04/05/2020
Co to jest schemat organizujący i kto go potrzebuje?
«Schemat organizujący biznes wyznacza stanowiska, funkcje, procedury i autorytet w organizacji»
Jeśli jesteś właścicielem firmy, najprawdopodobniej jesteś przyzwyczajony do tego, że dzień roboczy zaczyna się o 6 rano, a kończy o 2 po północy.
Jesteś przyzwyczajony do ciągłego rozwiązywania problemów i radzenia sobie z trudnościami.
Twoi pracownicy najprawdopodobniej przychodzą do pracy z 10-minutowym opóźnieniem i wychodzą dokładnie o 17, pozostawiając cię sam na sam z twoim biznesem.
Z każdym najmniejszym pytaniem pracownicy biegną do szefa i oddają ci ten problem.
Już dawno przyzwyczaiłeś się do tego, że twoja firma jest zarządzana ręcznie.
Do tego wszystkiego w firmie nikt, łącznie z tobą, naprawdę nie rozumie, kto i za co jest odpowiedzialny, kto co robi i kto komu podlega.
W 50% przypadków nowo przyjęci pracownicy uciekają po pierwszym tygodniu.
A najgorsze jest to, że nikt nie bierze odpowiedzialności za nic!
Jeśli firma działa w tym trybie, konieczne jest systematyzowanie i organizowanie.
Istnieje przekonanie, że wystarczy, aby pracownicy pracowali ciężej, aby prosperować, ale bez odpowiedniej organizacji interakcji pracowników i priorytetowego traktowania wykonywanych zadań, wszystkie wysiłki mogą okazać się daremne.
Aby zapewnić taką pracę, każda firma musi stworzyć swój schemat organizujący.
Schemat organizacyjny składa się z 7 oddziałów, z których każdy jest odpowiedzialny za jedną z podstawowych funkcji niezbędnych do pomyślnego działania projektu. Numeracja oddziałów zaczyna się od 7, potem 1, 2, 3, 4, 5 i 6.
Ogólny wygląd schematu organizacyjnego jest następujący:
Każdy oddział składa się z kilku działów, które z kolei składają się z sekcji, a sekcje-z terminali. Terminal jest najmniejszą jednostką strukturalną, na której pracownicy zajmują się przetwarzaniem tego samego typu zadań. A to oznacza, że tego samego typu zadania są wykonywane tylko przez tych pracowników, którzy są najbardziej wykwalifikowani w tej sprawie, więc zajęli swoje stanowisko. Takie podejście do organizacji pozwala osiągnąć realizację zadań w możliwie najkrótszym czasie.
Każdy post ma swój cenny produkt końcowy.
Aby praca pracowników przynosiła maksimum korzyści dla projektu, muszą przed nimi postawić odpowiednie zadania, których osiągnięcie doprowadzi całą organizację do rozwoju.
Problem ten jest rozwiązywany w dziale 7 Zarządzania przez kierownika, a mianowicie w biurze założyciela. Założyciel daje pomysł i tworzy technologię, której realizacja przyniesie projektowi dobrobyt. Informacje te są przekazywane do biura dyrektora, który wraz z kierownikami oddziałów decyduje, jak najlepiej i szybko można zrealizować ten pomysł.
Ponadto Dział Zarządzania zajmuje się kwestiami prawnymi i kwestiami bezpieczeństwa firmy.
Oddział 1 Budowy jest odpowiedzialny za:
* znalezienie wykwalifikowanej kadry i przestrzeganie aktualnego schematu organizacyjnego;
• ustanowienie różnych rodzajów komunikacji, jak między pracownikami, tak aby ci mogli szybko realizować zadania;
* kontrola jakości pracowników poprzez narzędzia statystyczne.
Oddział 2 Dystrybucji:
* Marketing i promocja, zapewniając napływ nowych klientów; wysyłanie wiadomości o świeżych materiałach na stronie, promocjach i konkursach społeczności;
• tworzenie łatwych do zrozumienia treści informacyjnych (teksty, filmy, Grafiki);
* telefony do potencjalnych klientów
Oddział 3 Finansowy:
* przetwarzanie danych o przychodach organizacji i prognozowanie przychodów na przyszłość;
* alokacja środków pieniężnych na potrzeby organizacji (płatności za usługi, wynagrodzenia pracowników);
* wykonywanie pracy księgowej, prowadzenie rachunkowości finansowej i ewidencji nieruchomości.
Oddział 4 Techniczny odpowiedzialny za:
* Planowanie produkcji
* Zapewnienie produkcji wszystkim, czego potrzebujesz
• Produkcja
Oddział 5 Kwalifikacji jest odpowiedzialny za:
* analiza produktu pod kątem zgodności ze standardem jakości, który został pierwotnie zgłoszony;
* szkolenie pracowników w celu utrzymania i poprawy ich kwalifikacji;
* przygotowanie zaleceń, które pomogą poprawić pracę pracowników i organizacji jako całości oraz pozwolą na lepszy rozwój projektu.
Oddział 6 Rozszerzenia jest odpowiedzialny za:
• PR. Jego głównymi zadaniami są zwiększenie napływu potencjalnych klientów, praca nad tym, aby firma była rozpoznawalna;
Taki schemat organizujący pozwala pracownikom jak najszybsze wykonywć zadania.
A po osiągnięciu jednego celu natychmiast rozpoczyna się praca nad kolejnym.
