21/04/2026
Podpisywanie sprawozdania finansowego.
Pięć rzeczy, które robi się na ostatnią chwilę, i każda potrafi się zemścić.
Deadline na sporządzenie sprawozdania mija co roku 31 marca a na złożenie 30 czerwca. Poniżej najczęstsze pułapki, z którymi spotykam się w praktyce.
1. Chronologia podpisów przy uproszczeniu z art. 52 ust. 2b uor. Gdy zarząd jest wieloosobowy i decydujecie się, że sprawozdanie podpisze tylko jeden członek, kolejność jest sztywna. Najpierw podpisuje osoba prowadząca księgi. Potem pozostali członkowie zarządu składają oświadczenia o zgodności sprawozdania z ustawą (lub odmowy). Na końcu podpis reprezentanta zarządu. Data oświadczenia nie może być późniejsza niż data końcowego podpisu pod sprawozdaniem. Zmiana tej kolejności to realne ryzyko zakwestionowania prawidłowości.
2. Różne rodzaje e-podpisów = kłopoty. Jeśli w zarządzie ktoś używa profilu zaufanego, ktoś inny kwalifikowanego, a jeszcze ktoś osobistego, kolejność ma znaczenie techniczne. Najpierw zbieramy podpisy wewnętrzne (nie zmieniają rozszerzenia pliku), dopiero na końcu otaczające lub zewnętrzne. Odwrotna kolejność potrafi sprawić, że KRS nie odczyta wcześniejszych podpisów. Najprościej: ustalcie jeden format dla wszystkich.
3. Księgowy też może odmówić podpisu. Art. 52 uor daje to prawo nie tylko członkom zarządu. Jeśli księgowy nie miał szans zweryfikować danych poprzednika, brakuje dokumentów źródłowych albo zarząd forsuje „kreatywne" ujęcia, może odmówić. Warunek: pisemne uzasadnienie dołączone do sprawozdania. To narzędzie awaryjne, nie standardowa praktyka, ale warto o nim pamiętać.
4. Prezes jest jednocześnie głównym księgowym? Jeden podpis wystarczy. Przy jednoosobowym zarządzie i unii personalnej prezes-księgowy nie dublujemy podpisu elektronicznego. Jeden podpis domyka wymóg ustawy. Informację o łączeniu ról warto umieścić w informacji dodatkowej, żeby KRS i KAS nie miały wątpliwości, dlaczego pod sprawozdaniem figuruje jedno nazwisko.
5. Oświadczenie zamiast podpisu nie zmniejsza odpowiedzialności. Wielu członków zarządu zakłada, że skoro „tylko" składają oświadczenie, ich odpowiedzialność jest mniejsza. Nieprawda. Ministerstwo Finansów jasno wskazuje: zakres odpowiedzialności za prawidłowość sprawozdania jest identyczny, niezależnie od formy potwierdzenia.
Podstawa prawna: art. 4a, art. 11 ust. 2 oraz art. 52 ust. 2-2e ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Stan prawny: 17 kwietnia 2026 r.
Jeśli potrzebujecie pomocy przy domknięciu sprawozdania za 2025 r. albo chcecie uporządkować proces podpisywania w zarządzie, tak żeby formalności nie blokowały biznesu, zapraszam do kontaktu z zespołem ibiuro24.pl. Robimy to codziennie i wiemy, gdzie firmy najczęściej tracą czas
