Wirtualne Biuro Kraków - Rynek Główny

14/08/2026

Samochód służbowy na urlopie pracownika? Sam urlop nie wyłącza skutków podatkowych.
Pracownik prosi o służbowe auto na dwa tygodnie wakacji. Szef się zgadza. I w tej jednej decyzji siedzą trzy odrębne rozliczenia, o których przed wyjazdem zwykle nikt nie myśli.

1. Przychód liczymy ryczałtem, nie po cenach wypożyczalni
Udostępnienie auta na cele prywatne to nieodpłatne świadczenie ze stosunku pracy. Wartość ustala ustawa (art. 12 ust. 2a ustawy o PIT):
• 250 zł miesięcznie przy mocy silnika do 60 kW oraz przy autach elektrycznych i wodorowych,
• 400 zł miesięcznie przy pozostałych.
Urlop trwa krócej niż miesiąc, więc stosujemy 1/30 za każdy dzień (art. 12 ust. 2b), czyli 8,33 zł albo 13,33 zł dziennie. Dwa tygodnie autem powyżej 60 kW to 186,67 zł doliczone do przychodu. Ile kosztowałby taki wynajem na rynku, nie ma tu żadnego znaczenia.

2. Paliwo mieści się w ryczałcie. Autostrada i parking już nie
Interpretacja ogólna MF z 11 września 2020 r. (DD3.8201.1.2020) zamknęła wieloletni spór: ryczałt pokrywa paliwo, ubezpieczenie, opony, przeglądy i bieżące naprawy. Nie obejmuje opłat za autostrady i parkingów. Jeśli pracodawca je zwraca, powstaje odrębny przychód wyceniany na zasadach ogólnych.
Uwaga, w sieci wciąż krąży sporo tekstów traktujących paliwo jako osobny przychód. To stan sprzed 2020 roku.

3. Najdroższy błąd dotyczy aut zgłoszonych na VAT-26
Jeżeli samochód ma pełne odliczenie VAT, jeden urlop wystarczy, żeby ten status stracić. Wtedy trzeba:
• zaktualizować VAT-26 do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana (art. 86a ust. 14 ustawy o VAT), inaczej pojawia się ryzyko z art. 56a KKS,
• skorygować VAT odliczony przy nabyciu (art. 90b, okres korekty 60 miesięcy przy wartości powyżej 15 000 zł),
• przejść na 50% VAT i 75% kosztów eksploatacji (art. 16 ust. 1 pkt 51 CIT, art. 23 ust. 1 pkt 46a PIT).
Przy aucie w użytku mieszanym nic się nie zmienia, bo te ograniczenia już działają.

Do tego ZUS. Ryczałt wchodzi do podstawy wymiaru składek, rozporządzenie składkowe nie przewiduje dla niego wyłączenia.
Co zrobić przed sezonem ?

Zapisać zasady w regulaminie albo w umowie powierzenia pojazdu, prowadzić ewidencję dni udostępnienia i z góry ustalić, kto płaci za autostrady. Kilka zdań na papierze oszczędza późniejszego tłumaczenia się w trakcie kontroli.
J
eśli chcesz sprawdzić, jak Twoje auta są dziś zakwalifikowane i czy urlopowe udostępnienie czegoś nie psuje, w ibiuro24.pl robimy taki przegląd razem z klientami. Napisz, przejrzymy to zanim zrobi to urząd.

21/04/2026

Podpisywanie sprawozdania finansowego.

Pięć rzeczy, które robi się na ostatnią chwilę, i każda potrafi się zemścić.

Deadline na sporządzenie sprawozdania mija co roku 31 marca a na złożenie 30 czerwca. Poniżej najczęstsze pułapki, z którymi spotykam się w praktyce.

1. Chronologia podpisów przy uproszczeniu z art. 52 ust. 2b uor. Gdy zarząd jest wieloosobowy i decydujecie się, że sprawozdanie podpisze tylko jeden członek, kolejność jest sztywna. Najpierw podpisuje osoba prowadząca księgi. Potem pozostali członkowie zarządu składają oświadczenia o zgodności sprawozdania z ustawą (lub odmowy). Na końcu podpis reprezentanta zarządu. Data oświadczenia nie może być późniejsza niż data końcowego podpisu pod sprawozdaniem. Zmiana tej kolejności to realne ryzyko zakwestionowania prawidłowości.

