14/10/2025
Homologación de proveedores del sector comercial con el Grupo Gloria e Incotec
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Introducción
Desde el 1 de julio de 2019 el Grupo Gloria –que reúne empresas como Leche Gloria S.A., Agroindustrial del Perú S.A.C., Panificadora Gloria S.A., Yura S.A., Concretos Supermix S.A., Casa Grande S.A.A. y otras subsidiarias– adoptó una política de Sistema Integrado de Gestión que obliga a que todos sus proveedores y potenciales proveedores pasen por un proceso de homologación. Para ejecutar este proceso de manera objetiva, el grupo seleccionó a la certificadora Incotec (ICONTEC del Perú), que realiza la evaluación al menos una vez al año.
La homologación busca que los proveedores sean confiables para sus clientes y una herramienta de mejora continua para la empresa auditada. La constancia de homologación se convierte en una carta de presentación para otros clientes y fortalece el vínculo comercial.
Fases del proceso de homologación
El procedimiento general de homologación estándar de Incotec establece un esquema de evaluación en dos fases.
Fase 1 – Evaluación básica (documental)
Consiste en revisar en gabinete la documentación cargada por el proveedor en la plataforma SIVOL. El evaluador verifica la naturaleza de los documentos y pondera el porcentaje de cumplimiento.
Aspecto legal, Aspecto financiero, Aspecto comercial, Sistema de prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo (LAFT), Sistema de gestión antisoborno.
Fase 2 – Evaluación estándar (con visita)
Tras la revisión documental, un evaluador de Incotec visita las instalaciones del proveedor para corroborar la gestión declarada, realizando entrevistas y recorrido por las instalaciones.
Aspecto operativo, Sistema de gestión de calidad, Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, Sistema de gestión ambiental y Gestión de responsabilidad social.
Adicionalmente, el procedimiento detalla que el derecho a la homologación tiene un costo de S/ 600,00 + IGV y contempla el acceso a la plataforma SIVOL, la evaluación documental y la visita estándar. Una visita adicional (opcional) tiene un costo de S/ 150,00 + IGV.
A continuación se describe, de manera ordenada y sencilla, qué información se solicita en cada ámbito para empresas del rubro de comercialización (p. ej., distribuidores o mayoristas) que deseen homologarse con el Grupo Gloria.
Fase 1 – Evaluación básica (documental)
Aspecto legal
● Anexo 1 – Aspecto legal: se debe completar un formulario con información de la empresa (razón social, fecha de constitución, capital social, partida registral y representación legal).
● Documentos fundamentales: se exige presentar la partida electrónica de inscripción en Registros Públicos, el libro de actas y estatutos legalizados, vigencia de poderes de los representantes legales, ficha RUC actualizada, licencia de funcionamiento vigente y certificado de inspección técnica de seguridad en edificaciones (ITSE).
● Cumplimiento laboral: se deben adjuntar el reporte T‑Registro, constancia de afiliación y pago de seguro de vida ley, constancias de pago de Essalud/ONP/AFP (PDT 0601), pago de IGV e impuesto a la renta (PDT 0621), evidencia de pago de gratificaciones y vacaciones, pagos de CTS y declaraciones previsionales de AFPNET. También se requiere la declaración jurada sobre multas laborales o su ausencia y el registro de multas de SUNAFIL, si existiera.
● Prevención LAFT y antisoborno: se debe cargar la declaración de contar con un oficial de cumplimiento inscrito ante la SBS (si aplica) y el registro de capacitaciones en prevención de lavado de activos. Además, se exige la política anticorrupción, procedimientos de denuncia y los mecanismos para identificar riesgos de corrupción (según el formulario del Anexo 4).
Aspecto financiero
● Anexo 2 – Información financiera: se solicita completar cuadros con los estados financieros de los dos últimos años (Estado de situación financiera y Estado de resultados) y calcular indicadores como índice de liquidez, prueba ácida, índice de endeudamiento, índice de rentabilidad e índice ROA.
