Og jeg elsker det. Det er en av mine styrker som sekretær. Kan mye om mangt, og er ikke redd for å ta nye utfordringer. Trenger du litt hjelp fra en «potet» på din arbeidsplass? Er det oppgaver du burde få satt bort til en «potet»? 😊 Få hjelp av Smidig Sekretær. Se mer om meg på [email protected]

21/02/2021

Noen ganger skal man bare senke skuldrene helt og nyte.