2. Różne rodzaje e-podpisów = kłopoty. Jeśli w zarządzie ktoś używa profilu zaufanego, ktoś inny kwalifikowanego, a jeszcze ktoś osobistego, kolejność ma znaczenie techniczne. Najpierw zbieramy podpisy wewnętrzne (nie zmieniają rozszerzenia pliku), dopiero na końcu otaczające lub zewnętrzne. Odwrotna kolejność potrafi sprawić, że KRS nie odczyta wcześniejszych podpisów. Najprościej: ustalcie jeden format dla wszystkich.

3. Księgowy też może odmówić podpisu. Art. 52 uor daje to prawo nie tylko członkom zarządu. Jeśli księgowy nie miał szans zweryfikować danych poprzednika, brakuje dokumentów źródłowych albo zarząd forsuje „kreatywne" ujęcia, może odmówić. Warunek: pisemne uzasadnienie dołączone do sprawozdania. To narzędzie awaryjne, nie standardowa praktyka, ale warto o nim pamiętać.

4. Prezes jest jednocześnie głównym księgowym? Jeden podpis wystarczy. Przy jednoosobowym zarządzie i unii personalnej prezes-księgowy nie dublujemy podpisu elektronicznego. Jeden podpis domyka wymóg ustawy. Informację o łączeniu ról warto umieścić w informacji dodatkowej, żeby KRS i KAS nie miały wątpliwości, dlaczego pod sprawozdaniem figuruje jedno nazwisko.

5. Oświadczenie zamiast podpisu nie zmniejsza odpowiedzialności. Wielu członków zarządu zakłada, że skoro „tylko" składają oświadczenie, ich odpowiedzialność jest mniejsza. Nieprawda. Ministerstwo Finansów jasno wskazuje: zakres odpowiedzialności za prawidłowość sprawozdania jest identyczny, niezależnie od formy potwierdzenia.

Podstawa prawna: art. 4a, art. 11 ust. 2 oraz art. 52 ust. 2-2e ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Stan prawny: 17 kwietnia 2026 r.

Jeśli potrzebujecie pomocy przy domknięciu sprawozdania za 2025 r. albo chcecie uporządkować proces podpisywania w zarządzie, tak żeby formalności nie blokowały biznesu, zapraszam do kontaktu z zespołem ibiuro24.pl. Robimy to codziennie i wiemy, gdzie firmy najczęściej tracą czas

10/04/2026

Faktura dla osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej a KSeF

Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obowiązuje już wszystkich czynnych podatników VAT.

I bardzo często pojawia się pytanie od naszych klientów:

"Czy faktury dla osób fizycznych też muszą iść przez KSeF?"
Nie. I to jest dobra wiadomość.

Faktury wystawiane konsumentom czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązkowego KSeF. Wprost mówi o tym art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.

Co to oznacza w praktyce:

• Fakturę dla konsumenta nadal wystawiasz papierowo lub elektronicznie (np. PDF).

• Możesz ją wystawić w KSeF, ale nie masz takiego obowiązku.

• Te faktury nie wliczają się do limitu 10 000 zł brutto miesięcznie, który do końca 2026 r. pozwala niektórym wystawiać faktury poza systemem.

Niuanse, o których warto wiedzieć:

Jeśli zdecydujesz się dobrowolnie wystawić fakturę B2C w KSeF, masz obowiązek przekazać nabywcy jej wizualizację z kodem QR (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT). Bez tego naruszasz przepisy.

Jeśli osoba prowadząca JDG kupuje u Ciebie prywatnie, czyli nie podaje NIP i nie robi zakupu na firmę traktuj ją jak konsumenta. Taka faktura też nie musi trafić do KSeF.

Osoba fizyczna może być podatnikiem VAT np. wynajmując lokal firmie. W takim przypadku status nabywcy zmienia postać rzeczy i faktura powinna trafić do KSeF.

Jeśli nie jesteś pewien, jak to wygląda w Twoim konkretnym przypadku w ibiuro24.pl pomagamy to ogarnąć bez zbędnego stresu.

02/04/2026

20/03/2026

🔎 Zatrudnianie obywateli Ukrainy po zmianach od 5 marca 2026 r. – co musi wiedzieć pracodawca?

Od marca 2026 r. zakończył się specjalny, „nadzwyczajny” reżim prawny dotyczący obywateli Ukrainy. Nie oznacza to jednak końca uproszczeń - zostały one w dużej mierze włączone do systemowych przepisów o ochronie czasowej cudzoziemców.

Z perspektywy przedsiębiorców kluczowe są dziś przede wszystkim obowiązki formalne oraz prawidłowa weryfikacja statusu pobytowego pracownika.

