MakAssistant, Koźmice, Wieliczka (2026)

12/03/2021

Notatka prawdę Ci powie 😉

Żyjemy bardzo szybko. Uczestniczymy w wielu spotkaniach. Ilość otrzymywanych informacji czasami nas przerasta dlatego ważne jest, aby podczas spotkania wyznaczyć osobę, która będzie sporządzała notatki. Dobrze sporządzona notatka pomaga udokumentować podjęte decyzje. Podsumować najważniejsze fakty więc warto je tworzyć. Notatki możemy tworzyć w różnych formach zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Osobiście tworzę je elektronicznie, wykorzystując do tego One Note. O zaletach One Nota napiszę w innym poście. Teraz chciałabym się skupić na tym jak powinna wyglądać profesjonalna notatka.
Notatka powinna zawierać:
1. Datę spotkania
2. Cel
3. Listę uczestników
4. Agendę
5. Materiały : prezentacje, załączniki, dokumenty, które zostały wykorzystane w trakcie spotkania
6. Podsumowanie, zadania
7. Termin kolejnego spotkania jeśli takie jest wymagane
8. Streszczenie (uwagi, komentarze)

Tak przygotowaną notatkę wysyłamy do wszystkich uczestników spotkania następnego dnia maksymalnie do godziny 12:00. Przed jej wysłaniem upewnij się tylko, że nie zawiera błędów 😊

02/03/2021

Checklista – oszczędzi Ci nerwów i to nie tylko w pracy😀

Z doświadczenia zapewne każdy z Was wie, że błędy zdarzają się każdemu, nawet tym najlepszym. Wystarczy, że mamy gorszy dzień, słabszą koncentrację i o pomyłkę nie trudno. Tu z pomocą przychodzą checklisty. Pozwalają skupić się na tym co ważne i tym co wymaga naszej twórczej pracy.
Zastanawiacie się nad tym czy warto stosować checklisty?. Osobiście uważam, że tak i odkąd zaczęłam z nich korzystać nie umykają mi żadne ważne sprawy i wydarzenia.
Oto kilka korzyści wynikających z zastosowania checklist.
➡️Pozwalają wykonywać zadania stopniowo
➡️Pozwalają wdrożyć nowego pracownika
➡️Ułatwiają delegowanie zadań
➡️Eliminują powstawanie błędów
➡️Ułatwiają śledzenie postępów w danym projekcie, zadaniu.

Checklisty możecie zastosować zarówno przy onboardingu, jak i offboardingu pracowników, przy planowaniu podróży, organizowaniu spotkań, wydarzeń firmowych, webinariów, tworzeniu prezentacji, pisaniu i publikowaniu artykułów, planowaniu tygodnia, dnia pracy, usystematyzowaniu zadań. Można je również zastosować z powodzeniem w życiu prywatnym 😊
Poniżej kilka wskazówek jak tworzyć efektywne checklisty
1. Używaj prostego języka
2. Stosuj wypunktowania
3. Rozpoczynaj zdania od czasownika w formie rozkazującej,
4. Nie przesadzaj z ilością punktów
Pomocne narzędzia:
Osobiście korzystam z checklisty, którą można stworzyć w outlooku. Ta funkcja pozwala mi grupować zadania, nadawać im priorytet, a także nadzorować status ich realizacji.
Bardzo fajnym narzędziem z którego również korzystałam jest One note oraz Enernote. Jeśli nie korzystałaś z żadnego z nich zacznij od Evernote.
Checklisty możesz także tworzyć w excelu, wordzie, dokumentach google. Możesz również skorzystać z takich narzędzi do zarządzania projektami jak Trello/Nozebe/Asany/Todoit oraz wielu innych dostępnych aplikacji.

Podsumowując czy warto stosować checklisty?.
Moim zdaniem tak. Widzę same korzyści z ich stosowania. Wszystkie zadania mam zgrupowane w jednym miejscu, mogę na bieżąco aktualizować status ich wykonania. Checklista daje mi gwarancję tego, że żadne zadanie nie umknie mojej uwadze i dzięki temu mogę spać spokojnie.
Zachęcam do spróbowania😊

02/03/2021

Za oknem czuć nadchodzącą wiosnę. Dzień staje się coraz dłuższy, a Ty czujesz, że nadmiar obowiązków Cię przerasta. Zatrzymaj się na chwilę i zastanów bo być może potrzebujesz pomocy😊 Zapraszam do mnie może wspólnie znajdziemy rozwiązanie Twoich problemów.
www.makassistant.pl

