22/08/2023
CUALES SON LAS FUNCIONES DE UN JEFE DE ALMACÉN
Funciones principales de un jefe de almacén
Lejos quedan los tiempos en los que al jefe de almacén no se le atribuían otras funciones que aquellas relativas al alojamiento y stock obligado del artículo (ya sea en su fase de materia prima, semielaborado, o de producto terminado) dentro de la organización.
El almacén solía ser un área donde los objetivos principales se centraban en: minimizar las pérdidas, tiempos de servicio y costes de mantenimiento, todo ello por supuesto con la premisa de que “seguro que tendremos pérdidas en esta área pero es ineludible y necesario que las tengamos”.
Nuevos tiempos, nuevos objetivos y nuevas funciones
Por suerte, esta forma de pensar ha virado su rumbo (al menos en la mayor parte de las organizaciones).
Y es que el cambio de tendencia en la demanda de los clientes ha redundado en un cambio en el modelo productivo empresarial pasando básicamente de producir “contra stock” (siguiendo el modelo Ford) a producir “bajo pedido” (más adaptado al TPS (Toyota Production System)).
Este cambio en el modelo de atender eficazmente a nuestros clientes, y ajustar nuestra forma de producir a esa demanda ha conllevado a que los objetivos que se planteaban como fundamentales para el almacén cambien, pasando de definirse en relación a nuestra perspectiva del almacén como una sección de pérdidas inevitables, a ser tratado como un centro de beneficios y herramienta competitiva crucial para cualquier organización que desee convertirse en vanguardia dentro de su sector y mercado.
Este novedoso contexto ha derivado en el planteamiento de nuevos retos para el almacén que ha llevado, no tanto al nacimiento de nuevas funciones, sino a como realizar las mismas de manera más eficiente pero también diferente.
Nuevo prototipo de Jefe de Almacén
Si la manera de abordar los objetivos de esta área ha mutado, ¿no debe hacerlo también el “prototipo buscado” de quien lo dirige? Esta será, sin duda, la parte del almacén que más costará adaptar a las nuevas necesidades del mismo.
La gestión del cambio, el factor humano en este área será el mayor reto a acometer y se debe empezar por el cambio de función(es) del jefe de almacén, sobre todo porque deberá ser el motor de dicho cambio y esto, ciertamente, no es sencillo.
Es relativamente fácil cambiar, adaptarse y usar una nueva tecnología, unos nuevos procesos, protocolos y best practices, etc., pero no es tan fácil cambiar la mentalidad de las personas que se deben hacer cargo de su ejecución.
Esa será (no nos engañemos) la principal tarea del jefe de almacén, ser el líder del cambio.
Funciones operativas del jefe de almacén
En base a mi experiencia, se pueden dividir las funciones en dos grandes bloques:
Aquellas que son meramente operativas.
Las que conllevan una tarea estratégica de planificación y adaptación continua.
Las funciones operativas de las cuales se tiene que encargar el jefe de almacén serán aquellas que tienen que ver con la actividad diaria y rutinaria que se realiza dentro del mismo.
Estas actividades cambiarán evidentemente de estar a cargo del almacén de entrada (fundamentalmente de la materia prima para producción), del almacén(es) del stock generado en el WIP (working in process), o del almacén de producto terminado. Centrémonos para simplificar únicamente en el primero y en el último.
Operaciones del jefe de almacén en el punto de entrada
Las operaciones (principales) que tendrá que diseñar, ajustar y controlar el jefe de almacén en este punto de entrada serán aquellas acordes a la introducción del producto aprovisionado dentro de organización:
Recepción de mercancía (en muelle).
Revisión y control de calidad de lo recibido (de documentación adjunta a la mercancía, de embalaje, de cantidad, etc.)
Reacondicionamiento de la mercancía para almacenaje (si fuera necesario algún cambio de UTI).
Transporte a zona de almacenamiento, y registro final de alta en el almacén (este por medios de gestión manuales o automáticamente en base a Bar Code o RFID, en conjunción con el WMS, Warehouse Management System).
Operaciones del jefe de almacén en el punto de salida del producto
En el almacén de producto terminado las operaciones cambian un poco, y son, como no podía ser de otra manera, las relativas a la salida del producto elaborado fuera de la organización:
Realización del picking de acuerdo a las líneas de pedido recibidas.
Acondicionamiento del producto a las condiciones exigidas por el transporte y cliente.
Expedición del producto (física y documental).
Actualización de los registros en el WMS (para dar de baja el producto en el almacén).
El transporte a la zona de consolidación en el medio de transporte utilizado para la distribución del producto.
Funciones estratégicas del jefe de almacén
Dentro de estas funciones se encuentran, bajo mi punto de vista, aquellas donde se concentran los mayores retos para el jefe de almacén de acuerdo a los nuevos objetivos que se plantean para ésta área.
Suelen ser funciones relativas a la planificación y adaptación futura y constante de procedimientos operativos y tecnológicos pero también, al aumento de coordinación con las áreas productivas y comerciales de la organización.
Para finalizar con las funciones estratégicas del jefe de almacén no nos podemos olvidar de la gestión del personal que trabaja en el mismo.
Objetivos estratégicos del jefe de almacén
Uno de los objetivos más importantes que deberá de conseguir será definir la estrategia futura y cómo planificar su implantación.
Nos estamos refiriendo a la adaptación de nuevas técnicas operativas o la búsqueda e identificación de tecnología útil de acuerdo a las necesidades del almacén.
Un ejemplo de esto, puede ser la estrategia progresiva de cambio de un sistema de identificación por código de barras a etiquetas con tecnología RFID y el impacto que eso tendrá en los procedimientos operativos y de gestión del almacén.
La coordinación con otras áreas empresariales es capital para que el almacén pueda gestionarse de manera adecuada y sea un centro de beneficio. Nos estamos refiriendo, por ejemplo, a que en base a una filosofía productiva acordada (por ejemplo, just in time) con fabricación, con una planificación adecuada (mediante a un software MRP, Materials Requirements Planning que se desprenda de un PMP, Plan Maestro de Producción) se pueda ajustar un correcto inventario y se tenga un perfecto control del stock en función al establecimiento de una serie de puntos temporales de reabastecimiento (cuando) y cálculo de lote económico (cuanto).
Todo esto redundará en unos correctos índices de rotación y cobertura por producto, y una reorganización del layout del almacén adaptado a cada necesidad puntual.
El jefe de almacén y la gestión de recursos humanos
Para finalizar, y como guinda al pastel de las funciones que debe liderar el jefe de almacén, nos encontramos con aquellas directamente relacionadas con la gestión de los Recursos Humanos.
Aspectos como:
Cultura organizacional.
Clima laboral.
Planes de carrera atractivos.
Diseño del puesto de trabajo.
Evaluación del desempeño del trabajador.
Creación de un plan de incentivos idóneo.
Estas serán algunas de las cuestiones a abordar por el jefe de almacén junto con el apoyo del departamento de personal.
FUENTE BIBLIOGRÁFICO: TRABAJO DE INVESTIGACIÓN OBTENIDO DE INTERNET
POR:
JUAN ANTONIO MARCO
IMF BUSINESS SCHOOL- IMF INTERNATIONAL BUSINESS SCHOOL S.L.
28/05/2017
