22/09/2017
Archiwizacja dokumentów kadrowo-płacowych (Cz. 1)
Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem jest obowiązkiem pracodawcy i wynika z art. 94 pkt 9b K.p. Katalog tych dokumentów określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Obok akt osobowych należą do nich m.in. karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. W literaturze przedmiotu prezentowany jest pogląd, że cała dokumentacja pracownicza przewidziana w wymienionym rozporządzeniu podlega przechowaniu po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w odpowiednich aktach prawa, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu, którym jest świadectwo pracy.
Szczególne znaczenie ma dokumentacja płacowa, a zwłaszcza listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej). Taki sam 50-letni okres przechowywania obowiązuje w stosunku do akt osobowych, co wynika z art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.) oraz załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167, poz. 1375). Przy czym po upływie tego terminu archiwum państwowe przeprowadza ekspertyzę ze względu na charakter, treść i znaczenie dokumentów, na podstawie której może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji i uznać ją za materiały archiwalne, wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.