14/07/2026
🚨 ¿Tus tareas y la gestión de tu tiempo están realmente organizadas según su prioridad?
Hoy comparto una herramienta sencilla en imagen, pero muy poderosa: La matriz de Stephen Covey, que tambien se puede aplicar a la gestión de los requisitos de las normas ISO. Aqui vamos
No se trata únicamente de clasificar actividades entre urgentes e importantes. También permite identificar qué tareas deben planificarse, ejecutarse, delegarse o eliminarse para mantener un sistema de gestión eficaz y eficiente.
🔵 1. HACER — Cláusulas 8.1 y 8.5: planificación, control operacional y ejecución del servicio
Aquí se ubican las actividades importantes y urgentes que deben atenderse de inmediato para asegurar el control de los procesos y evitar impactos en la operación.
Ejemplo práctico:
Durante una auditoría interna se detecta que un equipo crítico tiene el mantenimiento vencido, lo que podría afectar la calidad del servicio.
La organización debería:
✅ Planificar y programar el mantenimiento inmediato.
✅ Definir los controles necesarios durante la intervención.
✅ Registrar las actividades realizadas.
✅ Verificar que el equipo vuelva a operar adecuadamente.
Esto se relaciona con las cláusulas 8.1 y 8.5, porque la organización debe ejecutar lo planificado, implementar los controles operacionales y asegurar que la prestación del servicio se realice bajo condiciones controladas.
🟢 2. PLANIFICAR — Cláusulas 4.4 y 6.1
Las actividades importantes, pero no urgentes, deben planificarse antes de que se conviertan en problemas.
Ejemplo práctico:
La organización identifica que su proceso comercial depende de una sola persona y que no existe un procedimiento documentado.
Antes de que ocurra una ausencia o interrupción, corresponde:
✅ Definir el proceso, su objetivo, responsables, actividades y criterios de control.
✅ Identificar los riesgos y oportunidades asociados.
✅ Establecer controles e indicadores de desempeño.
✅ Contar, cuando corresponda, con una ficha de proceso, procedimiento o flujograma.
La cláusula 4.4 solicita establecer, implementar, mantener y mejorar los procesos del sistema de gestión, mientras que la cláusula 6.1 exige identificar y abordar los riesgos y oportunidades.
🟠 3. DELEGAR — Cláusulas 5.1 y 5.3
Delegar no significa desentenderse. Significa asignar responsabilidades claras, otorgar autoridad y asegurar el seguimiento.
Ejemplo práctico:
La alta dirección encarga al jefe de Operaciones la actualización de los indicadores mensuales.
Para que la delegación sea efectiva, debe quedar claramente establecido:
✅ Qué actividad debe realizarse.
✅ Quién es el responsable.
✅ Qué autoridad posee.
✅ En qué plazo debe cumplirse.
✅ Cómo se verificará el resultado.
La cláusula 5.1 exige liderazgo y compromiso, mientras que la cláusula 5.3 establece la asignación y comunicación de los roles, responsabilidades y autoridades.
⚪ 4. ELIMINAR
También existen actividades que consumen tiempo y recursos, pero no generan valor para el proceso ni para la organización.
Ejemplo práctico:
Elaborar reportes duplicados que contienen la misma información para diferentes áreas, sin que posteriormente sean utilizados para el análisis o la toma de decisiones.
En estos casos, corresponde revisar, simplificar, automatizar o eliminar la actividad.
📌 Conclusión
Una buena gestión ISO también implica administrar correctamente el tiempo, los recursos y las prioridades.
La clave está en:
🔹 Hacer lo crítico.
🔹 Planificar lo importante.
🔹 Delegar con responsabilidad y liderazgo.
🔹 Eliminar lo que no aporta valor.
Porque un sistema de gestión eficaz no depende de realizar más tareas, sino de ejecutar las tareas correctas, en el momento adecuado y con responsabilidades claramente definidas.
¿En qué cuadrante se encuentran hoy las principales actividades de tu sistema de gestión?
Con aprecio,
Ing. Alex Cárdenas
Team SOLUTION QHSE | ACADEMY Comunidad ISOS