● Documentos de soporte: es obligatorio adjuntar el estado de situación financiera y de resultados firmados por un contador colegiado habilitado, la constancia de habilidad del contador, estados de adeudos y extractos de pagos a SUNAT, reporte de Sentinel o Infocorp y cartas comerciales de los bancos con los cuales trabaja la empresa.
● Líneas de crédito: se debe informar los bancos con los que trabaja la organización, nombre del sectorista y el monto de la línea de crédito.
Aspecto comercial
● Anexo 3 – Información comercial: se deben consignar los principales productos y servicios que comercializa la empresa, identificando si son fabricados, representados o distribuidos.
● Principales clientes: se requiere listar a los clientes que compran los productos o servicios a homologar, con datos como razón social, RUC, dirección, contacto, teléfono y porcentaje de participación en la facturación del último ejercicio.
● Principales proveedores: se debe informar a los proveedores vinculados a la línea a homologar, con datos de contacto y porcentaje de compras que representan.
● Evidencias comerciales: se deben adjuntar contratos, cartas de referencia, órdenes de compra y facturas de clientes y proveedores de los últimos seis meses, así como procedimientos para encuestas de satisfacción, atención de quejas y registro de acciones correctivas.
Sistema de prevención LAFT y formulación “Conoce a tu proveedor”
● Formulario “Conoce a tu proveedor – Personas jurídicas” (Anexo 4): este cuestionario recaba información sobre la empresa (dirección, RUC, persona de contacto), las transacciones comerciales que realiza con el Grupo Gloria, el ámbito geográfico y los servicios que ofrece.
● Due diligence: se exige declarar los beneficiarios finales, accionistas con más del 25 % de participación, si alguno es una Persona Expuesta Políticamente (PEP) o tiene antecedentes negativos en Infocorp u otras listas, y proporcionar copia de los documentos de identidad y vigencia de poderes.
● Anticorrupción: se debe indicar si se cuenta con código de conducta, código de ética y políticas de prevención del soborno y la corrupción, así como programas de capacitación en estos temas. La empresa debe demostrar que incluye cláusulas anticorrupción en sus contratos y que dispone de un manual para la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
Documentos adicionales
La fase 1 exige cargar los siguientes documentos adicionales:
● Anexo 5 – Declaración jurada de consanguinidad que manifieste que ninguno de los representantes o colaboradores tiene parentesco hasta tercer grado de consanguinidad con trabajadores de las empresas del Grupo Gloria, o de lo contrario declarar el motivo.
● Copia de DNI de todos los representantes legales.
● Certificados de vigencia de poderes actualizados para cada representante legal.
Fase 2 – Evaluación estándar (con visita)
En la fase de visita, Incotec verifica in situ la gestión declarada y revisa documentos adicionales que demuestren la implementación efectiva de sistemas de gestión. Para empresas de comercialización, los ámbitos revisados son:
Aspecto operativo
● Listado de instalaciones: relación de oficinas, almacenes y centros de distribución de la empresa.
● Mantenimiento y flota: programa de mantenimiento preventivo con evidencias de cumplimiento para equipos, máquinas, unidades de transporte e instalaciones; listado de unidades de transporte y maquinaria propia y subcontratada; certificados de revisión técnica vehicular y plan de renovación de flota.
● Gestión de subcontratistas: matriz de relación de subcontratistas con identificación de los servicios que se subcontratan y documentación que acredite la relación y control (especificaciones técnicas, personal calificado, lineamientos de seguridad y salud).
● Gestión de riesgos: análisis de riesgos operativos, plan de contingencia para asegurar la continuidad de los servicios y productos.
Sistema de gestión de calidad
● Certificación ISO 9001: presentar certificado vigente del sistema de gestión de calidad y la política de calidad.
● Procesos y riesgos: diagrama de procesos, fichas de procesos, análisis de riesgos y oportunidades, objetivos e indicadores de calidad.