01/03/2021

Efektywna organizacja pracy

Obowiązków przybywa a doba ma niezmiennie 24 godziny 😊 Czy możemy coś tym zrobić?. Zapewne już nie jeden raz zastanawialiście się jak zorganizować swoją pracę, aby być bardziej efektywnym. Fakt, nie jest to proste zadanie, ale jeśli zrobimy mały audyt i przyjrzymy się dokładnie na co tracimy czas może się okazać, że największym rozpraszaczem są współpracownicy, biurowe ploteczki i kawki 😉 Oczywiście to wszystko jest ważne i kształtuje kulturę danej organizacji, ale czasami warto się zastanowić czy nie powinniśmy tego ograniczyć.
Z własnego doświadczenia wiem, że aby nie tracić czasu należy unikać:
- Zbyt częstych i długich przerw. Znam osoby, które potrafią godzinami przesiadywać w kuchni na kawie, obiedzie, herbacie i nigdy nie dostarczają swoich zadań na czas. Są zdziwieni, że czas przecieka im przez palce a zadań przybywa. Lepiej czasem zrobić dwie dłuższe przerwy, wstać od komputer, odpocząć co później przełoży się na większą efektywność.
- Przeglądania Facebooka, Instagrama. To straszne rozpraszacze, kradną cenny czas a nie dają nic w zamian.
- Chaosu i bałaganu na biurku. Porządek sprzyja sprawniejszemu wykonywaniu obowiązków. Znam osoby, które nigdy nie odkładają folderów na półkę, nie umieszczają dokumentów w odpowiednich miejscach i niestety tracą mnóstwo cennego czasu na ciągłe ich poszukiwanie.

Spróbuj zastosować poniższe wskazówki, aby efektywnie zarządzać swoim czasem:
1. Zadania, których czas realizacji wynosi mniej niż 2 minuty realizuj od razu.
2. Wyznacz cele, czas oraz sposób ich realizacji.
3. Stwórz harmonogram działań.
4. Nie odkładaj działań na później, realizuj wszystko zgodnie z założonym planem.
5. Bądź sumienny, sprawdzają wszystko dokładnie, pozwoli to uniknąć ewentualnych poprawek.
6. W danym momencie zajmuj się tylko jednym tematem.
7. Monitoruj na bieżąco swoje postępy.

26/02/2021

Executive, Management, Virtual Assistant

Na pewno nie raz słyszeliście określenie executive assistant, management assistant czy wirtualna asystentka. Dzisiaj przyjrzymy się bliżej tym określeniom. Przegląd zaczynamy od Executive Assistant.

➡Executive assistant to asystentka, która uczestniczy w procesach biznesowych. Wspiera przełożonego w zarządzaniu, podejmowaniu decyzji, a także uczestniczy w spotkaniach najwyższego szczebla. Rozumie środowisko międzynarodowe. Jest przygotowana do pracy
z zagranicznymi kontrahentami, posiada zakres obowiązków oraz odpowiedzialność na wyższym poziomie

➡Asystentka zarządu – bardzo często mylona jest z sekretarką. To zdecydowanie dwa różne stanowiska o odmiennym zakresie obowiązków. Asystentka wspiera pracę zarządu firmy. Uczestniczy
w spotkaniach organizacyjnych, organizuje wyjazdy służbowe, zarządza kalendarzem spotkań, przygotowuje różnego rodzaju pisma oraz prezentacje, a także koordynuje funkcjonowanie biura. Ponieważ jest osobą pierwszego kontaktu powinna identyfikować się z misją
i wizją firmy.

➡Wirtualna asystentka – osoba, która wspiera przedsiębiorców
w prowadzeniu ich biznesów, wszystkie obowiązki wykonuje online. Zakres działania WA jest bardzo szeroki, wspiera działania administracyjne, obsługuje skrzynkę pocztową, odpisuje na maile, kontaktuje się z klientami, tworzy strony internetowe, pisze testy, wykonuje tłumaczenia, prowadzi social media i wiele innych.

24/02/2021

Asystentka idealna 🙂

Takie pytanie zapewne zadaje sobie nie jeden szef. Mając duże doświadczenie oraz kilka lat współpracy z koleżankami po fachu mogę powiedzieć, że są osoby, które doskonale odnajdują się na tym stanowisku mając wrodzone predyspozycje. Są również takie, które nie do końca pasują do tej roli, ale dzielnie walczą spełniając coraz to nowe zachcianki szefa oraz współpracowników.
A więc jakie cechy powinna posiadać asystentka?