Najważniejsze zmiany w praktyce:

✔️ Ochrona czasowa dla obywateli Ukrainy została utrzymana (obecnie do 4 marca 2027 r.)

✔️ Numer PESEL UKR nadal potwierdza status legalnego pobytu

✔️ Pracownicy mogą nadal pracować bez zezwolenia na pracę

✔️ Warunkiem jest jednak terminowe powiadomienie PUP przez pracodawcę

Nowe obowiązki formalne, o których firmy często zapominają:

📌 Powiadomienie urzędu pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy

📌 Konieczność ponownego zgłoszenia w przypadku zmiany:

– rodzaju umowy
– stanowiska
– wymiaru czasu pracy
– wynagrodzenia

📌 Brak zgłoszenia może skutkować karą grzywny nawet do 3000 zł
Co istotne z perspektywy HR i księgowości:

Jeżeli zatrudnienie rozpoczęło się przed 5 marca 2026 r. i powiadomienie zostało prawidłowo złożone nie trzeba go składać ponownie, a zatrudnienie może być kontynuowane na dotychczasowych zasadach.

Wniosek praktyczny:

Zmiany nie wprowadzają rewolucji w zatrudnianiu obywateli Ukrainy, ale wyraźnie przesuwają ciężar na compliance pracodawcy.

Dziś kluczowe znaczenie ma nie tyle samo prawo do pracy, co poprawność procedur i terminów administracyjnych.

Dla wielu firm największym ryzykiem nie są przepisy, lecz ich niedopilnowanie.

💼 Masz pytania lub wątpliwości dotyczące zatrudniania cudzoziemców?

Zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią - pomagamy przedsiębiorcom bezpiecznie przejść przez formalności i ograniczyć ryzyko błędów.

🌐 www.ibiuro24.pl

13/03/2026

Sprawdź jak wygląda proces odbierania korespondencji w Wirtualnym Biurze Kraków


https://www.firmanarynku.pl/biuro-wirtualne-krakow-odbieranie-korespondencji/

09/03/2026

📄 CEIDG w pełni online - co to oznacza dla przedsiębiorców (i ich doradców)

Sejm przyjął zmiany ustawowe zmierzające do pełnej cyfryzacji procesów w CEIDG. To duży krok w stronę prostszej, szybszej i bardziej przewidywalnej obsługi spraw związanych z jednoosobową działalnością gospodarczą.💻✅

❗ Najważniejsze zmiany w praktyce:
▪️ Jeden spójny proces online: rejestracja, zmiany, zawieszenie/wznowienie i zakończenie działalności bez wizyty w urzędzie.
▪️ Głębsza integracja CEIDG z urzędem skarbowym, ZUS i GUS - raz złożone dane „płyną” dalej, mniej duplikowania formularzy.
▪️ Elektroniczne pełnomocnictwa i podgląd statusu spraw - wygodniejsze działanie dla przedsiębiorców i pełnomocników.
▪️ Lepsza walidacja danych i powiadomienia o etapach sprawy - mniej błędów, szybsze decyzje.
▪️ Docelowe odejście od papieru, możliwość załatwiania spraw 24/7.

❓ Dla kogo:
▪️ JDG oraz wspólnicy spółek cywilnych (CEIDG).
▪️ Spółki rejestrowane w KRS pozostają przy swojej ścieżce (S24/Portal Rejestrów Sądowych).

📈 Korzyści biznesowe:
⏱️ Krótszy czas startu i zmian w działalności.
✅ Mniej ryzyka pomyłek i sankcji dzięki automatycznym weryfikacjom.
💰Mniejszy koszt administracyjny - jeden punkt kontaktu i przejrzysta historia spraw.

💡 Co warto zrobić już teraz:
▪️ Sprawdź, czy masz aktywne narzędzia identyfikacji elektronicznej (Profil Zaufany, e-dowód, podpis kwalifikowany).
▪️ Zrób przegląd wpisu w CEIDG: adresy, PKD, dane kontaktowe, ustanowieni pełnomocnicy - i ujednolić je z danymi w US/ZUS/GUS.
▪️ Uporządkuj pełnomocnictwa do działania online i uzgodnij z biurem rachunkowym zakres e-reprezentacji i odbioru korespondencji.
▪️ Śledź terminy wejścia w życie i pamiętaj o terminach aktualizacji danych.