● Calibración y mantenimiento: programa de calibración de equipos y certificados de calibración, manual de funciones y perfiles de puesto, programas de mantenimiento de equipos y maquinaria.
● Procedimientos: procedimientos para el control de documentos y registros, evaluación y reevaluación de proveedores, control de información documentada, mecanismos para medir la satisfacción del cliente y registros de auditorías internas y revisión por la dirección.
Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional (SST)
● Certificación ISO 45001: presentar certificado vigente del SGSST y la política de SST.
● Estructura y responsabilidad: organigrama y designación de responsabilidades, procedimientos de identificación de peligros y evaluación de riesgos, identificación de requisitos legales aplicables.
● Objetivos y capacitación: objetivos, metas e indicadores de SST, programa de capacitación y sensibilización con registros de las capacitaciones, control de información documentada y registros de entrega de EPPs.
● Emergencias y cumplimiento: plan de emergencias, listas de brigadistas, programas de simulacros e informes, evaluación del cumplimiento legal, registros de auditorías internas e inspecciones, investigación de accidentes y procedimientos de no conformidades y acciones correctivas.
Sistema de gestión ambiental
● Certificación ISO 14001: presentar certificado vigente y política ambiental.
● Aspectos e impactos: procedimientos para la identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales y las matrices correspondientes, así como la matriz de requisitos legales ambientales y registros de su evaluación.
● Objetivos y capacitación: objetivos, metas e indicadores ambientales, programa de capacitación ambiental y registros de capacitación, perfiles de puestos con requisitos de competencia y CV del personal involucrado.
● Control operativo y emergencias: procedimientos operativos, estándares de trabajo e instructivos, control de información documentada, procedimientos para la atención de emergencias ambientales y registros de simulacros, auditorías internas y tratamiento de no conformidades.
Gestión de responsabilidad social empresarial (RSE)
● Política de responsabilidad social: documento formal que establezca el compromiso de la empresa con la comunidad.
● Responsable y presupuesto: acta de designación del responsable de RSE, presupuesto anual y planeación de inversión en responsabilidad social.
● Prácticas de no discriminación y participación social: evidencia de métodos para evitar la discriminación, procedimiento de atención de quejas de vecinos y partes interesadas, matriz y listado de partes interesadas.
¿Cómo puede ayudarle UQ‑Asesores?
En UQ‑Asesores somos especialistas en procesos de homologación de proveedores para el Grupo Gloria. Contamos con consultores expertos en sistemas de gestión y documentación empresarial que pueden acompañarle en cada etapa:
Diagnóstico inicial y plan de acción: evaluamos su situación actual frente a los requisitos de Incotec, identificamos brechas y elaboramos un cronograma de cierre.
Apoyo en la documentación: le ayudamos a recopilar y estructurar la información solicitada en los anexos legales, financieros y comerciales; redactamos declaraciones juradas, códigos de ética y procedimientos de prevención LAFT y antisoborno.
Implementación de sistemas de gestión: diseñamos e implementamos los sistemas de gestión de calidad (ISO 9001), seguridad y salud ocupacional (ISO 45001), medio ambiente (ISO 14001) y responsabilidad social, incluyendo la elaboración de políticas, matrices de riesgos y programas de capacitación.
Carga en SIVOL y seguimiento: gestionamos el registro en la plataforma SIVOL, la carga de documentos y evidencias, y hacemos seguimiento a la revisión documental.
Preparación para la visita: realizamos simulacros de auditoría, capacitamos al personal clave y preparamos la documentación que deberá presentarse durante la visita de Incotec.
Mejora continua: después de obtener la homologación, ayudamos a monitorear los indicadores, realizar auditorías internas y mantener la vigencia de los sistemas para las futuras recertificaciones.
Con nuestra asesoría, las empresas del rubro de comercialización pueden afrontar el proceso de homologación con confianza, cumplir los requisitos legales y de gestión exigidos por el Grupo Gloria e Incotec y consolidarse como socios estratégicos en la cadena de suministro.
