23/09/2021
Już w październiku rusza rządowy system e-faktur. Docelowo faktury wystawiane będą wyłącznie elektronicznie i wszystkie trafiać będą na serwer Ministerstwa Finansów. Już wkrótce system stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm, a faktury papierowe zostaną całkowicie wyeliminowane.
Nowe zasady wystawiania faktur wprowadzają prawdziwą rewolucję w tym zakresie. Nowelizacja ustawy o VAT zakłada bowiem wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, który gromadzić będzie wszystkie faktury wystawiane przez polskich przedsiębiorców.
Mówiąc o fakturowaniu elektronicznym nie mamy jednak na myśli powszechnej już dziś wysyłki zwykłych faktur w formacie pdf. Nowy system e-Faktur opiera się bowiem na wprowadzeniu elektronicznej faktury w postaci ustrukturyzowanego pliku, który tworzony będzie zgodnie z wyznaczonym przez ministerstwo standardem. Taki wystandaryzowany plik wysyłany będzie nie tylko kontrahentowi, ale trafi również - już w momencie wystawienia - na serwer fiskusa. Jednocześnie, dokument taki będzie mógł być księgowany w programach księgowych obu stron transakcji w sposób całkowicie zautomatyzowany.
Zgodnie z rządowymi założeniami, system zostanie uruchomiony już 1 października 2021 roku. Przez pierwsze trzy miesiące, elektroniczne fakturowanie funkcjonować będzie jednak tylko w trybie testowym. Zgodnie z nowymi przepisami, właściwy system e-faktur ruszy 1 stycznia 2022 roku i przez pierwszy rok jego wdrożenie w firmie będzie dobrowolne. System stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm od 1 stycznia 2023 roku.
E-faktury. Jak to działa?
Krajowy System e-Faktur ma gromadzić wszystkie faktury wystawiane przez polskich przedsiębiorców. Każda wystawiona w Polsce faktura wystawiana będzie w formie elektronicznej, tylko i wyłącznie za pośrednictwem rządowej platformy. Tak wystawiona elektroniczna faktura trafiać będzie automatycznie na serwer Ministerstwa Finansów, skąd będzie mogła zostać pobrana przez drugą stronę transakcji.
Każdy przedsiębiorca posiadać będzie własne konto w systemie e-Faktur, za pośrednictwem którego będzie mógł nie tylko wystawiać nowe faktury, ale również pobierać faktury wystawione przez kontrahentów. Dostęp do konta w systemie możliwy będzie po uwierzytelnieniu za pomocą podpisu elektronicznego lub konta ePUAP.
W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur nadawane będą automatycznie właścicielowi firmy. Przedsiębiorca będzie mógł jednak upoważnić do fakturowania lub przeglądania dokumentów również inne osoby, np. pracowników biura rachunkowego.
Wprowadzenie e-Faktur wymagać będzie zintegrowania dotychczasowych systemów księgowych z Krajowym Systemem e-Faktur. Firmy zobligowane zostaną do przeprowadzenia takiego procesu do końca 2022 roku. Od 1 stycznia 2023 roku wszystkie firmy będą bowiem zobligowane do wystawiania i odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem rządowej platformy.
Po co nam e-Faktury?
Głównym celem wprowadzenia e-Faktur jest oczywiście uszczelnienie systemu podatkowego. Nowy system ma bowiem usprawnić kontrole i przyspieszyć proces wykrywania oszustw podatkowych.
Ministerstwo Finansów wskazuje jednak na szereg korzyści z systemu dla samych podatników. Według Ministerstwa, faktury dostępne w rządowej bazie danych nie ulegną zniszczeniu, przez co nie będzie już konieczności wydawania duplikatów faktur. Również sam podatnik nie będzie miał obowiązku przechowywania faktur, gdyż będą one przechowywane na serwerze Ministerstwa przez okres 10 lat.
W celu zachęcenia do wcześniejszego wdrożenia e-Faktur, nowe przepisy zakładają również skrócenie okresu zwrotu VAT z 60 do 40 dni dla firm korzystających z e-fakturowania.
Polska będzie czwartym krajem Unii Europejskiej, który zdecydował się na wdrożenie systemu e-faktur. Pierwszym państwem, które wdrożyło podobny system, były Włochy, gdzie system funkcjonuje obowiązkowo już od 3 lat.