1. Kultura osobista. Wynosi się ją ze środowiska w którym się wychowało. Jest niezwykle ważna. Przejawia się w wielu codziennych czynnościach. W tym jak obsługujesz gościa, jak podajesz kawę, jak odnosisz się do współpracowników, jak odbierasz telefon, jak odpisujesz na maila. Jak wygląda Twoje miejsce pracy 😉 jeśli chcesz przeanalizować swoją kulturę osobistą. Zrób sobie test i zaobserwuj jak się zachowujesz w biurze 😊 taka analiza pozwoli Ci z łatwością wyłapać problematyczne obszary i popracować nad sobą.

2. Proaktywne podejście. Podejście do wykonywanych obowiązków jest niezwykle istotne.
W swojej doczasowej pracy miałam do czynienia z koleżankami asystentkami dla których nie było rzeczy niemożliwych do zrobienia (począwszy od zorganizowania szefowi garnituru na drugim końcu świata, zamówienia helikoptera, skończywszy na znalezieniu mszy w języku polskim na Madagaskarze 😉). Operatywność i nastawienie, że wszystko da się zrobić lub wiedzieć do kogo się zgłosić, aby zadanie zostało zrealizowane jest niezwykle ważne i bardzo ułatwia pracę.

3. Asertywność. Moim zdaniem najlepsze asystentki potrafią być asertywne. Powiedzieć stanowczo nie gdy wymaga tego sytuacja. Oczywiście robiąc to w kulturalny sposób.
Na własnym przykładzie przekonałam się jak to działa. Jeśli nie będziemy asertywne zarówno współpracownicy, szef jak i klient wejdą nam na głowę chcąc coraz więcej
i więcej. Czasami wystarczy pokazać komuś raz jak coś zrobić i to wystarczy, aby sam zaczął działać w danym temacie.

4. Kreatywność. Ważna sprawa. Od nowoczesnych asystentek oczekuje się, aby wychodziły poza utarte schematy. Wykazywały się inicjatywą. Aby, w kreatywny sposób organizowały pracę biura.

5. Multitasking. Współczesna asystentka musi trzymać rękę na pulsie, łączyć zadania
z różnych dziedzin, mieć podzielną uwagę i pamiętać o milionie ważnych spraw zarówno swoich jak i szefa.

6. Dokładność. Sumienność i dokładność to cechy bardzo pożądane. Mając pracowników
z takimi cechami szef wie, że nie musi weryfikować przygotowanych dokumentów bądź prezentacji. To niezwykle istotne kiedy jest człowiekiem zajętym, uczestniczącym w wielu spotkaniach.

Podsumowując powyższe, nie ważne czy pracujesz jako wirtualna asystentka czy stacjonarnie w biurze ważne, abyś zawsze była krok przed swoim szefem, znała jego preferencje😊 nie musisz wszystkiego wiedzieć. Ważne, abyś wiedziała co i od kogo uzyskać 😊
Foto: Gepp z Pixabay

03/02/2021

Może się wydawać, że zdefiniowanie pojęcia SUKCES to prosta sprawa. Jednak jeśli się nad tym głębiej zastanowimy uświadamiamy sobie, że ile osób tyle definicji.
Dla jednych SUKCES to pieniądze, wysoka pozycja, prężnie działająca firma, dla innych to rodzina, zdrowe dzieci, czas spędzony z najbliższymi.
A dla Ciebie czym jest SUKCES?

25/01/2021

25.01 obchodzimy Dzień Sekretarki i Asystentki 😊
Z ciekawostek: Sam pomysł tego dnia pojawił się już w latach 50 ubiegłego wieku ☺
Dziewczyny świętujemy 😀

26/05/2020

Dzisiaj obchodzimy Dzień Mamy.
Nie zapomnijcie złożyć życzeń swoim mamom.

20/05/2020

Cześć!

Nazywam się Magdalena Konieczny i jestem Wirtualną Asystentką.

Znajdziesz mnie na stronie internetowej www.makassistant.pl

Przez ostatnie kilka lat pracowałam jako Office Manager oraz Asystentka Zarządu wspierając właścicieli firm w codziennej organizacji pracy biura.

Dzisiaj chciałabym wesprzeć pracę Twojej firmy, Twojego biura.

Potrzebujesz pomocy? Masz pytania?. Daj znać!

Wejdź na moją stronę www.makassistant.pl

Napisz do mnie [email protected] lub zadzwoń 507 137 451 może razem znajdziemy rozwiązanie Twojego problemu.

MakAssistant

12/03/2021

02/03/2021

02/03/2021

01/03/2021

26/02/2021

24/02/2021

03/02/2021

25/01/2021

26/05/2020

20/05/2020

Adres

Strona Internetowa

Ostrzeżenia

Skróty

Udostępnij

Kategoria