05/12/2020
Praca zdalna – czyli jak zorganizować biuro w domu?
Motywacja
Po zapoznaniu się z opiniami przedsiębiorców na temat pracy zdalnej wiemy, że jednym z największych wyzwań stojących wobec szefów firm, którzy wprowadzili pracę zdalną wiosną było utrzymanie motywacji na możliwie wysokim poziomie; nie chodzi, o to, że pracownicy czują zbyt dużo luzu i nie podchodzą do pracy sumiennie ale raczej o ilość dystraktorów i dodatkowych obowiązków, które czyhają na nich w domu. Niczym nadzwyczajnym w pracy w domu jest dziecko, które chce wykorzystać fakt, że rodzic jest w domu, nasz pupil, który też stara się zaskarbić uwagę czy chociażby uprzejma sąsiadka, która ma ochotę na wspólną kawę. Nie wspominam już tutaj o całej masie obowiązków, które czekają na nas w domu na co dzień ale po pracy… Jeśli do tego dołożymy potrzebę „walki o wyniki” przy kurczącym się rynku czy konieczność przetworzenia zamówień w ograniczonym czasie a zabraknie właściwej organizacji i motywacji - skutki pracy zdalnej w okresie średnio i długoterminowym mogą być co najmniej nie zadowalające (i tutaj świadomie używam łagodnego sformułowania).
Jak zatem zadbać aby nasi pracownicy potrafili nadal realizować swoje zadania zgodnie z oczekiwaniami? Z własnego doświadczenie i obserwacji mogę podzielić się spostrzeżeniem, że podstawą będzie samodyscyplina i wsparcie przełożonych ale także zrozumienie i zachowanie tzw. więzi społecznych z kolegami z pracy. Tak już jesteśmy stworzeni, że większość z nas przyzwyczajona jest do pracy w/lub z grupą ludzi i ta pozornie nieistotna poranna kawa we wspólnej „kuchni biurowej” dla wielu z pracowników ma ogromne znaczenie dla podtrzymania więzi społecznych na poziomie miejsca pracy.
O ile nikt nie zabroni nam wypić jednej, drugiej czy trzeciej kawy w domu o tyle jak sama nazwa wskazuje – praca zdalna nie daje możliwości codziennego spotykania się z kolegami czy z szefem. Niezmiernie istotne jest zatem utrzymanie relacji wśród współpracowników (w tym również na poziomie szef-pracownik) tak aby pracownik nie tracił poczucia przynależności do grupy jaką jest „zespół” czy też „firma”. Dla nas przedsiębiorców szczególnie ważne jest to aby relacja jaką zbudujemy z pracownikiem nie była powierzchowna czy mało autentyczna. Nie bójmy się zatem (po za standardowym zapytaniem - jak Ci idzie, ile dziś zrobiłeś czy kiedy następna umowa) porozmawiać z pracownikiem o tym jak sobie radzi wobec dodatkowych obowiązków, w jaki sposób moglibyśmy poprawić jego jakość pracy. Niekiedy pracownicy spotykają się z takimi problemami jak brak wygodnego biurka czy krzesła, niewłaściwe oświetlenie w miejscu, w którym pracują czy zmiana godzin pracy w związku z koniecznością odprowadzenia dziecka do przedszkola. Nie bójmy się pytania - jak radzisz sobie z pracę zdalną i czy jest coś w czym mógłbym Ci pomóc. Lojalny pracownik, który ma zaufanie do szefa czasem nie ma śmiałości o coś poprosić a jest duża szansa, że na tak żadne pytanie chętnie szczerze odpowie.