Jako kancelaria www.ibiuro24.pl pomagamy firmom przygotować się do zmian: audyt wpisów CEIDG, porządkowanie pełnomocnictw, procedury aktualizacji danych, bieżąca obsługa zgłoszeń. Jeśli chcesz bezboleśnie przejść na „pełną cyfryzację” zapraszam do kontaktu. 🤝

30/01/2026

Faktura poza KSeF w 2026: wyjątki, terminy dosyłania do KSeF, zasady odliczenia VAT i rozliczenia kosztów w CIT. Praktyczne wskazówki.

23/01/2026

KSeF: ostatni dzwonek przed przerwą 26-31.01.2026 i przejściem na KSeF 2.0

Czy w Twojej firmie macie już certyfikat KSeF i poprawnie ustawione uprawnienia dla osób/systemów, które będą pracować na e-fakturach?

W dniach 26-31 stycznia 2026 nastąpi planowana przerwa techniczna KSeF 1.0 - system (w tym MCU
i aplikacje 1.0) będzie niedostępny.

✅ Co zrób NAJPÓŹNIEJ do 25.01 (koniec dnia)

- Pobierz certyfikaty / złóż wnioski o certyfikat, jeśli temat nie jest domknięty.

- Nadaj i uporządkuj uprawnienia w MCU (admin/operacyjne) - kto odpowiada za KSeF w firmie i w systemach.

- Sprawdź dostęp po stronie księgowości i osób wystawiających/odbierających faktury (żeby
nie okazało się 26.01, że „nikt nie ma uprawnień”).

⚠️ Co będzie (i nie będzie) działać w czasie przerwy 26-31.01

❌ niedostępne m.in.: KSeF 1.0, MCU, Aplikacja Podatnika 1.0, Aplikacja Mobilna 1.0, integracje
(systemy komercyjne / e-Mikrofirma)

✅ „awaryjnie”: podstawowe uprawnienia nadal można nadać przez ZAW-FA (do właściwego US) -
warto mieć przygotowaną ścieżkę złożenia.

Od 28.01 - ważne dla IT / integracji (ERP, Comarch itd.)

Od 28.01.2026 dostępne będzie API KSeF 2.0 na produkcji do weryfikacji m.in. logowania/uwierzytelniania, uprawnień, certyfikatów i tokenów.

To najlepsze okno, by sprawdzić, czy integracja „wstaje” poprawnie.

Od 01.02.2026

- Startuje KSeF 2.0 jako jedyny dostępny i obowiązkowy system
- KSeF 1.0 (w tym MCU) przestaje działać
- Odbieranie faktur w KSeF - od 1.02.2026
- Wystawianie faktur - etapami (dla największych od 1.02, dla pozostałych od 1.04)

Jeśli chcesz wejść w luty spokojnie to skontaktuj się z nami. W Kancelarii iBiuro24 pomagamy przejść przez formalności (certyfikaty, uprawnienia, porządek ról, wsparcie przy ZAW-FA oraz dla naszych klientów udostępniamy oprogramowanie gotowe do KSeF) - tak, żeby KSeF nie zatrzymał
sprzedaży ani księgowości.

Instrukcja jest dostępna pod adresem:

https://www.ibiuro24.pl/ksef/ksef-nadanie-uprawnien-dla-biura-rachunkowego/

23/01/2026

⚠️ 90% osób zakłada firmę „na szybko” — a potem płaci za poprawki nerwami, czasem i pieniędzmi.

Zanim ruszysz, poznaj 10 istotnych rzeczy, które musisz wiedzieć zanim założysz firmę:

✅ 1. Nazwa (czy nie myli się z inną?)
✅ 2. Adres (czy nie wrzucasz prywatnego mieszkania do internetu?)
✅ 3. JDG vs sp. z o.o. (czy wiesz, czym ryzykujesz?)
✅ 4. PKD (czy uwzględniasz rozwój?)
✅ 5. Podatki (czy model pasuje do Twoich planów, np. reinwestowania?)
✅ 6. Domena i „@” (czy nie jest zajęte?)
✅ 7. Księgowy (czy ogarnia zmiany i doradzi, a nie tylko „zaksięguje”?)
✅ 8. Bank (czy konto ma sens po okresie promocji?)
✅ 9. VAT (czy wiesz, kiedy to błąd, a kiedy konieczność?)
✅ 10. Gotowa spółka vs nowa (czy wybierasz ścieżkę pod czas i cele?)

Wejdź na naszą stronę i poznaj kompletny przewodnik:

https://www.ibiuro24.pl/10-istotnych-rzeczy-zanim-zalozysz-firme/