Druga ważna sprawa, o która powinien zadbać przedsiębiorca to właściwe wsparcie w zakresie samej organizacji dnia pracy (jeśli oczywiście pracownik takiego wsparcia wymaga). O ile z pracownikami samodzielnymi problem ten raczej nie będzie występował o tyle w przypadku pracowników o małym lub mniejszym stażu - taka sytuacja może być sporym wyzwaniem. Powinniśmy zatem w sposób rozsądny monitorować wydajność naszych zespołów z jednoczesnym wsparciem dla pracowników, którzy w trakcie pracy zdalnej radzą sobie gorzej. Wsparcie nie musi od razu polegać na wskazaniu błędów (nawet jeśli te są oczywiste); po raz kolejny powinniśmy zacząć od szczerej rozmowy, w trakcie której przekażemy pracownikowi uczciwą informację zwrotną ale z nastawieniem na wynik WIN-WIN; pracownik powinien poczuć, że szef zwraca mu uwagę ale tylko dlatego, że są w jednej drużynie i jego sukces będzie sukcesem całego zespołu a co za tym idzie firmy.
I tu dochodzimy do trzeciej ważnej sprawy – raportowanie i monitorowanie wskaźników; Jest sporo firm (zwłaszcza tych małych i średnich) gdzie atmosfera w biurze jest przyjazna, ludzie wiedzą co mają robić i wszystko jest w najlepszym porządku; szef nie oczekuje raportów, sam też nie posiada narzędzia do monitoringu efektywności i wydajności ale firma rozwija się i cały zespół jest zadowolony; Nie ma w tym nic złego, problem natomiast pojawia się w pracy zdalnej jeśli występują „dystraktory i utrudnienia” wskazane w punktach powyżej. Szef w takiej sytuacji najczęściej dowiaduje się o tym od księgowej kiedy to po kilku miesiącach okazuje się, że przychody ze sprzedaży firmy spadły. Jak zatem przygotować się na taki scenariusz zawczasu?
Jednym z słusznych rozwiązań wydaje się wprowadzenie wspierającego pracowników monitoringu efektywności i raportowania. I tu w wielu organizacjach pojawiają się trudności…. Wypełnianie tabelek, exceli w każdy piątek lub nie daj boże - poniedziałkowe telekonferencje, na których zespołu musza przedstawić swoje „sukcesy i porażki” minionego tygodnia/miesiąca/kwartału… Dla wielu pracowników takie spotkania to najgorszy dzień tygodnia i to nie dlatego, że nie mają wyników czy nie lubią opowiadać o sobie – przede wszystkim chodzi o czas, który należy na takie spotkania poświęcić a raczej o jego utratę i to co pracownicy mogliby w tym czasie wykonać. W trakcie mojej kariery na stanowiskach menedżerskich nie spotkałem zespołu, który lubił zjawiać się co tydzień o tej samej porze ze swoimi tabelkami oraz pomysłami na „sukcesy i porażki” minionego tygodnia.
Jak zatem wybrnąć z tej sytuacji? Wprowadźmy raportowanie pożyteczne dla pracowników i organizacji. Po raz kolejny możemy stosować zasadę WIN-WIN: wprowadzamy narzędzie lub zestawienie, które oprócz pokazania ile w minionym okresie zrobiliśmy pokaże nam również o ile jesteśmy bliżej wyznaczonego celu, jakie będzie następstwo tego, że cel zostanie osiągnięty oraz w jaki sposób będziemy razem osiągnięcie tego celu „celebrowali”. Ta prosta metoda jeśli zostanie poprawnie przedstawiona pracownikom oraz właściwie wdrożona i konsekwentnie monitorowana - pozwala wziąć pracownikowi odpowiedzialność za swoją prace we własne ręce. Ale uwaga – jeśli wprowadzasz raport i chcesz aby pracownicy w oparciu o jego wyniki pracowali a Ty sam wykonujesz pracę taką jak niektórzy członkowie Twojego zespołu – niedopuszczalnie jest abyś nie uzupełniał swoich „rubryk”. Pracownicy chętnie skorzystają z Twojego doświadczenia, które będzie poparte kompetencjami i wynikami, na które można będzie spojrzeć. Pamiętaj jako szef wyznaczasz standardy w firmie i przykład jaki dasz swoją postawą przyniesie Ci podobne rezultaty w pracy zespołu.
Po krótce to tyle jeśli chodzi o motywacje z mojego punktu widzenia. Dajcie znać w komentarzach co na ten temat sądzicie i nie zapomnijcie dać łapki w górę jeśli artykuł Wam się spodobał!
